Sugerencias y Consejos para llevar a cabo una Verificación de Estado del Proyecto

La salud ha estado en el centro de todas las conversaciones en 2020-21 y no es de extrañar desde que la pandemia del COVID vino a recordarnos la importancia de estar y mantenerse saludables. Sin embargo, hacer un chequeo de vez en cuando también se aplica a los proyectos. Entonces, déjame preguntarte: ¿cómo te están yendo las cosas en tus proyectos? ¿Podrías beneficiarte de hacer una verificación de estado del proyecto?

¿Qué es una Verificación de Estado del Proyecto?

Las verificaciones de estado son una de las herramientas y tipos de revisión más populares en la garantía de proyectos, con el objetivo de brindar confianza a las partes interesadas clave, como el Patrocinador o la Junta, de que el proyecto cumplirá sus objetivos. Es una revisión que ayuda a determinar la eficacia de la gobernanza actual del proyecto y destaca las áreas del proceso de gestión del proyecto que necesitan atención.

Los controles de estado se pueden adaptar a las necesidades de las organizaciones, en función de sus prioridades o, si  acabas de empezar, te aconsejo que confíes en un marco bien establecido, como APM’s Measures for Assuring Projects.

Según el conjunto de herramientas de la APM, se deben garantizar diez criterios clave, que son:

1. Cliente y alcance: requisitos básicos claros y controlados, objetivos, criterios de éxito, business case, términos de referencia, contratos y realización de beneficios.
2. Riesgos y oportunidades: gestión de riesgos y oportunidades a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
3. Planificación y programación: estrategias, planes y cronogramas de ejecución debidamente detallados.
4. Capacidad y cultura organizacional: personas, comportamientos, equipos, procesos, sistemas y entorno de trabajo.
5. Cadena de suministro: procesos de adquisición, compromiso y capacidad de la cadena de suministro, tanto interna como externa.
6. Solución: los entregables y los resultados que cumplen con los requisitos del cliente. Esto incluye la calidad del producto y / o servicio y el impacto del producto o servicio terminado en el entorno social, físico y económico.
7. Finanzas – gestión y administración comercial.
8. Responsabilidad social y sostenibilidad: gestionar el impacto de la ejecución del proyecto en el entorno social, físico, ecológico y económico; esto incluye salud y seguridad.
9. Desempeño: medir todas las facetas del desempeño contra los requisitos de referencia, el análisis de varianza y la acción de gestión.
10. Gobernanza: los procesos para alinear los intereses y la dirección estratégica de los patrocinadores y las partes interesadas.

¿Por qué deberías hacerle un chequeo de salud a tu proyecto?

Al igual que con cualquier control de salud, queremos identificar los indicadores de alerta temprana para que se pueda actuar a tiempo antes de que se produzca cualquier daño. Realizar una verificación de estado puede ayudar a garantizar que:

• Los riesgos, desafíos y problemas se identifican temprano: seguro, la gestión de riesgos y problemas es responsabilidad del gerente del proyecto, sin embargo, la garantía independiente permitirá que también se consideren los menos obvios.
• Se adoptan buenas prácticas y se cumplen las estrategias: realizar un chequeo médico debe ser más que un simple ejercicio de ticks de casillas sobre el cumplimiento de los estándares de la organización. Sin embargo, las prácticas actuales deben evaluarse con respecto a su idoneidad y eficacia, y ahí es donde la experiencia del asegurador será beneficiosa.
• La mejora de la comunicación dentro y alrededor del proyecto: establecer controles de salud como práctica estándar en los proyectos evitará lo que me gusta llamar ‘proyectos submarinos’, es decir, proyectos que solo salen a la superficie cuando necesitan más presupuesto o ya hay un problema; en cambio, las organizaciones deben buscar visibilidad e información continuas sobre el proyecto, donde las partes interesadas sepan lo que está sucediendo.
• La eficacia del proyecto se puede medir: si bien es útil evaluar las estrategias del proyecto y la alineación con las mejores prácticas, es fundamental recordar que un chequeo médico no es un fin sino un medio; al final del día, es más importante si el proyecto va por buen camino que si estuviera utilizando la última versión de la plantilla PID.
• Existe un proceso de retroalimentación: este es un gran beneficio secundario de los controles de salud: brindan la oportunidad para que las personas expresen inquietudes que no están escritas en su Plan de comunicaciones, como la falta de un patrocinador comprometido y comprensivo o un liderazgo deficiente de el director del proyecto.
• Hay una visión clara e imparcial: al ser una evaluación independiente, los controles de salud presentan una visión objetiva del proyecto, incluso sobre elementos como la cultura del proyecto y de la organización o la asignación de recursos, que ayudan a construir un caso de cambio.

