Observo con gran satisfacción una tendencia creciente en las organizaciones que deciden invertir en el desarrollo de sus patrocinadores de proyectos y programas, es decir, las personas de alto nivel responsables del proyecto y sus beneficios. El patrocinador debe ser una persona de alto nivel capaz de asumir el proyecto, justificarlo y defenderlo desde su concepción hasta la materialización de sus beneficios. Debe ser la cara y la voz del proyecto y darle dirección.

(Nota: cada organización puede utilizar un término distinto para referirse a los patrocinadores, como ejecutivo de proyecto, responsable principal, etc.). En aras de la brevedad, en este artículo se utilizará el término patrocinador).

¿Por qué es tan importante centrarse en los Patrocinadores?

Creo que la investigación de la National Audit Office lo dice mejor:

La eficacia del patrocinador del proyecto es el mejor indicador del éxito o el fracaso de un proyecto.

Oficina Nacional de Auditoría. Revisión anual de proyectos. 2015

Se trata de una afirmación llamativa, que no a todo el mundo le sienta bien, porque da mucha importancia (y, por tanto, presión) al promotor, y no todos los promotores habrán comprendido lo crítico que es su papel.

Es importante señalar que la cita de la Oficina Nacional de Auditoría se refiere a la eficacia del promotor, no a su inteligencia, educación u otros rasgos personales. El grado de eficacia de una persona en su función depende de una serie de factores, entre ellos el funcionamiento de la organización que la rodea. Aquí enumeraré los factores clave necesarios para crear un Sponsor eficaz.

Autoridad

El Patrocinador debe tener un nivel adecuado de autoridad para poder tomar decisiones en nombre del proyecto y actuar como punto de escalada para el director del proyecto.

Como también debe ser capaz de representar el proyecto ante las partes interesadas de alto nivel, también debe tener cierta influencia.

Credibilidad

Además de autoridad formal, el patrocinador debe gozar de cierta credibilidad entre sus interlocutores. Esto se debe a una combinación de factores y habilidades técnicas e interpersonales.

Lo más importante es que el patrocinador sea reconocido como alguien que actúa teniendo en cuenta los intereses de la organización y que tenga un historial de actuación ética. Un patrocinador del que se piense que no tiene buen juicio o que no es digno de confianza socavará cualquier proyecto con el que esté asociado.

Comprensión de la materia

Asociado a la credibilidad está el nivel de conocimiento y comprensión del patrocinador sobre la materia objeto del proyecto. Es importante que el patrocinador tenga conocimientos suficientes para tomar decisiones acertadas sobre el proyecto.

Esto no significa que el patrocinador tenga que ser el mayor experto en la materia (de hecho, la mayor experiencia debería estar en el nivel de la tarea, donde se realiza el trabajo), pero es necesario tener algunos conocimientos.

Nota: es perfectamente posible (y a veces necesario) patrocinar un proyecto en una materia en la que no se tienen conocimientos o éstos son limitados. Lo importante entonces es demostrar autoconciencia, humildad y esfuerzo por escuchar a los expertos.

Comprensión de la organización y su entorno

Mientras que la experiencia en la materia es buena pero no crucial (véase más arriba), la experiencia en la organización, sus operaciones, estrategia y entorno es absolutamente crucial. Un patrocinador que no comprenda el contexto en el que se inscribe el proyecto no podrá tomar decisiones acertadas ni reflejar el apetito de riesgo de la organización.

Comprensión de la gestión de proyectos y programas

Si me dieran un céntimo cada vez que un gestor de proyectos dice: «Le cuento a mi patrocinador del proyecto el problema XYZ, pero sólo me pide que trabaje más duro/ que entregue más alcance con menos tiempo o recursos» o algo similar…

La falta de comprensión de los principios básicos de la gestión de proyectos puede hacer que el patrocinador tome malas decisiones o pida cosas imposibles al gestor del proyecto. Es probable que esto tenga un impacto negativo en el proyecto (si no es posible realizar el proyecto dentro de las limitaciones que el patrocinador le ha impuesto, el proyecto fracasará) y también puede tener un impacto muy negativo en la salud física y mental del gestor del proyecto.

Comprensión del papel del Patrocinador

Muchos patrocinadores (y organizaciones) piensan que el patrocinador es una persona que aparece cada mes más o menos para firmar los gastos y tal vez un plan o caso de negocio, y luego desaparece hasta la próxima vez que se necesite su firma.

Esto es desastroso para el proyecto, porque sin un liderazgo y una dirección proactivos es muy probable que el proyecto no tenga una justificación adecuada, y puede ir en una dirección que no sea valiosa para la organización. A menudo, el proyecto también se estanca si no hay un líder activo que lo defienda y elimine los bloqueos.

Compromiso y participación

Al comprender mejor el papel del patrocinador, queda claro que debe estar muy comprometido e implicado en el proyecto.

Esto significa estar presente y dedicar tiempo a las necesidades del proyecto, así como mostrar un gran interés y pasión por el mismo.

Si hay un proyecto en el que el patrocinador no está comprometido o implicado, esto debe considerarse una señal de alarma. El patrocinador debe ser el máximo defensor del proyecto y, si no lo es, puede ser un indicador de que el proyecto no tiene valor y debe detenerse.

Relaciones y redes

El papel de patrocinador es en gran medida un tema de contactos y depende de que el patrocinador sea una persona con cierta influencia y poder para hacer que las cosas sucedan. Para ello, hay que ser capaz de entablar y mantener relaciones con otros altos ejecutivos y disponer de una red de personas y organizaciones con las que relacionarse.

Capacidad

Por último, pero no por ello menos importante, el patrocinador debe tener capacidad para desempeñar su papel y dedicar tiempo y atención suficientes al proyecto. No existe una cantidad de tiempo única ni una ecuación que ayude a calcular cuánto tiempo dedicar a un proyecto, sino que depende de su criticidad y complejidad, así como de la competencia y comodidad del gestor y el equipo del proyecto. Algunos proyectos requerirán la atención del patrocinador a diario, otros quizá sólo semanalmente.

Si el patrocinador se encuentra en una situación en la que no tiene tiempo para patrocinar eficazmente un determinado proyecto, esto debe considerarse un riesgo importante para el proyecto, ya que la investigación de la NAO muestra que es probable que afecte a las posibilidades de éxito del proyecto.

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By: Karin Maule

Karin Maule

Publicado: 28 junio 2023