Este año marca el vigésimo aniversario de la publicación del The Manifesto for Agile Software Development, muchas cosas han cambiado desde entonces, tanto en términos de cómo se aplica Agile como dónde. Ya no es solo un método para el desarrollo de software y se aplica ampliamente (y con éxito) a todo tipo de organizaciones y tipos de trabajo. Los beneficios potenciales de “volverse Agile” o hacer una transformación Agile pueden incluir una mayor eficiencia, colaboración, reducción de desperdicios y una mayor satisfacción del cliente.

Sobre todo, ofrece una forma estructurada de lidiar con lo desconocido, la incertidumbre y las prioridades cambiantes. ¡No es de extrañar que cada vez más organizaciones busquen hacer una transformación Agile!

Las transformaciones Agile, como cualquier otro tipo de cambio organizacional, pueden resultar difíciles.

El decimoquinto Annual State of Agile Report (2021) informa que los desafíos más comunes experimentados en las transformaciones ágiles son:

• Inconsistencias en procesos y prácticas
• Choques culturales
• Resistencia general al cambio
• Falta de habilidades y experiencia.
• Falta de participación y apoyo visible del liderazgo

¡Estos desafíos no son exclusivos de las transformaciones ágiles! Son los desafíos comunes en cualquier tipo de cambio y, por lo tanto, debemos asegurarnos de aprovechar las mejores prácticas de gestión del cambio al planificar una transformación ágil.

Este artículo describe 11 claves para el éxito de las transformaciones ágiles que ayudarán a cualquiera que esté buscando implementar o respaldar una Transformación Agile.

1) Conoce tu PORQUÉ

Las transformaciones Agile no son «una talla única para todos», y tampoco lo es Agile en sí. Agile no es un fin en sí mismo, es un medio para lograr metas y objetivos específicos. Cómo haces tu transformación y en qué te transformas depende de qué es lo que estás tratando de lograr o POR QUÉ lo estás haciendo. Por lo tanto, antes de hacer cualquier otra cosa, debes asegurarte de tener un PORQUÉ claro.

(¡No es suficiente decir «solo porque» o «todos los demás lo están haciendo»!)

El PORQUÉ impulsará tu éxito de varias maneras:

• Verificará y confirmará que una transformación Agile realmente es lo correcto para la organización.
• Te dará factores significativos para medir durante y después de la transformación, para asegurar que puedas demostrar su éxito.
• Forma la columna vertebral de tus comunicaciones con los stakeholders. Las mejores prácticas de gestión del cambio enseñan que es más probable que las personas se resistan al cambio (transformaciones) cuando no comprenden o no «compran» por qué está sucediendo. Si no puedes articular el PORQUÉ, ¿cómo puedes esperar que tus stakeholders lo comprendan o lo compren?

Además, tomarse el tiempo para establecer un PORQUÉ claro es muy importante en el contexto de Agile porque (seamos sinceros) Agile se ha convertido en una palabra de moda. Muchas organizaciones se lanzan a ello porque es “lo que hay que hacer”.

Es importante establecer si realmente necesitas Agile con A mayúscula (una metodología con nuevos procesos, herramientas, enfoques y mentalidades) o si solo necesitas ser un poco más ágil (una forma de hacer las cosas un poco más rápida y ágil )? Podemos aportar agilidad en nuestras formas de trabajar sin cambiar nuestra metodología

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2) Conoce Agile

¿Es Agile lo correcto para ti y tu PORQUÉ? Entonces es el momento de tomar medidas para aprender más sobre qué es Agile y cómo funcionará en tu equipo u organización.

Agile no es solo una cosa, es un término general que captura muchos marcos y métodos diferentes. Suponiendo que tu interés sea aplicar Agile en proyectos, lo más probable es que utilices Scrum (el marco más popular para gestionar proyectos Agile según el State of Agile 2021). El resto de este artículo asumirá que cuando decimos Agile nos referimos a Agile con Scrum, pero debes pensar críticamente sobre qué Agile es adecuado para ti y tu organización.

También es importante que comprendas qué aspectos de tu forma de trabajo actual necesitarán cambiar (el cambio exacto y el grado de cambio serán únicos para tu equipo u organización y dependerán de tu PORQUÉ)

El PMI describe los elementos de Agile como herramientas y procesos, prácticas, principios, valores y mentalidad. Por lo general, estos son los aspectos o elementos que deberán cambiar hasta cierto punto en una transformación Agile.

