Desde los albores de la PMO, los equipos han evolucionado continuamente para respaldar las necesidades de la organización y la industria, y 2021 no ha sido diferente. En este artículo, analizaremos las tendencias PMO para 2022, analizando tanto las formas de trabajo como las personas y los equipos.

Con el aumento del trabajo en remoto desde que comenzó la pandemia Covid-19, el papel de la PMO en las organizaciones, en algunos casos, se ha vuelto irreconocible. Por lo que es importante al final del año considerar qué ha cambiado fundamentalmente y qué nos espera en 2022.

Estas son las tendencias PMO que creemos que serán más importantes en 2022 y las exploraremos, además de descubrir cómo preparar el Futuro de la PMO:

  • Trabajo remoto
  • Tecnología habilitada
  • Gestión de riesgos
  • Gobernanza pragmática
  • Gente y confianza
  • Educación integral
  • Salud mental y resiliencia

Consideraciones sobre formas de trabajo

Trabajo remoto

Este ha sido uno de los diferenciadores clave de 2021 con las organizaciones que eligen permitir que sus empleados trabajen desde casa y solo se trasladan a la oficina con la frecuencia (o no) que deseen. Esto también es una realidad para los consultores que trabajan directamente con los Clientes, donde los Clientes ya no ven la necesidad (o el coste) de una reunión cara a cara con sus consultores.

Esta tendencia ha traído consigo numerosos beneficios para los empleados, clientes y organizaciones, incluida la reducción de costos y un mejor equilibrio entre la vida y el trabajo, junto con los beneficios inesperados de las directivas de tiempo de trabajo relajado y la reducción de la huella de carbono.

Sin embargo, cada rayo de luz tiene una nube, como dicen, y los compromisos deben reconocerse y tratarse lo mejor que podamos. El mayor desafío del trabajo remoto ha sido identificado por muchos como la construcción de relaciones.

Desde el punto de vista organizativo, debemos considerar la cultura que nos impulsa hacia adelante y cómo mantenemos esa cultura, espíritu de equipo y colaboración cuando los equipos están en su mayoría dispersos.

Trabajar directamente con clientes u otros equipos también se ha vuelto un desafío, ya que la confianza inherente que se requiere al conocer a alguien nuevo y trabajar con él a largo plazo, requiere una comunicación que es más que simples palabras en una pantalla.

La formación también ha perdido y ganado durante el cambio al aula a la virtual, que exploraremos más a fondo enal final de este artículo.

Tecnología habilitada

Esta debe haber sido una de las frases más citadas de 2021 en toda la industria de gestión de proyectos. El paso de lo analógico a lo digital para muchas organizaciones significó el nacimiento de una nueva era tecnológica. La escala del cambio de mentalidad después de este cambio «forzado» no debe subestimarse, como se comenta más a fondo en mi post de Transformación digital.

Cuando se ven juntos la creación de nueva tecnología, la funcionalidad adicional a la tecnología existente y la necesidad de datos e información, no es de extrañar que muchas organizaciones se vean en un apuro cuando se trata de guiar a sus equipos en las formas de trabajo.

Y aunque la tecnología para el trabajo virtual nunca ha sido tan avanzada, con salas, pizarras, colaboración y seguimiento de sentimientos que permiten a los equipos completar sus responsabilidades sin perder el ritmo, existe una posibilidad real de que las partes #HumanFirst de la gestión de proyectos se desvíen. alineado para las soluciones y las respuestas computacionales aparentemente menos complicadas.

Gestión de riesgos

¿Cuántas organizaciones tenían Covid-19 en su registro de riesgos estratégicos o de proyectos?

Solo conozco dos organizaciones que consideraron a Covid-19 como un riesgo lo suficientemente pertinente como para rastrear y planificar una respuesta a la pandemia. La mayoría de las organizaciones no consideraron su impacto o probabilidad lo suficientemente alto como para ser serio, y luego; aparentemente de la noche a la mañana, se apoderó de ellos y afectó a todos.

La Gestión de Riesgos cubre los enfoques y procesos implementados para mitigar el impacto o la probabilidad de que un riesgo se materialice e impacte en los objetivos, entonces, ¿por qué las organizaciones no lo previeron?

El hecho es que para muchas organizaciones, programas y proyectos, la gestión de riesgos ha caído en desgracia, ha sido percibida como burocracia y algo que debemos hacer para marcar las casillas de gobernanza. Aunque la gestión de riesgos está diseñada para ser un esfuerzo estratégico.

