¿Qué es la Línea de Base del Proyecto y por qué nos preocupamos por ellas?

Líneas de base, líneas de base… es uno de esos términos que muchas personas sienten que dominan, pero es posible que no sepan exactamente qué es o por qué es importante; y para algunos de nosotros la forma en que lo usamos en el «lenguaje común» es diferente de cómo lo utilizamos en el contexto de un proyecto.  Tal vez estés pensando que la línea base es nuestro punto de partida, o nuestro punto de comparación, tal vez estés pensando que es algo que escucharás en una discoteca en Ibiza (una pista: este artículo no implicará ir de fiesta) tal vez no tengas ni idea en absoluto. No te preocupes: este artículo aclarará qué es la línea de base del proyecto y por qué es importante.

¿Qué es la Línea de Base del proyecto?

La Association for Project Management (APM) lo define como:

«Los niveles de referencia con respecto a los cuales se supervisa y controla un proyecto, programa o portafolio».

¿Qué significa eso? En los términos más simples posibles: la línea de base es la versión del plan del proyecto que se ha firmado, y que usaremos para comparar el progreso a medida que se implementa el proyecto.

Por lo tanto, la línea de base no es una entidad separada, o una cosa adicional que encuentras, creas o compras, está allí todo el tiempo, la clave es que debe reconocerse formalmente. Es el reconocimiento formal lo que lo hace existir.

¿Qué es la línea de base de «Implementación»?

Éste es un término que es más probable que te hayas encontrado si tu organización está alineada con la APM, o tal vez te estás preparando para un examen de certificación de gestión de proyectos como el PMQ de APM.

La APM lo define como:

«Los niveles de referencia creados como resultado de la planificación integrada y el desarrollo del plan de gestión del proyecto».

En un proyecto hay varias cosas que se pueden establecer: puedes tener una línea de base separada para el cronograma (es decir, la versión del cronograma que se ha firmado), una línea base de presupuesto, un alcance o línea de base de requisitos, etc.

Algunas organizaciones utilizan el término línea de base de implementación  y esto simplemente se refiere al plan general de gestión del proyecto (por lo tanto, todos los planes, incluido el cronograma, el presupuesto, el alcance, el riesgo, las adquisiciones, etc.) combinados.

Ok, entonces, ¿por qué debería tener una línea de base para mi proyecto?

Hay varias razones por las que una línea de base es importante y valiosa:

1. La Línea Base fomenta el compromiso y la rendición de cuentas

Podrías pensar en la línea de base como una promesa de lo que entregarás el proyecto, cómo y cuándo. Efectivamente, obtener la aprobación de un plan es lo mismo que el gerente del proyecto que dice «Prometo que entregaré el alcance definido, de acuerdo con este cronograma / cronograma y utilizando este presupuesto» y el cuerpo de aprobación está diciendo efectivamente «Yo /nosotros prometemos que si el proyecto se alinea con este plan, le otorgaré el tiempo y los recursos solicitados y aprobaré el resultado una vez que se haya realizado».   La línea de base es una  versión formalizada de esta promesa, por lo que fomenta el compromiso y la rendición de cuentas.  El gerente de proyecto debe asegurarse de que presenta un plan que se puede basar y que se mantendrá al margen y se comprometerá a cumplir. El organismo de aprobación debe considerar el plan cuidadosamente y comprometerse con su papel para garantizar el éxito del proyecto.

2. La Línea Base protege el proyecto de cambios incontrolados

Continuar pensando en la línea de base como una promesa: una vez que tanto el gerente del proyecto como el organismo de aprobación han hecho la promesa sobre lo que el proyecto debe hacer y entregar, cómo y cuándo, y hay un proceso formalizado sobre cómo se puede cambiar la promesa, el proyecto está mejor protegido del cambio incontrolado.

La línea de base da visibilidad a lo que se ha acordado para el proyecto y, por lo tanto, ofrece algo muy tangible para comparar cuando se plantean posibles cambios.  Esto puede empoderar al gerente de proyecto y darle una forma de decir «Gracias por sugerir este cambio, comprobémoslo con las líneas de base y luego decidamos cómo actuar en consecuencia» en lugar de comprometernos con el cambio de inmediato.

