Muchas PMO no están comunicando eficazmente su valor, o pueden estar tratando de hacer tantas cosas al mismo tiempo que es difícil entender qué es lo que pretenden lograr.

Durante el curso de Wellingtone PMO Practitioner,  Acreditado internacionalmente por la APM y AEIPRO IPMA el Catálogo de Servicios de PMO es uno de los temas más interesantes, ya que brinda a los asistentes herramientas prácticas y reales para gestionar las expectativas de sus clientes internos y articular su razón de ser.

¿Qué es un  catálogo de servicios de PMO?

El catálogo de servicios de PMO es exactamente lo que implica: un catálogo o, si lo prefieres, un menú de servicios ofrecidos por el equipo de PMO (y los departamentos de habilitación asociados).

En su forma más simple, puede ser una lista simple de servicios para ayudar a los equipos de proyecto y a los responsables de la toma de decisiones a comprender cuándo y cómo la PMO puede apoyar la gestión diaria del cambio y, en algunos casos, el trabajo operativo.

En su formato más sofisticado, puede ser un cambio de juego en la forma en que  las personas perciben sus PMO y el valor que aporta.

El valor está en el ojo de quien mira y, por lo tanto, siempre es difícil de evaluar. Desde la perspectiva de una PMO, particularmente cuando el equipo no está contribuyendo directamente a la entrega del proyecto (o al «resultado final») y, en cambio, es  un facilitador. Si bien esto puede ser cierto, declarar lícitamente lo que ofrece tu PMO, aunque sea gratis (!), puede ayudar al resto de la organización que desea saber más sobre los servicios que no sabían que podían obtener de tu PMO.

Contenido del Catálogo de Servicios de PMO

El Catálogo de Servicios de PMO se puede crear y compartir utilizando una variedad de herramientas, desde diapositivas hasta plataformas interactivas. Los más completos tienden a contener lo siguiente:

  • Nombre del servicio: un título corto, agradable y simple para identificar el servicio
  • Descripción: una breve narración de lo que implica el servicio
  • Categoría: identifica la categoría a la que se refiere el servicio dentro de la oferta de PMO
  • Usuario objetivo: aclara a quién se destina el servicio
  • Desafíos clave: enumera los puntos débiles clave que explican el por qué del servicio
  • Beneficios: una breve explicación de los beneficios del servicio; debe responder a las preguntas ‘¿qué hay para mí?’
  • Proceso: aclara cuáles son los pasos asociados en el proceso, desde el momento en que se solicita el servicio hasta que se entrega o mide
  • Especialista: en equipos de PMO más grandes, los roles de especialista serán los más apropiados para ejecutar el servicio (por ejemplo, especialista en riesgos; Comunicaciones; Programación, etc.)
  • Frecuencia: determina la frecuencia, recomendada o real, para la prestación del servicio
  • SLAs: se refiere al compromiso de entregar el servicio dentro de un plazo o nivel de calidad acordado.
  • KPIs: Identificar los indicadores clave que van a ser rastreados por la PMO para medir el rendimiento del servicio.
  • Cronograma: mejora continua, planificación anticipada, fechas clave
Example of a PMO Service Catalogue

Figura 1 – Ejemplo de un servicio en un catálogo de servicios (fuente: CEB, A New Approach to PMO Value Delivery)

El catálogo de servicios de PMO puede y debe utilizarse como un mecanismo de seguimiento del rendimiento, donde la PMO puede asignar fácilmente un estado RAG a cómo se está desempeñando cada servicio a lo largo del tiempo. Las posibilidades son infinitas cuando la creatividad está en juego.

Top Tips para comenzar

En Wellingtone, te ayudamos la creación de catálogos de servicios como parte de nuestro servicio de transformación 3D PMO, por lo que hemos recopilado algunos consejos y sugerencias para empezar con buen pie.

  • Hazlo visual: las imágenes cuentan historias, así que asegúrate de dedicar tiempo para hacer que tu catálogo de servicios sea visualmente atractivo.
  • Hazlo simple: menos es, a menudo, más y especialmente para los equipos senior; así que identifica el nivel de detalle adecuado
  • Hazlo divertido: evita la jerga y los acrónimos, hazlo interesante y, si es posible, incluye la opción de que las personas interactúen con él.
  • Compártelo. Por favor: no redactes un catálogo de servicios y te loguardes para ti, dale vida y publícalo

Conclusión

Un catálogo de servicios será de poca utilidad si la mentalidad de la PMO no es la de un Proveedor de Servicios.

Asegurar que la percepción desde dentro y fuera de la PMO es que el equipo PMO es un Proveedores de Servicios con Clientes Internos que consumen sus servicios, es clave para  el éxito y evita que el Catálogo de Servicios se convierta en un documento estático.

Una nueva herramienta no cambia la cultura, por lo que puede haber algo de trabajo que deba hacerse para garantizar que el catálogo de servicios aterrice de la manera correcta para todos los clientes internos de PMO.

Entra en la web de FuturePMO para obtener más información sobre los catálogos y servicios de la PMO.

Y finalmente

Durante nuestro curso PMO Practitioner, el material acreditado globalmente por IPMA y APM guía a los asistentes a través de la creación de su propio catálogo de servicios de PMO,  para que  puedan volver a su organización con confianza y poder articular qué es lo que su  PMO ofrece a  sus clientes internos.

Curso PMO Practitioner Acreditado por IPMA y APM

Este curso acreditado internacionalmente por IPAM y APM cubre las complejidades del mundo PMO. Destaca y acerca la mecánica de las PMO exitosas con un plan de estudios que cubre todo, desde el contexto de la PMO hasta la implementación exitosa, y presenta a los asistentes el Marco de competencia y el Modelo de madurez de la PMO de Wellingtone. Está diseñado para cualquier persona que tenga un gran interés en las PMO, los profesionales (nuevos y existentes) que están entregando, gestionando, implementando o transformando una PMO. Permite a los profesionales de PMO desarrollar sus habilidades para crear una PMO única y mejorada, a la vanguardia de su organización.

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By: Emma Arnaz-Pemberton

Emma Arnaz-Pemberton
Consulting Director FAPM, MCMI, MPMI, MIoD PMO-CC, MoR, MSP, PRINCE2
Categories: PMO

Publicado: 20 abril 2023

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