¿Tu proyecto tiene el patrocinador que necesita?

Un  Patrocinador de Proyectos comprometido, disponible y solidario es el ingrediente secreto que puede hacer o deshacer un proyecto. Por supuesto, la entrega efectiva es importante, pero tener un campeón que pueda ser un defensor del proyecto, construir la visión del mismo y garantizar que se obtengan los beneficios es el factor clave que permite que el anteproyecto y el postproyecto tengan éxito.

Al final del día, un proyecto es un medio para un fin superior. El patrocinador de proyecto (o sponsor de proyecto) es, por tanto, el vínculo organizativo que garantiza que el proyecto dejará un legado sostenible.

A pesar de que los proyectos se entregan en nombre del patrocinador, no es raro que los sponsor de proyecto no sepan qué implica exactamente su función. A menudo, son expertos en la materia o jefes de departamento y no han recibido ninguna formación en gestión de proyectos. Hablan negocios, no el lenguaje de gestión de proyectos. Sin embargo, se les pide que desempeñen un papel en el proyecto y tomen decisiones al respecto. ¿Podrías o te sentirías cómodo tomando una decisión en portugués si no hablara el idioma? Bien, yo tampoco lo creo. Sin embargo, eso es lo que terminamos haciendo con nuestros patrocinadores.

Es bastante intrigante para mí: hay tantas oportunidades de desarrollo y educación para los gerentes de proyectos, desde cursos de formación hasta programas académicos o incluso cualificaciones, sin embargo, a los patrocinadores, ¡posiblemente uno de los roles más importantes en el proyecto!, se les pide que aprendan por sí mismos sobre sus responsabilidades. ¿Cómo puede ser esto correcto?

Hay patrocinadores de proyecto de todo tipo. Dos extremos y ejemplos clásicos que estoy segura que reconocerás son:

• El patrocinador ausente: este tipo de psponsor de proyecto siempre está demasiado ocupado para involucrarse o simplemente muy desatento, apareciendo solo cuando es indispensable. No conocen el estado del proyecto y realmente no se involucran a menos que haya una llamada de emergencia. A la luz de ese estilo de laissez-faire, el gerente del proyecto puede sentirse sin apoyo y el proyecto puede carecer de un sentido de dirección.
• El patrocinador microgestor: los microgestores a menudo nacen de especialistas, es decir, saben tanto o están tan cerca del dominio del proyecto que acaban pareciendo aspirantes a gerente de proyecto. En lugar de centrarse en las prioridades estratégicas, este tipo de patrocinador tiende a distraerse con los detalles operativos del proyecto e incluso puede ser un obstáculo para el director del proyecto, ya que los niveles de responsabilidad y rendición de cuentas son difusos y el PM del proyecto puede sentir que no se le ha dado la autoridad y el empoderamiento necesarios para sobresalir en el papel.

Es posible que no puedas reemplazar a los patrocinadores de tu proyecto (intentemos algo menos radical, ¿de acuerdo?), Pero hay otras estrategias que puedes considerar para abordar un escenario de patrocinio deficiente:

1. Exige mejores patrocinadores: esto puede parecer controvertido, pero no aceptes simplemente el sponsor de proyecto que se te asigna, no lo ocultes, no digas que fue solo mala suerte. El patrocinio deficiente no es solo un problema de proyecto, sino un problema corporativo. Por lo tanto, no temas tener una conversación honesta con el patrocinador al respecto. Como se mencionó, a menudo los patrocinadores de proyecto ni siquiera son conscientes del papel que deben desempeñar.
2. Desarrolla capacidades de patrocinio: si tu organización ofrece formación a los gerentes de proyectos, ¿por qué no hacer lo mismo con los patrocinadores de proyectos? Esto puede ir más allá de impartir cursos para incluir también un esquema de tutoría, por ejemplo. Educa a los patrocinadores de tu proyecto en la gestión básica de proyectos; claro, no necesitan saber cómo leer los diagramas de Gantt, pero necesitan conocer la importancia de un business case como mínimo. Además, de la misma manera, como existen (auto) evaluaciones de competencia para los gerentes de proyecto, anima a los patrocinadores de tu proyecto a evaluar regularmente su propio desempeño.
3. El patrocinador de proyecto adecuado para el trabajo: los sponsors tienden a asignarse a proyectos en función de su adecuación al dominio del proyecto. Sin embargo, este criterio es demasiado simplista, en mi humilde opinión. Siguiendo con el punto anterior, intenta combinar también los resultados de la evaluación de competencias: los patrocinadores más experimentados y altamente competentes estarán mejor ubicados frente al tipo de proyectos de alta prioridad. ¡No lo dejes al azar!
4. Pon la responsabilidad donde debe estar: idea loca, lo sé, pero ¿y si las acciones conducen a consecuencias? ¿Podrían los patrocinadores estar más comprometidos con su función si hubiera un resultado claramente definido que se vincule a sus resultados / desempeño como patrocinadores del proyecto? Imagina, por ejemplo, tener un porcentaje de bonificación anual asignado al porcentaje de realización de los beneficios del proyecto. ¡Solo para valientes!
5. Encuentra el mejor patrocinador del año: créeme, algo de competencia interna puede ser sano. Considera la posibilidad de organizar un concurso para identificar las estrellas patrocinadoras de tu organización. Esto puede llevar a una mayor conciencia de cómo se ve lo bueno y, al mismo tiempo, es una gran oportunidad para recompensar y arrojar luz sobre los mejores. ¿Tienes lo que se necesita?

No me malinterpretes: ¡hay muchos patrocinadores de proyectos fantásticos! Sin embargo, podemos hacerlo aún mejor. Nuestros proyectos lo merecen.

¿Te interesa saber más sobre cómo permitir un mejor patrocinio de proyectos? Ponte en contacto.