¿Qué es la gestión del cambio?

La gestión del cambio se utiliza para hacer que el cambio suceda. Se puede utilizar para cambiar personas, equipos u organizaciones.

La gestión del cambio consiste en llevar a una persona o personas del estado actual (cómo trabajamos ahora, etc.) al estado futuro (la nueva forma de trabajar).

¿Por qué es importante la gestión del cambio?

La gestión del cambio no solo es importante, sino que es crucial. Esta es la razón:

Los proyectos crean productos (cosas). Los resultados en sí mismos no tienen valor, lo que los hace valiosos es lo que la gente hace con ellos día a día. Por ejemplo: si tu proyecto es crear un nuevo proceso, puedes hacer un trabajo fantástico desarrollando el nuevo proceso y toda la orientación, etc., a tiempo, dentro del presupuesto y exactamente según las especificaciones y todo será en vano si ese proceso no se convierte en lo que la gente usa para completar su trabajo, resolver problemas, etc.  Con el fin de obtener valor de haber hecho un proyecto, el resultado tiene que ser puesto de nuevo en el Business as Usual y ser adoptado por la gente en el Business as Usual, o de hecho, el resultado tiene que convertirse en el nuevo Business as Usual. Es común referirse a esto como lograr un resultado.

Los resultados solo se pueden lograr a través del cambio. Cuanto mejor se gestione el cambio, más probable será que se adopte el resultado. Si no hacemos gestión del cambio, aumenta la probabilidad de que hagamos muchos proyectos (y potencialmente entreguemos esos proyectos bastante bien), pero la organización no ve ningún valor.

Es importante tener en cuenta que, al igual que los proyectos pueden ser de diferente tamaño, magnitud y complejidad, también lo puede ser la gestión del cambio. En algunas situaciones, solo es necesaria una gestión mínima del cambio, en otras (especialmente cuando se requiere un cambio de personas, comportamiento y cultura) se requerirá un esfuerzo significativo de gestión del cambio.

¿Por qué es difícil la gestión del cambio?

Aunque no existe una estadística formal, comúnmente se dice que hasta el 70% de las iniciativas de cambio fracasan (PROSCI, 2001). Hay numerosas razones para esto, que incluyen;

  • A la gestión del cambio a menudo no se le da suficiente prioridad, financiación o tiempo. Parece que en muchas organizaciones hay una idea subyacente de que el cambio ocurrirá automáticamente una vez que se complete el proyecto, lo que muy a menudo no es el caso.
  • Para que el cambio ocurra, las personas tienen que cambiar sus comportamientos. Sin embargo, los seres humanos están programados para resistirse al cambio porque trae consigo incertidumbre y pecepción de peligro.

Hay varias teorías bien establecidas que explican por qué las personas se resisten al cambio, una muy destacada es Puentes de transición de William Bridges. En su teoría, Bridges hace una diferencia entre cambio y transición. Explicó que el cambio son las actividades que hacemos para pasar del estado actual al futuro, las cosas que podemos planificar y hacer. La transición, por otro lado, son los procesos psicológicos internos por los que pasa una persona para abrazar el estado futuro. Estos no se pueden planificar ni gestionar y pueden ser muy individuales. Muy importante, Bridges señaló que para abrazar plenamente lo nuevo, un individuo primero debe dejar ir lo corriente, y aquí es donde radica el desafío, porque al dejar ir lo actual, dejamos ir lo conocido, familiar y seguro.

La idea de que el cambio implica dejar ir también es prominente en otra teoría muy bien establecida que es la Curva de Cambio de Kubler-Ross. En ella aprendemos que cuando se pasa por la transición (como según Bridges, muestra) un individuo pasa por una serie de etapas que son idénticas a las etapas por las que pasaría una persona cuando se enfrenta al duelo.

Lo que aprendemos de estas teorías es, por lo tanto, que el cambio es un trabajo duro e implica una percepción de exposición tanto al peligro como a la pérdida. Por lo tanto, para implementar el cambio con éxito, es necesario que el líder del cambio pueda gestionar estas percepciones y reducir la amenaza y la pérdida (percibida o real).

¿Qué papel debe desempeñar una PMO en la gestión del cambio?

Es ampliamente reconocido dentro de nuestra industria que cada PMO es diferente. La visión de en qué se basa cada PMO, qué servicios son valiosos para la organización y cómo se implementan será única para la cultura y el estado de la organización que la PMO está apoyando.

El único papel universal que las PMO pueden desempeñar en la gestión del cambio es defender continuamente la gestión del cambio como disciplina y seguir recordando a los responsables de la toma de decisiones la importancia de mirar más allá de los proyectos y la entrega de resultados, además de pensar, planificar y dotar de los recursos al trabajo que se ha de llevar a cabo para lograr y mantener el cambio.

Los  Principios de PMO de Wellingtone nos ayudan a enfocar la mentalidad de PMO de esta manera, fomentando la unión de los clientes de PMO, la creación de un espacio seguro y la construcción de relaciones efectivas y de confianza, que pueden ayudar a desarrollar las competencias de cambio.

¿Qué puedes hacer para que tu PMO se centre en el cambio?

  1. Piensa más allá del proyecto

Lo primero que debes hacer es elevar tu perspectiva. No te centres solo en si los proyectos están a tiempo, dentro del presupuesto y el alcance de la entrega. Piensa también en el siguiente paso: ¿qué debemos hacer para garantizar que el resultado se convierta en Business as Usual?

