Los diez errores más habituales cometidos por un PMO Manager nuevo (en tono irónico):

  • 10. Vender su casa para estar más cerca del trabajo.
  • 9. Comprar acciones de su nueva empresa para demostrar compromiso.
  • 8. No entender que PMO son las siglas de «Project Managers are Opposed.»
  • 7. Creerse lo que se dijo sobre el compromiso de la alta gerencia durante el proceso de selección.
  • 6. Creerse lo que se dijo sobre las habilidades del equipo de la PMO durante la entrevista.
  • 5. Pensar: «qué tan difícil puede ser lograr que esta organización apoye algo que claramente está en su mejor interés».
  • 4. Pensar: «»¿Qué tan difícil puede ser lograr que los gerentes de proyecto apoyen algo que claramente les conviene?»
  • 3. Planear contratar una organización externa para desarrollar todos los procedimientos nuevos.
  • 2. Decidir que una mejor formación en gestión de proyectos es todo lo que realmente se necesita.

Y el error número 1 es…

  • 1. Aceptar el puesto.

por William Duncan, the Newgrange Mailing List

1. Construir relaciones, no procesos

No te equivoques: en la gestión de proyectos (y también de la PMO) se trata de relaciones. ¿Entonces, a qué esperas?

Ve y conoce a tus nuevos compañeros. No me refiero solo a los que están sentados a tu lado, sino a todos aquellos que probablemente trabajen contigo, directa o indirectamente: gerentes de proyectos, jefes de departamento, el equipo de finanzas, compras, etc. Preséntate, cuéntales algo interesante sobre ti, y descubre algo interesante sobre ellos.

Cuando entra un nuevo PMO Manager, aún es muy común que su enfoque esté en las herramientas y los procesos. Sin embargo, la mayoría de las veces, lo que no funciona es el proceso (claro que puede que no sea perfecto, pero la gente gestiona proyectos con cierto grado de éxito), sino las relaciones.

Las personas trabajan en silos, en realidad no hablan entre sí, no comparten el conocimiento, ni las luchas y alegrías de la gestión de proyectos. Ponte a cambiar esto primero: ¡conviértete el rompe silos!

Después de todo, las PMO son integradoras: conectamos personas.

2. Hacer una evaluación objetiva

No tiene sentido llegar con grandes ideas para la PMO e intentar implementarlas de inmediato, si la organización muestra una baja madurez de gestión de proyectos y carece de bases sólidas. Por lo tanto, te recomiendo que comiences averiguando en qué posición se encuentra la organización, cuáles son sus puntos fuertes y áreas de mejora, si vas a construir una hoja de ruta de PMO alineada a sus necesidades y nivel de madurez.

Comienza de manera simple: si bien las evaluaciones formales de madurez como P3M3 son útiles, es posible que desees comenzar simplemente haciendo preguntas (por ejemplo, a los nuevos compañeros que conociste, en el punto anterior).

Pregunta qué funciona y qué no, qué debe detenerse y qué debe iniciarse: no hay mejor conocimiento que el conocimiento de los expertos.

Crea un archivo de proyectos y su estado, así como otro de herramientas, prácticas y procesos existentes (un enfoque rojo-ámbar-verde servirá para comenzar): ¿están claramente definidos, entendidos y adoptados?

3. Codiseña la hoja de ruta de la PMO

Soy una gran defensora de la idea de que nadie destruye lo que ayuda a construir. Es posible que tengas muchas ideas para tu PMO, sin embargo, si otros no las perciben tan relevantes como tu, puedes encontrarte con resistencia e indiferencia (y una venta muy difícil de hacer).

Aclaremos algo: las PMO existen para servir, no al revés. Si tratas a tus grupos de interés como clientes, les preguntas qué valoran y qué ayuda les gustaría recibir de la PMO, tienes muchas más posibilidades de desarrollar una función que se perciba como un socio comercial con un valor añadido real.

No se espera que tengas todas las respuestas, pero sí que reúnas a todas las partes relevantes, uses el conocimiento que obtuviste del punto anterior y preguntes: ¿por dónde deberíamos comenzar? Los recursos son limitados, por lo que es posible que desees transmitir ese mensaje de una manera divertida y atractiva: asigna un precio a cada servicio potencial de la PMO, determina un presupuesto a cada cliente y vamos a comprar, negociar y priorizar los servicios que proporcionará la PMO.

Otro consejo: dale a tu hoja de ruta una escala de tiempo realista, ¡no intentes matar moscas a cañonazos!

4. Construir una comunidad de práctica.

Las comunidades de práctica son mecanismos poderosos para generar compromiso, compartir conocimiento y crear un sentido de objetivo común. Además, también pueden trabajar como un grupo de apoyo (¡y son la excusa perfecta para un picoteo gratis!).

Hacer que los equipos del proyecto se unan y discutan los desafíos y aprendizajes de sus proyectos, con actividades interactivas facilitadas por la PMO, es una excelente manera de mostrar la relevancia de una PMO en la promoción del aprendizaje organizacional y posicionarlo como el mejor amigo de los equipos del proyecto.

A menudo, las PMO están haciendo un gran trabajo, pero nadie lo sabe, entonces, ¿por qué no utilizar las comunidades de práctica como herramienta de comunicación?

Es una gran oportunidad para compartir cómo funciona la PMO, hacer anuncios y desarrollar capacidades discutiendo el ajuste de las mejores prácticas. Comunicarse, comunicarse y comunicarse.

5. Haga que sus primeros 100 días cuenten

Existe la percepción común de que los primeros 100 días de tu nuevo rol son de vital importancia, ya que este es el momento en que otros crearan una imágen sobre ti y tu desempeño en el rol. Por lo tanto, es fundamental que dejes claro, tanto para ti como para los demás, lo que pretendes lograr en ese período.

Al igual que con los proyectos, debes definir qué es el éxito, o corres el riesgo de navegar sin rumbo fijo. Para hacerlo, crea un plan y divídelo en hitos manejables más pequeños, con indicadores clave de rendimiento que te guíen.

Nadie espera que comiences una revolución (¡al menos no en solo 100 días!). Pero deberías poder demostrar el progreso y el cambio en comparación con cuando te uniste.

Un consejo extra: recuerda que fuiste elegido para el papel por una razón: Te lo mereces, probaste que tienes lo necesario para liderar esta PMO. Esa es una victoria por sí misma y no debe olvidarse. Tienes las competencias, la actitud y la pasión. Eres la persona adecuada para el trabajo. Ahora, solo haz lo que amas y ama lo que haces. Te garantizo: el éxito llegará.

Sigues necesitando ayuda en la configuración, mejorando, o revitalizando la PMO? Contacta ya!