Elementos Agile
Agile Practice Guide (2017)
Project Management Institute

3) Alinear la cultura

Primero algunas malas noticias; No importa lo entusiasmado que esté con Agile, o cuántos beneficios podría traer a la organización … si Agile no encaja con la cultura, simplemente no funcionará. Si su PORQUÉ es muy sólido, podría valer la pena intentar cambiar la cultura, pero tenga en cuenta que se trata de una empresa enorme y requerirá un esfuerzo y una coordinación significativos en toda la organización.

El Manifiesto Ágil

Sin embargo, algunas buenas noticias. El Manifiesto Agile estableció con bastante claridad cómo debería ser la cultura para apoyar Agile:

Scrum

Además, Scrum (el marco más común sobre cómo administrar proyectos con Agile) define tres valores que sustentan todas las prácticas de Scrum.

• Transparencia
• Inspección
• Adaptación

Si vas a aplicar Scrum con éxito, los valores de Scrum deben estar siempre presentes a través de todo lo que haces. Si aún no te has familiarizado con los valores y cómo funcionan, ahora es un buen momento para hacerlo e identificar cómo tu equipo u organización necesita cambiar. Puedes obtener más información sobre las guías de Scrum aquí.

4) Conoce a tu gente

La cultura es fundamental, ¡pero también lo son las personas! Si no invitas a las personas al viaje del cambio, el cambio fracasará. Las personas son criaturas de hábitos y están orientadas a preferir lo antiguo y lo conocido. La gente rechaza cualquier cambio introduce algo nuevo e incierto, por lo que a menudo se resistirá al esfuerzo del cambio. Por tanto, una gran parte del esfuerzo de transformación debe centrarse en las personas y sus necesidades.

Empieza por identificar quiénes son las personas (partes interesadas o stakeholders) y cómo se verán afectadas.

• ¿Cambia su rol?
• ¿Su relación con su equipo?
• ¿Cambian las expectativas sobre ellos o es necesario que cambien sus expectativas?

5) Prepara el Cambio

Prepara la gente

Según la identificación de las partes interesadas y el análisis de impacto que has realizado, ahora debes tomar medidas para que tu gente esté lista para el cambio. Esto implica identificar lo que necesitan saber y lo que necesitan poder hacer, tanto a través del cambio como en el estado futuro después del cambio. No olvides que las personas tienden a resistirse a los cambios cuando no los comprenden o no los compran por qué se están produciendo. ¡Utiliza el PORQUÉ que has aclarado como punto focal en tus comunicaciones y compromisos!

Sin duda, preparar a las personas para el cambio implicará algún tipo de formación. Vale la pena tomarse un tiempo para comprender la teoría del aprendizaje, de modo que invierta en la formación adecuada y también construya el tipo de apoyo adecuado a su alrededor.

Un modelo común para explicar cómo funciona el aprendizaje es el modelo 70/20/10. Nos enseña eso;

• El 10% de nuestro aprendizaje proviene de lo que escuchamos en el aula.
• El 20% proviene de otras personas
• El 70% proviene de experiencias, aprender haciendo

Es muy importante tener esto en cuenta cuando preparamos a nuestros equipos para ser ágiles. No es suficiente enviarlos a un curso de formación durante un par de días y luego esperar que regresen y estén «listos para comenzar». También debes darles la oportunidad de probar nuevas prácticas, fallar y adaptarse. Y, a lo largo del camino, deben contar con el apoyo de los entrenadores pertinentes.

¡Presta especial atención a la alta dirección!

El equipo directivo ayudará u obstaculizará tu transformación simplemente presentado el discurso (correcto) y recorriendo el camino (correcto). Asegúrate de que comprendan y compren el PORQUÉ y que comprendan su función y lo que deben hacer de manera diferente. Es posible que debas dirigirte al equipo directivo de muchas maneras diferentes para atender la personalidad, las preferencias y la disponibilidad. Puede llevar mucho tiempo, pero valdrá la pena.

Prepara la organización y la tecnología también

Una transformación Agile puede tener un efecto dominó en toda la organización. Por ejemplo, un cambio en cómo y cuándo se realiza la estimación del proyecto podría afectar tanto la contabilidad como a las adquisiciones. Comprender esos efectos dominó podría resaltar áreas en las que los métodos ágiles deben adaptarse para satisfacer las necesidades de la organización o viceversa.