Después de un año de evaluaciones de madurez, se ha evidenciado la falta de gestión de riesgos en organizaciones de todas las formas, tamaños e industrias, al igual que un aumento en las organizaciones que desarrollan procesos y formación en gestión de riesgos para garantizar que sus equipos estén preparados para otra calamidad similar.

En lugar de planificar (en cualquier nivel) y luego hacer la gestión de riesgos, debemos darle la vuelta a este tema y permitir que la gestión de riesgos informe nuestra planificación. Si esto se hubiera considerado antes de Covid-19, la transición para las organizaciones y los empleados podría haber sido menos dolorosa y onerosa.

Gobernanza y Garantía de Calidad de Proyecto

Muchas PMO han tenido que adaptar su catálogo de servicios para volverse mucho más tácticas (centradas en informes, datos y métricas) de lo que lo han sido durante mucho tiempo. Las actividades de gobernanza y garantía de calidad de proyecto se han resentido debido a este cambio.

Teniendo en cuenta que gran parte de la entrega de 2020 y 2021 ha continuado a pesar de los fallos en la gobernanza, la garantía de calidad de proyectos y los gerentes de proyectos profesionales deben alentar a los equipos a comprender que el pragmatismo en la elección de formas de trabajo es un gran facilitador para la entrega.

Esto significa dedicar tiempo a ceder algo de control y proporcionar un medio de entrega que sea simple, pragmático, que se pueda hacer desde lejos y que todos comprendan.

Personas y Equipos

En la siguiente sección, analizaremos el lado de las personas de la PMO y cómo lograr que los equipos y las personas no solo se habiliten con la estructura adecuada de la que se habla aquí, sino que también tengan la confianza de brindar valor a sus clientes.

Formación

La formación ha estado en el corazón de la industria de la gestión de proyectos desde que comenzó la pandemia y, en particular, la formación virtual.

Según Findstack y otras fuentes, se espera que el mercado de eLearning crezca a más de $ 240 mil millones para fines de 2022. Esto significa que el aprendizaje digital no desaparecerá de la noche a la mañana y, por lo tanto, es algo a lo que debemos adaptarnos.

Desde una perspectiva de organización y equipo, existen varios desafíos con este enfoque de aprendizaje que deben ser considerados, como (y lo más importante) la calidad del contenido y el formato de los cursos on line. Tras la explosión de la formación profesional disponible, las organizaciones y los equipos deben tener en cuenta que no solo seleccionan la opción más rentable para sus personas, sino también una formación que se ha demostrado que se basa en las mejores prácticas y no en opiniones y que se imparte de forma apasionante.

La percepción de la formación on line es que no es tan buena como en el aula tradicional. Y sí, hay compromisos como el aspecto de la red y la interactividad. Pero también hay beneficios inesperados, como la capacidad de unir equipos globales y la reducción de la huella de carbono.

Personas y organizaciones

Históricamente han tenido una relación complicada. Dependiendo de la cultura de la organización puede ser que los empleados se sientan como una rueda dentada anónima, un número, encaminado a estar en la oficina entre determinados horarios y días, disfrutando de poca flexibilidad.

Desde que el mundo cambió al 90% trabajando desde casa, esta dinámica, en general, ha cambiado la forma de pensar.

Sí, hay algunos empleados que experimentan un mayor escrutinio cuando trabajan desde casa, pero en general, las organizaciones no han tenido más remedio que abrir las puertas a confiar en sus empleados mucho más que nunca.

Gracias a las clases on line, el trabajo en horas extrañas, la administración de la vida, las interrupciones, las enfermedades y otros factores; los empleados en general sienten que su equilibrio entre la vida y el trabajo ha mejorado mucho desde que comenzó la pandemia. La capacidad de comenzar a trabajar antes o después, de tomarse un tiempo libre para lidiar con la familia o con otras gestiones cotidianas, mientras continúas entregando es un gran beneficio para la mayoría.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que no todo el mundo ha experimentado el trabajo desde casa y la pandemia de la misma manera. El hecho de que la gente esté en casa no significa que todos estén teniendo conversaciones y experiencias enriquecedoras y satisfactorias durante todo el día.

Entonces, aunque más del 70% de los empleados preferirían trabajar desde casa a tiempo completo; con cierta flexibilidad para asistir a la oficina cuando sea necesario, algunos están ansiosos por volver a enfoques de trabajo más «normales».

