ZDnet define la Transformación Digital (DX) como:

La transformación digital implica el uso de tecnologías digitales para rehacer un proceso para que sea más eficiente o efectivo. La idea es utilizar la tecnología no solo para replicar un servicio existente en forma digital, sino utilizar la tecnología para transformar ese servicio en algo significativamente mejor.

Las tecnologías digitales son una gran parte de cualquier transformación de este tipo; si el objetivo es colaborar más o ganar eficiencias.

Dicho esto, es importante que la tecnología no sea la única consideración; y en el radar está la necesidad de cambiar los procesos empresariales y la cultura corporativa.

Antes de la pandemia del Covid-19, la mayoría (si no todas) de las organizaciones estaban llevando a cabo un programa de DX, y el IDC pronosticaba que el gasto mundial en Transformación Digital sería de casi $ 2 billones en 2022 dado el compromiso de las organizaciones con la DX, y que las empresas asignaban al menos el 10%  presupuesto del capital de los ingresos para impulsar sus estrategias digitales (2019).

Rebobinando hasta marzo de 2020, un momento único en el que todas las organizaciones se vieron obligadas a acelerar su programa de DX de años a días.

A pesar de la gran escala de los programas de DX, tanto en términos de alcance como de objetivos, muchas organizaciones tuvieron que adoptar el lema de Nike (Just do it) y, literalmente, SOLO HACERLO (o intentar hacerlo) sin poder confiar en una estrategia y un plan de gestión de proyectos sólidos.

Sin embargo, esto no significa que no haya más trabajo por hacer.

Comprendamos las lagunas que dejó el Covid

Sabemos que la mayoría de los programas de cambio no cumplen con sus estimaciones de tiempo, coste y retorno de inversión (RoI); y la investigación de la industria continúa mostrando que muchos de nuestros proyectos continúan teniendo problemas a medio camino.

Los programas de Transformación Digital acelerados recientemente no son diferentes y, aunque los elementos correctos se han entregado en (muchos casos) de manera incorrecta, ahora es importante comprender las brechas que se han dejado atrás, como:

  • ¿Estaba la infraestructura preparada para los cambios realizados?
  • ¿Es necesario realizar más inversiones para preparar la infraestructura para el futuro?
  • ¿Se han identificado todas las aplicaciones y el software que se están utilizando?
  • ¿Existe la oportunidad de racionalizar nuevas aplicaciones y software de gestión de proyectos?
  • ¿Se ha proporcionado a los usuarios formación suficiente y apoyo disponible?
  • ¿Existe una estrategia de gestión del ciclo de vida de las aplicaciones (ALM)?
  • ¿Las políticas de TI siguen siendo relevantes y adecuadas?

Sin comprender las necesidades continuas de nuestro DX, es fácil para las organizaciones considerar que la Transformación Digital está hecha, exponiendo a la organización a un riesgo significativo en el futuro. La identificación de estos riesgos potenciales puede informar los próximos pasos críticos.

Define tu proceso

Aunque tenemos un programa DX parcialmente implementado, es probable que el trabajo se haya realizado sin orden. Sin una planificación correcta, corregir esto puede resultar costoso en términos de recursos, coste e impacto del cambio. Por lo tanto, es muy importante definir la próxima estrategia de DX centrándose en dar pequeños pasos, pero correctamente.

Transformar de un golpe todo lo que queda por hacer puede reducir demasiado los recursos, forzar períodos de inactividad tecnológica y dar como resultado un cambio significativo en un corto período de tiempo; lo que a su vez puede tener un impacto perjudicial en el bienestar de los miembros del equipo y un efecto en cadena sobre la eficiencia.

Antes de 2020, los programas tradicionales de Transformación Digital se consideraban difíciles de planificar en su totalidad, debido al cambio desconocido (y sin precedentes) en la cultura. A medida que continuamos viajando hacia la «nueva normalidad», se han descubierto algunas de las incógnitas desconocidas hasta el momento, por lo que la planificación de nuestro próximo programa de DX estará más informado que nunca.

El elemento sobresaliente que las organizaciones no deben perder de vista es que la tecnología seguirá evolucionando, incluso a medida que pasemos a la siguiente fase de los programas de DX. Y también lo harán los procesos, las políticas y los estándares empresariales.