3. La Línea deBase soporta la planificación y el control a nivel de portafolio

Si una organización estableció la práctica de baselining en el portfolio y cada plan de proyecto es lo suficientemente detallado como para poder establecer una línea base , esto crea un muy buen punto de partida para que la organización pueda ver y controlar los plazos en toda la cartera, y esto a su vez permite una mejor planificación futura y gestión de recursos.

4. La Línea de Base da sentido a los informes de situación

Probablemente hayas visto informes o noticias que mencionan una estadística u otro «estamos a mitad de camino» o «el 50% del trabajo se ha completado», etc. El comportamiento de la persona que informa a menudo indicará si piensa que la estadística es buena o mala, pero no tenemos nada objetivo con lo que comparar.  A menos que ¡tengamos una línea de base!

La línea de base nos dirá qué deberías haber logrado y cuándo. Hace posible mirar un plan de referencia y decir «para esta fecha debería haber logrado X, o debería haber terminado el 25%, etc.».

Por lo tanto, la línea de base da sentido a afirmaciones como «Estoy al 25% » porque nos dirá si deberíamos estar al 25% en este momento, o si deberíamos estar al 20%, 30%, etc.

¿Una vez establecida la línea de base, permanece igual durante todo el proyecto?

Vamos a ceñirnos a pensar en la línea base como una promesa. Supongamos que prometiste a tu amigo que irías a su casa a las 12 para ayudarle con algún trabajo importante. 12 en punto es tu línea de base.  A las 9 de la mañana el fregadero de tu cocina tiene una fuga y tienes que llamar a un fontanero, esperar a que aparezca, etc. No hay forma de que puedas llegar a la casa de tu amigo a  las 12 en punto.

¿Qué haces?

Algunas personas pueden simplemente dejarlo estar, pensando «Llegaré cuando llegue» y no decirle nada a su amigo. Esto tiene los efectos secundarios de que no estás manejando las expectativas de tu amigo y, por lo tanto,  no permites que tu amigo haga otros planes (¿tal vez haya otro amigo que pueda ayudar?) o mover las cosas (¿quizás tu amigo podría hacer otra cosa a las 12 mientras espera a que llegues?) .

Lo más razonable es, por lo tanto, hacerle saber a tu amigo que llegarás tarde y actualizar tu promesa. «Algo sucedió que está fuera de mi control, me ha retrasado 2 horas, así que estaré en tu casa a las 2 pm». Por lo tanto, las 2 p.m. se convierten en la nueva línea de base.

En un proyecto tenemos que hacer lo mismo. Sucederán cosas que están fuera de nuestro control que podrían hacer que sea imposible cumplir con las líneas  de base originales. Si ignoramos que suceden algunas cosas:

• Sobre el papel, todavía estamos comprometidos a cumplir con la línea de base anterior o para todos los efectos, el resto de la organización y las partes interesadas creen que aún cumpliremos con lo prometido.
• Nuestros informes de estado (que deben informar el progreso con respecto a las líneas de base) mostrarán que estamos atrasados / por encima del presupuesto cada mes y, por lo tanto, el valor de los informes se diluirá con el tiempo.
• La organización no es capaz de hacer planes realistas fuera del proyecto. Por ejemplo: alinear recursos para recibir el resultado al final del proyecto, o volver a desplegar a los miembros del equipo en otros proyectos, o invertir en otras iniciativas.

Por lo tanto, tiene que  haber una práctica de línea de base en primer lugar, y luego tiene que haber un proceso sólido para redefinir la línea de base (re-baselining,), es decir,  cómo se revisa y actualiza la línea base para reflejar las condiciones cambiantes del proyecto.

Por supuesto;  al igual que con cualquier otro tipo de promesa, si necesita cambiar la línea de base, es importante que no lo hagas de manera voluntaria. Es posible (y necesario) volver a la línea de base, pero debe hacerse a través de un proceso formal con el nivel correcto de toma de decisiones: ¡aquí es donde entra en juego tu gestión del cambio!

¿Desea obtener más información sobre las líneas de base? ¿Por qué no consultar nuestros recursos sobre cómo administrar líneas base en Project Online y Project for the Web?