Trabajar con calendarios empresariales en Project Online

Los calendarios empresariales se utilizan para definir las horas de funcionamiento de una organización, así como cualquier excepción, como los días festivos nacionales o locales. Se utilizan para estandarizar el tiempo de trabajo para los proyectos de una organización.

Los calendarios empresariales se pueden aplicar a 3 niveles: Proyecto, recurso y tarea. Juntos, los calendarios se utilizan para determinar la disponibilidad de recursos y la forma en que se programan las tareas. Intentaré usar esta publicación de blog para explicar cómo y cuándo se pueden aplicar los calendarios en cada nivel.

Antes de comenzar, es importante comprender una diferencia fundamental al trabajar con calendarios en Project Online. Cuando se conectan a Project Online, los gerentes de proyecto no pueden crear o editar calendarios como lo harían si estuvieran usando una versión local de Project. Los calendarios empresariales se gestionan de forma centralizada y son responsabilidad de los administradores de Project Online.

De forma predeterminada, Microsoft Project Online utiliza el calendario empresarial estándar como el calendario base para la programación.

Al configurar Project Online, el calendario estándar debe observar las horas contratadas para una organización: la cantidad de horas por día y por semana, idealmente con la misma hora de inicio y finalización por día. Para la mayoría de las organizaciones, esto se verá de 9:00 a.m. a 6:00 p.m., de lunes a viernes, con una hora para el almuerzo. A menudo veremos una ligera variante de esto, algunas organizaciones operarán un día de 7 horas, y también he trabajado con un cliente que operaba un día de 7.4 horas. Sin embargo, la clave es garantizar que las horas de trabajo comunes se apliquen en todos los proyectos. Por supuesto, habrá algunas excepciones, que se explorarán más a fondo en esta publicación.

El calendario estándar debe incluir cualquier día festivo legal, así como cualquier otra excepción de toda la organización, por ejemplo, un período de cierre en Navidad. Esto asegurará que las tareas del proyecto no estén programadas para trabajar durante esos días. Es aconsejable que el calendario esté lleno de días festivos durante los próximos 5-10 años. Por lo general, ayudamos a nuestros clientes agregando días festivos pasados durante 2-3 años antes de ayudar a acomodar proyectos en curso que pueden necesitar importarse al sistema.

Calendarios de Projecto

Al trabajar con Project Online, el Calendario estándar de empresa se aplica a todos los proyectos recién creados de forma predeterminada. El Calendario de Proyecto se utiliza para designar el horario de trabajo predeterminado para todas las tareas en un proyecto antes de que se asignen recursos.

Cuando los proyectos existentes se importan a Project Online a través del asistente de importación, el sistema indicará al usuario que se requieren Calendarios Empresariales. El usuario deberá aceptar cambiar el calendario estándar local aplicado al calendario estándar de la empresa para completar el proceso de importación.

Los usuarios pueden verificar qué Calendario de Proyecto se aplica abriendo el cronograma en Microsoft Project> yendo a la pestaña Proyecto> seleccionando Información del Proyecto:

Algunas organizaciones pueden requerir múltiples calendarios de proyectos. Por ejemplo, si algunos de los empleados de la organización trabajan en otro país, es probable que esos trabajadores observen días festivos diferentes y, por lo tanto, necesitarán un calendario empresarial diferente para programar el trabajo del proyecto.

Al implementar Project Online en varios territorios, le sugerimos que tenga un día y una semana de trabajo estándar, independientemente de en qué parte del mundo se lleven a cabo los proyectos, esto puede evitar algunos resultados extraños que ocurren cuando las personas que trabajan en un territorio trabajan en proyectos desplegados en un territorio diferente Si bien Project Online puede acomodar muchos calendarios empresariales diferentes para modelar diferentes territorios, aún recomendamos que tengan bases comunes en términos de horas por día / semana y horas de inicio y finalización predeterminadas, incluso si se aplican diferentes excepciones de calendario, es decir, días festivos.

Calendarios de Recursos

A cada recurso en el grupo de Recursos Empresariales en Project Online también se le asigna un Calendario Base. Los Calendarios de Recursos se utilizan para determinar cuándo están disponibles los recursos para trabajar en las tareas a las que están asignados. Nuevamente, de manera predeterminada, el calendario base asignado será el calendario estándar, a menos que se especifique lo contrario. Por lo tanto, puedes crear calendarios empresariales adicionales que se pueden aplicar a individuos o grupos de recursos.

Por ejemplo, un grupo de recursos solo trabaja a tiempo parcial de lunes a miércoles y esto debe reflejarse en el cronograma del proyecto. El uso de un calendario de recursos diferente le permitirá aplicar diferentes patrones de trabajo para una selección de recursos, en lugar de para todos los recursos de la organización.

Para modificar el Calendario de Recursos, navega hasta el Centro de Recursos en Project Online> selecciona la casilla de verificación junto al recurso cuyo calendario desees editar y elige Editar en la pestaña de Recursos.

En el  Calendario Base, selecciona el calendario en el que se basará el Calendario de Recursos

Recuerda, como se indicó anteriormente, que el Calendario del Proyecto controla el cronograma de cada tarea antes de asignar los recursos. Una vez que los recursos se asignan a las tareas, Project examinará el calendario de recursos para determinar cómo se programa la tarea. Si el calendario de recursos asignado a la persona difiere del calendario del Proyecto estándar, el calendario de recursos tendrá prioridad.

Nuevamente, aunque Project Online puede acomodar muchos calendarios empresariales diferentes que luego pueden asignarse a diferentes recursos, recomendamos estandarizar los patrones de trabajo tanto como sea posible. La configuración de demasiados calendarios empresariales para administrar puede crear una sobrecarga administrativa; plantéate siempre  si vale la pena el esfuerzo.

Cabe mencionar que los Calendarios de Recursos pueden servir para un propósito diferente. Además de definir el patrón de trabajo normal de un recurso, los calendarios de recursos también se pueden usar para definir excepciones únicas para recursos individuales. Por ejemplo, para actualizar el tiempo no laborable, como las vacaciones planificadas. Sin embargo, ten en cuenta que esto debe ser administrado centralmente por un administrador de Project Online.

Para agregar un permiso planificado al calendario de cualquier recurso, ve al Centro de Recursos en Project Online> selecciona la casilla de verificación junto al recurso cuyo calendario desea editar y esta vez elige Abrir en la pestaña de Recursos para abrir el perfil de recursos en Microsoft Project

Desde aquí, haz doble clic en el nombre del recurso> haz clic en el botón Cambiar el Horario de Trabajo en la ventana de diálogo Información del recurso.

Cuando un calendario de tareas está asociado con una tarea, anula el calendario del proyecto. Sin embargo, para complicar las cosas, donde también se asigna un recurso, la tarea se programa en función de los tiempos de trabajo tanto de la tarea como del calendario de recursos. En algunos casos, por lo tanto, tendrá sentido ignorar el calendario de recursos.

Para hacer esto, marque la casilla «La programación ignora el calendario de recursos» y esto garantizará que solo se use el calendario de tareas para programar la tarea

Espero que lo anterior proporcione un resumen útil de los diferentes tipos de calendarios disponibles cuando se trabaja con Project Online y cómo se usan. Como aconsejamos a todos nuestros clientes, la recomendación aquí es mantener las cosas simples. Benefíciate de la funcionalidad disponible pero estandariza tanto como sea posible.