¿Cuántas veces has escuchado la pregunta «qué hace una PMO»? ¿Al menos diez, de verdad? Por suerte, ya que es casi tan popular como el infame «¿qué significa la P en PMO?». La triste realidad es que muchas PMO no están comunicando su valor tan bien como podrían, o pueden estar tratando de hacer tantas cosas al mismo tiempo que es difícil entender qué es lo que están tratando de lograr. Entonces… gritémolos a los cuatro vientos!. Ahí es donde reside el valor de una herramienta como un Catálogo de Servicios de PMO.

¿Qué es un Catálogo de Servicios de PMO?

Es exactamente lo que dice en el envase: si, lo has pillado, un catálogo o, si lo prefieres, un menú de servicios proporcionados por la PMO. En su forma más simple, puede ser una lista simple de servicios para ayudar a los equipos de proyectos y a los tomadores de decisiones. Sin embargo, en su formato más sofisticado, puede cambiar las reglas del juego en la forma en que las personas perciben sus PMO y el valor que aportan. El valor de algo siempre es difícil de evaluar, particularmente cuando la PMO no está contribuyendo directamente a la ejecución del proyecto, sino que es un facilitador. Si bien puede ser cierto que el valor está en el ojo del espectador, declara explícitamente lo que ofreces, incluso si es gratis (!), Puedes establecer una nueva expectativa hacia el trabajo de la PMO y pronto encontrarás personas que quieran saber más sobre los servicios que no sabían que podían obtener de la PMO.

¿Qué incluye el catálogo de servicios de PMO?

El Catálogo de Servicios de PMO se puede crear y compartir utilizando una variedad de herramientas, desde presentaciones de diapositivas hasta plataformas interactivas, pero las más completas tienden a contener lo siguiente:

• Nombre del servicio: un título breve, agradable y sencillo para identificar el servicio.
• Descripción: una breve narrativa de lo que implica el servicio
• Categoría: identifica la categoría con la que se relaciona el servicio dentro de la oferta de PMO
• Usuario objetivo: aclara a quién se destina el servicio
• Desafíos clave: enumera los puntos débiles clave que explican el por qué del servicio.
• Beneficios: una breve explicación de los beneficios del servicio; debe responder a las preguntas «¿qué gano yo?»
• Proceso: aclara cuáles son los pasos asociados en el proceso, desde el momento en que se solicita el servicio hasta que se entrega o mide.
• Especialista: en equipos de PMO más grandes, los roles de especialistas serán los más apropiados para ejecutar el servicio (por ejemplo, especialista en riesgos, comunicaciones, programación, etc.)
• Frecuencia: determina la frecuencia, recomendada o real, para la prestación del servicio.
• SLA: se refiere al compromiso de entregar el servicio dentro de un plazo o nivel de calidad acordado.
• KPI: Identifica los indicadores clave que la PMO va a rastrear para medir el desempeño del servicio.

Figura 1 – Ejemplo de un servicio en un catálogo de servicios (fuente: CEB, A New Approach to PMO Value Delivery)

Además de describir lo que hace la PMO, un catálogo de servicios de PMO se puede utilizar como una herramienta para establecer expectativas y límites al aclarar lo que está dentro y fuera del alcance de la PMO o lo que aún no está disponible pero que está en la hoja de ruta de la PMO. De manera similar, se puede utilizar como un mecanismo de seguimiento del rendimiento, donde la PMO puede asignar fácilmente un estado de RAG a cómo se está desempeñando cada servicio a lo largo del tiempo. Las posibilidades son infinitas cuando la creatividad está en juego.

Pero antes de que vayas corriendo a implementar un artefacto tan poderoso en tu kit de herramientas de PMO, permíteme compartir un par de sugerencias y consejos que pueden ahorrarte algo de tiempo:

• Hazlo visual: las imágenes cuentan historias y valen más que mil palabras, según dice el refrán
• Hazlo simple: menos es, a menudo, más y lo mismo se aplica a lo que está en tu Catálogo de Servicios de PMO
• Hazlo divertido: evita la jerga y los acrónimos, ya hay demasiados; en su lugar, haz que sea divertido para que las personas se animen a interactuar
• Compártelo. Por favor: no te limites a redactar un catálogo de servicios de PMO y marcar una casilla en el «libro de texto de mejores prácticas de PMO», dejándolo en un montón de papeleo. Dale vida y compártelo. Después de todo, el Catálogo no es para ti, sino para otros.

Sin embargo, no te equivoques: un catálogo de servicios no será de utilidad si la mentalidad de la PMO no es la de un proveedor de servicios. Antes que nada, empieza por ahí.

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