Dependiendo de con quién hablemos nos dará una definición diferente sobre qué es una PMO, pero para hacerte la vida más fácil, he recogido las definiciones de los 3 organismos internacionales más reconocidos, como son PMI, IPMA y la APM y además, te dejo la definición que Wellingtone da a la PMO basado en más de 20 años de experiencia como consultores especializados en PMOs.

PMI

Proporciona procesos habilitadores para respaldar continuamente la gestión del trabajo de proyectos, programas o portfolios en toda la organización.

IPMA

Un integrado permanentemente en el negocio del proyecto de la organización . Como propietario del proceso, es responsable de la totalidad de los procesos que se muestran aquí. Es un Centro de Competencia, que desarrolla aún más la gestión de proyectos en la organización.

APM

Una estructura organizacional que brinda apoyo a proyectos, programas y / o portfolios.

Wellingtone

La PMO es un socio comercial adaptado a los objetivos de la organización que permite el gobierno del cambio organizacional, brindando servicios y apoyo a la comunidad del cambio.

En resumen, podríamos responder a la pregunta qué es la PMO diciendo que la PMO es una entidad que se establece con el propósito de centralizar y estandarizar las prácticas de gestión de proyectos dentro de una organización. La función principal de la PMO es promover la excelencia en la gestión de proyectos al proporcionar directrices, procesos, herramientas y apoyo a los equipos de proyecto. Las PMOs pueden variar en alcance y tamaño, desde ser unidades pequeñas que brindan apoyo a proyectos individuales hasta organizaciones de gran envergadura que supervisan carteras de proyectos completas.

¿Para qué sirve una PMO?

Las PMOs desempeñan varias funciones clave dentro de una organización:

  • Estandarización: Establecen estándares y metodologías de gestión de proyectos que aseguran la coherencia y la calidad en la ejecución de proyectos.
  • Gestión de recursos: Facilitan la asignación eficiente de recursos, como personal, presupuesto y tecnología, a proyectos en función de las prioridades estratégicas de la organización.
  • Supervisión y control: Realizan seguimiento y control de proyectos para garantizar que se adhieran a plazos, presupuestos y alcance definidos.
  • Gestión de riesgos: Identifican, evalúan y mitigan los riesgos asociados a proyectos, lo que ayuda a prevenir problemas y a tomar decisiones informadas.
  • Comunicación: Facilitan la comunicación efectiva entre los equipos de proyectos, la alta dirección y otros interesados, lo que mejora la visibilidad y la transparencia.
  • Aprendizaje y mejora continua: Fomentan una cultura de aprendizaje y mejora continua al recopilar datos y métricas de proyectos para identificar áreas de oportunidad y buenas prácticas.

¿Por qué las organizaciones necesitan una PMO?

Las organizaciones requieren una PMO por varias razones:

  • Mejora de la eficiencia: Las PMOs permiten a las organizaciones realizar un mejor uso de sus recursos al evitar la duplicación de esfuerzos y alinear proyectos con los objetivos estratégicos.
  • Reducción de riesgos: Ayudan a mitigar riesgos y problemas en los proyectos al proporcionar una estructura de supervisión y control.
  • Mayor visibilidad: Aportan una visión integral de todos los proyectos en curso, lo que permite a la alta dirección tomar decisiones informadas basadas en datos.
  • Incremento de la calidad: Establecen estándares que mejoran la calidad de la ejecución de proyectos y, en última instancia, la satisfacción del cliente.
  • Agilidad empresarial: Facilitan la adaptación a cambios en el entorno empresarial al garantizar que los proyectos estén alineados con los objetivos estratégicos.

La importancia de profesionales certificados en PMO

Contar con profesionales certificados en PMO es fundamental para el éxito de esta unidad dentro de la organización. Los certificados en PMO, como el PMO Practitioner demuestran que los individuos poseen un conocimiento profundo de las mejores prácticas en gestión de proyectos y programas. Algunas razones por las que la certificación es importante incluyen:

  • Credibilidad: Los profesionales certificados en PMO tienen credibilidad y demuestran su compromiso con la excelencia en la gestión de proyectos.
  • Conocimiento actualizado: La certificación requiere un aprendizaje continuo, lo que garantiza que los profesionales estén al tanto de las últimas tendencias y mejores prácticas en el campo.
  • Mejora de la toma de decisiones: Los profesionales certificados pueden tomar decisiones más informadas y estratégicas, lo que es esencial para la gestión efectiva de proyectos y programas.
  • Aportación de valor: Los conocimientos y habilidades de los profesionales certificados en PMO permiten aportar un valor significativo a la organización, mejorando la gestión de proyectos y la consecución de objetivos estratégicos.

En resumen, una PMO desempeña un papel crucial en la gestión de proyectos dentro de una organización al estandarizar, supervisar y mejorar las prácticas de gestión. La inversión en profesionales certificados en PMO es esencial para maximizar el valor que una PMO puede aportar a la organización y garantizar el éxito de sus proyectos y programas.

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By: Elena Lara

Elena Lara
Marketing Manager @ Wellingtone | B2B Marketing | Content Marketing | Marketing Project Management | APM and IPMA Accredited, PMO Practitioner | APM Accredited, Change Management Practitioner
Categories: Consultoría, PMO

Published: 24 octubre 2023

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