¿Cómo se realiza una Verificación de Estado del Proyecto?

Al completar una verificación de estado del proyecto, queremos obtener una visión lo más completa y holística del proyecto como sea posible, por lo que recomiendo aplicar un enfoque de triangulación, donde estaría evaluando:

• Qué debería haber sucedido: basado en las mejores prácticas aceptadas, los estándares organizacionales y los parámetros de referencia del proyecto.
• Lo que realmente sucedió: basado en registros documentales y artefactos, incluidas las facturas, el cronograma del proyecto, los registros de riesgos y otros.
• Cómo se percibe: basado en entrevistas con las partes interesadas para recopilar sus comentarios, incluidos los deseos, las necesidades y las preocupaciones.

¿Quién debería dirigirlos?

Cuando no hay un equipo de Assurance / Garantía dedicado, las verificaciones de estado del proyecto tienden a ser realizadas por un equipo de PMO, donde el aseguramiento es una de sus funciones clave. Sin embargo, dados los beneficios de los controles de estado de proyecto y en una versión más liviana (no tan confiable / independiente), también pueden ser utilizados como una herramienta de autoevaluación por los equipos de gestión de proyectos o incluso utilizados por compañeros.

¿Cuándo debo realizar uno?

Las verificaciones de estado del proyecto pueden desencadenarse por una inquietud de una parte interesada (por ejemplo, un patrocinador) o pueden planificarse como parte del Plan Integrado de Aseguramiento y Aprobaciones para el proyecto (IAAP). En este último caso, la frecuencia de la verificación de estado debe estar documentada y ser adecuada a la complejidad y características del proyecto. Por ejemplo, se espera que un proyecto altamente complejo de 2 años requiera más monitoreo y control, y por lo tanto más seguridad, que un Proyecto de baja complejidad de seis meses. Sin embargo, como regla general, sugeriría al menos controles de estado trimestrales, ya que pueden ser un ejercicio intensivo en recursos y, por supuesto, no desea generar fatiga de garantía en los equipos del proyecto.

Sugerencias y consejos prácticos para realizar una Verificación de Estado del Proyecto

Ahora que hemos cubierto el qué, por qué, cómo, quién y cuándo de las verificaciones de estado del proyecto, permítame compartir algunos consejos y sugerencias de mi propia experiencia:

• Utiliza un enfoque «sin sorpresas»: las comprobaciones de estado de los proyectos no tratan de identificar proyectos / personas cuando no están preparados y menos lo esperan. Debes ser transparente en todo el proceso y comunicar lo que implica. Esto te ayudará a generar aceptación y a gestionar las expectativas.
• No lo conviertas en una auditoría: las auditorías son de naturaleza retrospectiva; sin embargo, lo que querrás conseguir con una verificación de estado es una actitud proactiva y predictiva hacia el proyecto. Así que diséñalo de una manera flexible y fácil de usar.
• Busca comentarios: no tengas miedo de preguntar qué piensan las personas sobre el proceso de verificación de estado del que han formado parte. Esa es la única forma de evaluar tu propio nivel de independencia, ser más consciente de tu propio sesgo y mejorar la eficacia de los controles futuros.
• Házlo orientado a la acción: no te equivoques: los controles de estado son útiles, pero son «solo» una herramienta. Lo que importa es lo que sucede después de que se publica el informe de verificación de estado, por lo tanto, el control debe ser claro en el plan de acción que sigue. El valor de la seguridad radica en llevar a mejores decisiones y mejores proyectos.

La perspectiva de la PMO

El equipo de PMO es a menudo el que brinda garantía independiente a través de una serie de revisiones, incluidas las verificaciones de estado, como se detalla aquí. Sin embargo, esto no les impide tener que obtener una visión interna de cómo se están desempeñando y prestando sus servicios de garantía.

Utilizar una herramienta similar a la de una verificación de estado del proyecto; como la herramienta Wellingtone PMO ITV puede proporcionar una garantía muy necesaria para que la PMO continúe en su viaje de madurez.

Por lo tanto, si realizas controles de estado de proyectos en tus organizaciones, nos encantaría escuchar tus historias y / o tus desafíos en nuestras comunidades. Tus conocimientos y experiencia pueden ayudar a otros en su viaje.

¡Buena suerte y que todos tus proyectos sean saludables!