Salud mental y resiliencia

Change Curve - Mental Health and Resilience in PMO

De nuevo, puede ser que todos en el equipo estén en una parte diferente de la curva de cambio, y algunos todavía estén negociando con nosotros y nuestra organización antes de aceptar la «nueva normalidad». Esto se reduce al nivel de resiliencia que las personas pueden demostrar, y el nivel de aceptación de que el cambio es la única constante.

Como profesionales de la gestión de proyectos, es posible que pasemos menos tiempo en la curva de cambio. Impartimos cambio para vivir, por lo que es más probable que lo aceptemos con facilidad. Pero el cambio sigue siendo intrínsecamente difícil de «hacer», por lo que garantizar que estemos trabajando para mejorar nuestra capacidad de recuperación y la de nuestro equipo promoverá el crecimiento y la eficacia.

Cómo pueden prepararse los profesionales de PMO y PPM para 2022

Formas de trabajar

  1. Tómate un tiempo para comprender sus fortalezas y debilidades en la nueva economía del trabajo. Puedes utilizar la serie de herramientas de Wellingtone para pasar la ITV a tu PMO, tu equipo de forma individual o los sistemas que utilizas, de forma gratuita para hacerte una idea de dónde debes enfocarte primero.
  2. Considera completar un análisis de madurez completo, ya que creas un caso perfecto para el cambio que puedes utilizar con tus stakeholders o partes interesadas clave.
  3. Revisa y analiza tus prácticas laborales para que coincidan con las necesidades de la organización (tus Clientes) en la «nueva normalidad», sea lo que sea que eso signifique para ti. Recuerda ser pragmático, si los proyectos lograron entregarse durante el último año sin 15 puntos de contacto de gobernanza, ¡probablemente puedan continuar haciéndolo! Además, considera los desafíos del trabajo virtual y cómo eso podría cambiar los enfoques propuestos.
  4. No ignores ni subestime la importancia de reforzar tu enfoque de gestión de riesgos para poder abordar mejor la ambigüedad y los problemas a medida que surgen, tanto como entrega, como PMO y como equipo en general.
  5. Vuelve a escribir tu Catálogo de servicios de PMO para asegurarte de que tus Clientes sepan qué y cómo la PMO está agregando valor a los equipos de entrega.
  6. Revisa tu Hoja de ruta de la PMO para comprender si la PMO ha cambiado fundamentalmente en los últimos dos años y qué correcciones de rumbo son necesarias. Si no tienes una hoja de ruta, considera usar el servicio Wellingtone PMO 3D Transformation, que reúne los mejores elementos de nuestra suite PMO para ayudarte a definir, diseñar y prepararse para entregar tu nueva PMO en un compromiso breve y accesible.
  7. Descubre lo que están haciendo otras PMO en la industria, considera unirte a eventos de networking, comunidades donde puedes aprender y compartir con tus colegas de profesión.
  8. Cuando busques formación y training, no selecciones simplemente la opción más rentable, verifica las credenciales y acreditaciones para asegurarte de que el contenido se haya evaluado de forma independiente. 

Personas y Equipos

  1. Al reservar la formación, ten en cuenta dónde os encontáis tu y tu equipo en la curva de cambio. Si la respuesta es “el aula es mejor que la virtual”, considera que aún podemos estar en la fase de negación de esta (no tan nueva) tendencia.
  2. Encuentra formas de impulsar la resiliencia individual y del equipo mediante la promoción de la comunidad y el apoyo.
  3. Plantea algo de formación en gestión del cambio para que el equipo comprenda su posición y enfoque del cambio, así como también cómo pueden llevar una mejor gestión del cambio a su trabajo diario.
  4. Construya una comunidad de práctica para desarrollar una cultura de aprendizaje que sea accesible para todos los involucrados o interesados en el mundo de la gestión de proyectos.

A medida que nos preparamos para entrar en 2022, estas consideraciones y pasos pueden crear una base sólida para el Futuro de tu PMO con equipos e individuos que no solo están capacitados con la estructura adecuada, sino con la confianza para brindar valor a sus clientes.

En este artículo

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By: Emma Arnaz-Pemberton

Emma Arnaz-Pemberton
Consulting Director FAPM, MCMI, MPMI, MIoD PMO-CC, MoR, MSP, PRINCE2

Publicado: 2 diciembre 2021