Abre paso a la tecnología

Teniendo en cuenta la escala de los programas de transformación digital y la naturaleza multifacética de los flujos de trabajo, es importante utilizar la herramienta adecuada para el trabajo. Por ejemplo, planificar una migración empresarial a Office 365 es una tarea compleja para la que los equipos deben saber exactamente qué pasos tomar, cuándo realizarlos y los recursos necesarios para realizarlos con éxito.

Los equipos también deben ser plenamente conscientes de todas las interdependencias inevitables y ser capaces de identificar los cuellos de botella antes de que se conviertan en un problema importante que afecte los plazos.

A pesar de la visión de modernizarse a través de tecnologías digitales, muchos equipos no tienen otra opción que utilizar soluciones que no ofrecen el grado de visibilidad y control que se requiere para ejecutar un programa complejo. Se han evidenciado planes en Excel, PowerPoint e incluso en Microsoft Paint (¡historia 100% real!), Que a pesar de permitir la libertad creativa, no es la opción más práctica.

Es fácil, y relativamente económico, habilitar la organización y los equipos con la última oferta de software de gestión de proyectos de Microsoft, Project for the Web,

Está disponible dentro de Microsoft 365 y se puede implementar en la PMO o el equipo de transformación antes de cualquier implementación más amplia de Office 365, algo que un número cada vez mayor de clientes de Wellingtone está comenzando a hacer. Esta solución rápida y sencilla es browser-based, fácil de usar y tiene una interfaz de usuario encantadora. Brindará a los equipos una solución de mejores prácticas para administrar su carga de trabajo y un conjunto de informes en vivo * para que los líderes senior vean el progreso, los problemas y las buenas noticias.

* basado en un horario establecido por el administrador de M365

Piensa en la Tecnología del Pasado

En mi artículo de Digitalización de PMO de 2021, hablo de la importancia de aprovechar nuestras Comunidades de PPM para llevar los servicios de PMO digitales a la mesa de los Clientes internos de PMO.

Gran parte es aplicable para la Transformación Digital organizacional, que probablemente seguirá en los próximos años, con un enfoque en la limpieza de nuestras herramientas e infraestructura con el fin de preparar nuestras organizaciones para el futuro y reducir la exposición al riesgo.

Sin embargo, considerar la tecnología es solo un aspecto de los futuros programas de Transformación Digital, ya que la nueva economía del trabajo exige que se considere el bienestar de nuestra gente a medida que se planean cambios adicionales.

Centrarse en las personas puede abarcar varios elementos que deben planificarse en el programa DX y el plan futuro, incluidos, entre otros:

  • ¿Qué enfoque de gestión del cambio apoyará mejor a los usuarios?
  • Plan de Comunicaciones que respalda los cambios previos, durante y posteriores
  • Eventos virtuales versus presenciales para familiarización y colaboración
  • Establecer (o revisar) el mandato de la Comunidad de práctica de PPM para ofrecer diversas oportunidades de aprendizaje
  • ¿El catálogo de Servicios de PMO es el adecuado para el objetivo?
  • Disponibilidad de Campeones que puedan ayudar a las personas en su día a día
  • Consideración del nivel de cambio que pueden soportar los equipos
  • Sobreconectividad digital

Todas estas consideraciones requieren una planificación cuidadosa para los próximos pasos de una transformación digital. Asegurarse de que los afectados (especialmente si están dispersos geográficamente) se sientan considerados, escuchados y parte de la solución.

Humanos

Las personas son siempre la parte más complicada del cambio. Son difíciles de cuantificar, se molestan cuando intentas medirlos … Y son muchos.

Rob Gibson

Es parte de la naturaleza humana sentir aversión por el cambio, especialmente cuando uno se siente la última persona en descubrir algo importante. Como parte del siguiente paso en una transformación digital, el liderazgo y las PMO deben alentar a sus equipos a desarrollar la resiliencia a través de la inversión en su desarrollo, entrenamiento, tutoría y eventos comunitarios.

Echa un vistazo a este breve video de la IPMA Best Practice Week que explora la resiliencia y algunas tácticas que puede usar para comenzar a planificar su viaje hacia la resiliencia.

https://vimeo.com/user108324492/download/533492149/4a214c60ea

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By: Emma Arnaz-Pemberton

Emma Arnaz-Pemberton
Consulting Director FAPM, MCMI, MPMI, MIoD PMO-CC, MoR, MSP, PRINCE2

Publicado: 30 julio 2021