¿Qué es Viva Goals?

Microsoft Viva Goals es una solución Microsoft Viva Goals es una solución para establecer y gestionar objetivos que permite a los equipos alinear su trabajo con las prioridades estratégicas de su organización, así los resultados y mejorando el negocio.

Mediante la aplicación de «Objetivos y Resultados Clave» (OKR), Viva Goals permite tanto a los individuos como a las empresas estructurar y supervisar eficazmente sus objetivos. Al involucrar a todas las partes interesadas en la misión global de la empresa y en prioridades principales, Viva Goals favorece un entorno dinámico en el que los empleados se implican en objetivos compartidos, fomentando una cultura de compromiso resuelto y búsqueda colaborativa de logros colectivos.

Microsoft ofrece ahora a los usuarios la posibilidad de integrar datos de Project en Viva Goals. Esto significa que ahora puedes combinar el marco OKR (Objetivos y Resultados Clave) con los principios de gestión de proyectos. Este artículo explora la nueva funcionalidad y proporciona un user case como ejemplo.

En el artículo anterior que escribimos sobre la función de establer Goals en Project for the web, se ofrecía una breve introducción metodológica y se analizaba la definición de metas en PftW. Encontramos útil la nueva funcionalidad, considerándola como un primer paso para iniciar el pensamiento estratégico dentro del contexto del proyecto, sin embargo no está totalmente equipada para gestionar OKRs. Carece de requisitos cruciales como una jerarquía de dos niveles para definir Objetivos y Resultados Clave, así como de funcionalidad de seguimiento y del ciclo de revisión.

Viva Goals, la solución OKR de Microsoft, aborda todas estas preocupaciones. Sin embargo, no era posible definir un plan de acción detallado para la obtención de los Resultados Clave. Los elementos de la iniciativa no proporcionaban suficiente detalle y funcionalidad.

Pero ahora, con la nueva conexión, es posible integrar los datos del proyecto en el conjunto de OKR. Exploremos esto a través de un ejemplo.

Análisis de la Integración de datos de Project en Viva Goals

Lo primero que necesitamos es definir un Objetivo y sus Resultados Clave, por ejemplo:

Definimos este conjunto en Viva Goals. Sin embargo, lograr los resultados necesarios para tener éxito es improbable sin un plan de acción, especialmente si se trata de un OKR de crecimiento. Para resolver esto podemos definir un proyecto en Project for the web que entregará los Resultados Clave como beneficios de su ejecución. Lo llamamos «Summer Plan» e incluye en detalle los pasos y acciones necesarios para lograr los resultados:

También definimos los beneficios de ejecutar el proyecto en el Caso de Negocio y los Objetivos para lograr los Resultados Clave:

Ahora tenemos definido el OKR y un plan de proyecto detallado, pero ambos no están conectados y están definidos en plataformas diferentes. Esto dificulta el seguimiento y la presentación de informes. Sin embargo, ahora esto esta resuelto.

Queremos anidar la Iniciativa (Proyecto) y sus tareas más importantes bajo un Resultado Clave. Para habilitar esto, necesitamos configurarlo en la configuración de administración de Viva Goals:

Ahora, para asignar las Tareas que contribuyen a cada Resultado Clave, las distribuimos en «buckets» según aporten en cada resultado clave en el Tablero del Proyecto. Esto nos permite seleccionarlas durante el proceso de integración.

Con el Proyecto y los OKRs listos, podemos importar las Tareas que queremos monitorizar para la obtención de los Resultados Clave. Agregamos un elemento secundario debajo del Resultado Clave, añadiendo la Iniciativa:

Esto abre el Cuadro de Diálogo de Nueva Iniciativa, donde lo llamamos «Article Milestones-Summer Plan.». Hacemos clic en «add task» para desglosar la Iniciativa y seleccionar «Automatically from data source» y elegimos la opción «Project for the web»:

Esto abre el diálogo de importación, donde elegimos el proyecto y las tareas que queremos integrar bajo el Resultado Clave. Seleccionamos el entorno correcto, el proyecto y el «bucket» definido previamente, y luego hacemos clic en «Next»:

Nos devuelve al cuadro de diálogo “New Initiative”, mostrando la configuración seleccionada.Si todo es correcto, lo guardamos y completamos el proceso:

Finalmente, podemos ver cómo el Resultado Clave tiene la Iniciativa anidada con tareas actualizadas automáticamente desde Project for the web:

Si hacemos clic en la Iniciativa, podemos ver el progreso de acuerdo con el estado del Plan de Proyecto:

Implicaciones para tu PMO

Los equipos de la PMO a menudo se encuentran recopilando y uniendo datos, realizando mucho trabajo manual para identificar la información y las ideas valiosas que los equipos de proyectos y dirección necesitan para tomar decisiones informadas.

Así como con la llegada de las herramientas de PPM, esta evolución continúa trayendo automatización al mundo de la PMO y, aunque a veces también pueda traer consigo confusión sobre quién debe hacer qué con esta información.

Algunos consejos claros para que tu PMO comience a aprovechar estos nuevos conjuntos de herramientas:

  1. Acepta que es probable que tus Clientes internos de la PMO quieran implementar estas novedades, ya que les hacen la vida más fácil.
  2. Dedica tiempo a aprender y a comprenderlo e identifica cómo puede ayudar a tu equipo.
  3. Observa e identifica que oportunidades hay para que esta herramienta pueda ayudarte en tu ritmo diario y mensual.
  4. Actualiza tus procedimientos para reflejar el uso de las nuevas herramientas, revisa tus informes de estado para ver si estás duplicando información y recuerda que cuando implementas algo nuevo, a veces es suficiente con lo necesario.

Conclusiones

Ahora podemos integrar los datos del Proyecto y detalles de tareas en nuestro conjunto de OKR con el nuevo conector de Project for the web en Viva Goals. Esto permite disponer de actualizaciones automáticas de los OKR según el estado del proyecto, eliminando ala necesidad de actualizaciones manuales y facilitando el centrarnos en las prioridades del negocio.

Viva Goals se convierte así en la única fuente de verdad para el seguimiento del progreso de los OKR y los proyectos estratégicos alineados con ellos. Esto significa que podemos fusionar la capa estratégica de los OKR con la capa táctica de la gestión de proyectos, fusionando lo mejor de ambos mundos.

Para  más detalles, puedes visitar Task history, goal-setting and more in Microsoft Project.

Si deseas obtener más información sobre OKRs, herramientas PPM, o discutir cómo Wellingtone puede ayudar a mejorar tu capacidad PPM, no lo dudes y ponte en contacto con nosotros.

En este artículo

Regístrate en la Newsletter

By: Francisco Torrejón

Francisco Torrejón

Publicado: 31 agosto 2023

Regístrate en Nuestros Eventos