Considera qué tecnología y herramientas están disponibles. ¿Tienes herramientas para ayudar a los equipos a trabajar de forma ágil o necesitas invertir? Utiliza tu conocimiento de Agile y piensa qué herramientas se necesitan. Considera tableros Kanban, gráficos de grabación, etc.

Asegúrate de que el equipo comprenda cómo usarlos y que pueda usarlos bien; esto puede requerir formación adicional.

6) Gestiona las expectativas

Agile lleva tiempo y requerirá ciclos de intentos, fallos y adaptación. Esto puede ser increíblemente frustrante para los propios equipos y para otras partes interesadas que podrían haber esperado un éxito de la noche a la mañana. Gestionar las expectativas en torno a la paciencia, la tenacidad y la disciplina que se requiere será, por tanto, clave para el éxito.

7) Elige el enfoque correcto

Hay muchas formas diferentes de hacer un cambio. Podemos adoptar un enfoque de “big bang” en el que el cambio se implementa «de la noche a la mañana» en toda la organización o podemos adoptar un enfoque más gradual o iterativo, comenzar de a poco y construir a partir de ahí.

Diferentes organizaciones y circunstancias se beneficiarán de diferentes enfoques. Pero en general, ¿por qué no ser ágil para volverse Agile? Empieza a pequeña escala. Identifica un proyecto o un equipo para comenzar. Déjalos probarlo, aprende de su experiencia para escalar.

8) Apoyar, pero no intervenir

Scrum tiene algunos roles y responsabilidades muy claramente definidos que permiten al equipo ser verdaderamente auto-organizados, lo cual es vital para que puedan aplicar Scrum con éxito. Por lo tanto, es importante que el equipo reciba apoyo, pero que no se debilite.

Si es externo al equipo, debe equilibrar el ser útil y no intervenir. No debe asumir responsabilidades o decisiones que deberían recaer en el equipo o la transformación Agile fallará.

9) Conócete a ti mismo

Puede que no seas un experto en Agile (ahora), pero hay gran cantidad de información y literatura disponible para ayudarte a educarte para hablar correctamente y tomar decisiones informadas. Sin embargo, hay aspectos de la transformación en los que necesitarás la ayuda de alguien que tenga experiencia práctica. Un ejemplo típico es el Agile coaching. Para que el coaching sea realmente valioso, necesitas que el coach sea alguien que tenga experiencia práctica y que haya enfrentado el tipo de desafíos que el equipo está experimentando.

Examínate a ti mismo: ¿tienes tanto conocimiento teórico como experiencia práctica suficiente para ayudar al equipo? Si tu respuesta es No: ¡busca a alguien que lo haga!

Si estás contratando a un Agile Coach, o para el caso a un Scrum Master, analiza su experiencia. Asegúrate de que no solo hablen, sino que también sigan el camino.

10) Reforzar la transformación

Las personas están en el centro del cambio y las personas son criaturas de hábitos. Si el cambio no se refuerza, la gente tiende a volver a sus viejas formas de trabajar.

Cosas que podemos hacer para reforzar la transformación:

• Sigue reforzando el PORQUÉ.
• Asegúrate de que haya coaching para las personas que practican Agile para apoyarlos y también ayudarlos a corregir el rumbo, si es necesario.
• Reconozce y recompensa los comportamientos correctos. No solo del equipo, sino también de la organización en general. Ese líder senior que se subió a bordo primero, ¡Reconócelos!
• Celebra los éxitos. ¿Conseguiste ese primer salto en las puntuaciones de satisfacción del cliente? ¡Sí!, ¡pues grítalo a los cuatro vientos!
• Elimina formas alternativas de trabajo. Tan pronto como se establezcan las nuevas formas, asegúrate de que no haya ninguna opción para volver a las antiguas.

11) Aprende de tus lecciones

Cada organizació experimentará la transformación Agile de manera diferente, y es probable que el resultado final sea diferente, así como aprenderá a qué adaptarse. Asegúrate de aprender de la experiencia para repetir los éxitos y evitar errores. Asegúrate de que las lecciones aprendidas se incorporen a tus procesos y prácticas, y no solo para las prácticas ágiles, sino también para ver cómo cambia la organización en el futuro.

Finalmente, lleva las lecciones aprendidas y el historial de éxito en tu mochila para escalar Agile a través de la organización. Ahora sabrás lo que se necesita para que Agile tenga éxito en tu organización, ¡así que busca esos indicadores y comienza de nuevo!