El Informe sobre el estado de la gestión de proyectos 2020 ya está disponible así que echemos un vistazo rápido a algunos de los titulares.

En su quinto año, The State of Project Management Report proporciona una instantánea para todos nosotros en PPM. Este año contamos con la participación de 111 organizaciones de 29 países diferentes.

Es importante que todos miremos más allá de nuestra propia organización y, de hecho, más allá de nuestras fronteras para obtener una perspectiva verdaderamente global de nuestra industria y las últimas ideas.

La PMO

Una tendencia principal es el crecimiento de la PMO. El 90% de las organizaciones declaran tener una o más PMO (50% tienen más de una).

Todavía encontramos que una cuarta parte de estas son relativamente nuevas, tienen menos de 2 años. Entonces, ¿qué hace la típica PMO ?

Bueno, las 6 actividades principales incluyen:

  • Informe de estado del proyecto
  • Mantener la lista de cartera
  • Mantener la metodología y las plantillas de PM
  • Facilitar el proceso de aprobación del proyecto.
  • Proporcionar experiencia en gestión de proyectos
  • Facilitar las lecciones aprendidas

Hemos descubierto que la PMO se está involucrando cada vez más en el apoyo, la tutoría o la capacitación de aquellos a quienes se les pide que ejecuten un proyecto. La PMO es más un ‘centro de excelencia’ que proporciona experiencia y orientación a la organización en su conjunto, en términos de gestión de proyectos, de mejores prácticas y adhesión a la metodología PPM definida.

Mirando hacia 2020 y más allá, la mayoría de los encuestados ve que su PMO aumenta (57%) pero el alcance de los servicios aumenta a una tasa mucho más alta (72%). En la misma línea, el 71% ve aumentar el valor percibido de su PMO.

Más de las tres cuartas partes de los encuestados ven un aumento en el porcentaje de personas que necesitan adquirir habilidades de gestión de proyectos, con números similares aparecen quienes  ven el volumen de trabajo identificado como un proyecto en aumento. Esto es significativo. El papel de la PMO y la gestión de proyectos está siendo cada vez más valioso para las organizaciones.

Madurez de Gestión de Proyectos

  • El 61% de las organizaciones aplican en su mayoría o siempre una metodología PPM definida
  • El 60% de las organizaciones en su mayoría o siempre crean un documento de alcance como parte de una etapa de planificación
  • El 60% de las organizaciones en su mayoría o siempre aplican la gestión de riesgos en proyectos
  • El 72% de las organizaciones en su mayoría o siempre activamente los cronogramas de proyectos como parte de la gestión de proyectos

Las cifras aumentan constantemente año tras año para estas características de gestión de proyectos maduros.

Curiosamente, el número de participantes que informan estar algo o muy satisfechos con la madurez de PPM en su organización permanece relativamente estático en 36%. En el otro extremo del espectro, el 52% informa estar algo o muy insatisfecho con la madurez.

Nuestra opinión es que esto refleja un conocimiento más amplio y creciente de qué es un PPM maduro o «bueno»  y qué no es.

Los profesionales que miran más allá de su organización tienen una conciencia real de dónde se encuentra su organización y dónde debería estar.

Cada organización debe tener una metodología PPM definida, práctica y escalable. Esto guía la selección, planificación, ejecución y cierre de todos los proyectos y su gobernanza.

Entonces, algo para pensar en estos días:¿Tu organización tiene una metodología PPM definida y se aplica?

Procesos PPM

Los participantes informan que los tres procesos PPM más difíciles de integrar son:

  • Realización de beneficios
  • Administracion de recursos
  • Priorización de proyectos.

La realización de beneficios ha sido citada como uno de los procesos más difíciles de incorporar durante muchos años. Cada proyecto debe tener un caso claro de beneficios. ¿Por qué estamos haciendo esto en lugar de otra cosa?

Estos beneficios pueden ser financieros o no financieros (por ejemplo, cumplimiento legal, reputación, satisfacción de los empleados) pero luego deben ser monitoreados por la Gerencia del Proyecto y ser propiedad del Patrocinador durante todo el ciclo de vida.

Es posible que un proyecto que parece no ofrecer sus beneficios deba cancelarse o volverse a definir significativamente. Una vez que finalizo un proyecto, el equipo se disuelve. ¿Quién debería entonces monitorear los beneficios?

El Patrocinador aún debe poseerlos, pero una solución práctica es que la PMO se haga cargo del seguimiento de beneficios. Estos deben informarse como parte de los servicios de valor agregado que una PMO brinda a su organización.

Entonces, cuestiones que considerar; ¿Su PMO mantiene un registro de seguimiento de beneficios?

Eficiencia en los informes mensuales

La actividad clásica de PMO es producir un paquete de informes mensuales para los tomadores de decisiones de alto nivel. Aquí encontramos la PMO molestando a los PMs solicitando cada mes su reporte para crear un impresionante informe con diapositivas.

El premio de este año va para un cliente que creó informes de 150 diapositivas cada mes, sí … ¡150 diapositivas!

Un tercio de los encuestados informaron haber pasado un día o más cada mes creando mazos de informes manuales, y otro tercio dedicó un día a esta actividad.

Necesitamos ser mucho más eficientes. Solo ⅓ de las organizaciones sugirieron que tenían acceso a los KPI (Indicadores clave de rendimiento) del proyecto en tiempo real, entonces, ¿qué pasa con todos los demás?

Como Microsoft Gold Partner, nuestra recomendación es implementar Microsoft PowerBI para obtener paneles de datos completos y fáciles de usar. MS PowerBI puede informar sobre la mayoría de las fuentes de datos, desde MS Excel y MS Project Online hasta muchas otras aplicaciones de terceros.

Lo que más nos gusta es extraer datos de costos reales del proyecto de un sistema financiero y pronosticar datos de costos de los cronogramas de Microsoft Project Online, brindando a los tomadores de decisiones una imagen completa de los costos reales y pronosticados contra el presupuesto dentro de un gráfico en Microsoft PowerBI.

Así que ya sabes; observa cuánto tiempo pasas cada mes creando informes manualmente. Si automatizaras este proceso, ¿cuánto tiempo ahorrarías?

¿No sería también mucho mejor dar acceso a esta información a los responsables de la toma de decisiones en cualquier momento que quisieran, en lugar de esperar a fin de mes, cuando francamente, los datos están desactualizados de todos modos?

Este artículo toca algunos de los titulares del Informe sobre el estado de la gestión de proyectos 2020.  Pero ya está publicado el informe completo y está disponible gratuitamente para descargarlo de nuestro sitio web.

Ahora te toca a tí hacer los deberes y pensar en qué punto estás y dónde quieres llegar.

¿Te ayudamos?

En este artículo

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By: Vince Hines

Vince Hines
Managing Director BSc, MAPM, MACostE, MIoD, MCTS, MCITP, MCT PMO-CP, PRINCE2 & P3O

Publicado: 6 enero 2020

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