Por ejemplo:

  • Asegurar que, como parte de la práctica estándar, los proyectos produzcan planes de gestión del cambio
  • Facilitar talleres formales de cierre de proyectos para anunciar el traspaso del proyecto al cambio
  • Realizar un seguimiento del progreso no solo en la ejecución del proyecto, sino también en el logro de los resultados
  • Asegúrarse de que la PMO fomente una conversación sobre el impacto: no todo el impacto se escribirá en los casos de negocios o beneficios.
  1. Establece un marco de gestión de beneficios para tu organización centrado en los aspectos cualitativos y también cuantitativos que son más difíciles de medir. Encuentra una manera de medirlos y el impacto.
  2. Educa a los líderes

«La mayor contribución a la gestión del cambio es el ‘patrocinio ejecutivo activo y visible’ y el mayor obstáculo es ‘el patrocinio ineficaz de la gestión del cambio por parte de los líderes sénior’. (PROSCI 2012)

Cuando se habla de la experiencia en  el curso Wellingtone Sponsoring Successful Projects, un tema recurrente es el de las suposiciones. No asumas que los Patrocinadores existentes comprenden completamente su función. Es muy común que nunca se les hayan aclarado las expectativas de Patrocinio.

  1. Educar a los equipos de cambio

Invertir en formación para las personas que planifican y lideran el cambio. Es muy posible que se trate de los equipos de entrega de proyectos, pero no asumas que solo porque son excelentes en la gestión de proyectos también serán buenos en la gestión del cambio: ¡las disciplinas están relacionadas pero no son las mismas!

En particular, asegúrate de que las personas que lideran el cambio entiendan la psicología humana del cambio para que puedan anticiparse y lidiar con la resistencia de manera efectiva.

  1. No asumas el papel de campeón del cambio

Será tentador para los miembros de la PMO asumir el papel de Campeón del Cambio, pero esto puede ser una mala idea.

Un campeón del cambio es uno de los primeros en adoptar el estado futuro, alguien que puede ser vocal y estar a la vanguardia en la exhibición de los nuevos comportamientos.

Ahora, queremos que los miembros de la PMO apoyen el cambio de rumbo y promuevan el cambio deseado siempre que sea posible, pero los campeones efectivos son aquellos que son pares de las personas afectadas por el cambio. Si los miembros de la PMO son los campeones, es posible que la gente sienta que el cambio les está siendo hecho por personas de fuera. Esto podría alienar el cambio y, lo que es peor, ¡también podría alienarte a ti!

  1. ¡Cuidado con tu posición en la curva de cambio!

Más arriba mencioné la curva de cambio de Kubler-Ross, que es un modelo que muestra las etapas psicológicas por las que pasará una persona antes de aceptar completamente un cambio.

Diferentes individuos pasarán por la curva a diferente ritmo. Por lo general, una persona que patrocina, planifica o lidera un cambio de alguna manera está bastante adelantada en la curva. Para comenzar a planificar un cambio, se requiere cierto nivel de aceptación.

Si tu PMO forma parte del marco de toma de decisiones sobre qué cambio implementar, es muy probable que ya hayas aceptado el cambio hasta cierto punto, si no completamente. Cuidado: ¡no todo el mundo estará donde tú estás! No asumas que solo porque has aceptado el cambio, otros también lo han hecho. Y no pienses que solo porque percibes que alguien es lento en su viaje a través de la curva lo hace tonto o difícil; ¡Aceptar el cambio es algo difícil de hacer porque nuestros cerebros están programados para resistirlo!

  1. Haz menos, pero hazlo bien

La gestión del cambio requiere tiempo y esfuerzo. La mayoría de nosotros ya estamos empujados al límite de lo que podemos hacer con la capacidad y los fondos a nuestra disposición. No tendrás éxito en la gestión del cambio si intentas agregarlo a tu carga  que ya es pesada. En cambio, lo que debes tratar de hacer es priorizar los proyectos que tienen los mayores beneficios y concentrarte en hacer bien la entrega del proyecto y la gestión del cambio para que se logren esos beneficios.

Existe el riesgo de que si intentas hacer demasiados cambios a la vez o en un corto período de tiempo, las personas experimenten lo que a menudo se llama «fatiga del cambio», donde se quedan sin interés, energía o «vapor» para participar o implementar otro cambio. Por lo tanto, es importante limitar la cantidad de cambio a lo que es realmente valioso y necesario.

Muchas organizaciones se beneficiarán de una mejor comprensión del esfuerzo de cambio asociado con cada proyecto para que puedan tomar decisiones mejor informadas sobre lo que es factible, y la mayoría se beneficiará de mejorar en detener o suspender proyectos de menor prioridad o aquellos en los que el esfuerzo de cambio es simplemente demasiado para la capacidad de la organización.

¿Hay formación en gestión del cambio?

Sí, hay bastantes opciones disponibles. Busca un curso de gestión del cambio que te lleve a través de algunas teorías clave sobre el cambio y cómo las personas responden y atraviesan el cambio, así como marcos prácticos y fáciles que puedes adaptar para adaptarse a tu cambio. Es necesario comprender las teorías subyacentes para tomar buenas decisiones sobre cómo hacer la gestión del cambio en su organización.

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By: Karin Maule

Karin Maule

Publicado: 24 enero 2024

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