La transformación digital acelerada de 2020 supuso que la mayoría de las organizaciones revisaran su modelo operativo para continuar apoyando eficazmente a sus clientes. La PMO no es diferente a la organización en general y ha tenido que considerar las necesidades de sus propios Clientes para continuar apoyando a la comunidad de Gestión de Proyectos y Portafolio (PPM). En este artículo, analizaré más a fondo la digitalización de la PMO y lo que las organizaciones deben tener en cuenta para mejorar su oferta de servicios.

Muchas organizaciones han dedicado tiempo a digitalizar sus servicios durante el último año, como lo demuestran algunas investigaciones realizadas por McKinsey.

McKinsey Research - Organisations Digitalising their Services

La importancia de la Comunidad

En este momento, la mayoría de los profesionales de PPM trabajan desde casa, separados físicamente de sus colegas y miembros del equipo. El resultado es que la mayoría está conectada digitalmente durante todo el día: las charlas de pasillo y de la máquina de café,  se han perdido en el camino.

Un efecto secundario de esta conectividad adicional es la falta de interacción humana. Muchos equipos han programado eventos online no laborales, pero ha habido sacrificios en el camino. Cabe destacar la capacidad de asegurar proyectos y programas, así como el desarrollo continuo de habilidades individuales.

Durante el curso de Wellingtone PMO Practitioner acreditado internacionalmente por IPMA y APM, discutimos la construcción de comunidades e identificamos los factores clave que permiten que las comunidades prosperen. Utilizando la investigación de Wenger-Trayner en Introducción a las comunidades de práctica, sabemos que las comunidades deben tener:

  • Un dominio (o un área de interés) porque esto ayuda a definir el porqué de la comunidad.
  • La práctica representada por profesionales que están trabajando o aprendiendo dentro de esa área de interés.
  • Actividades conjuntas que permiten a la comunidad reunirse y aprender colectivamente sobre el área de interés.

Cómo Digitalizar la Comunidad PMO

Una buena forma de comenzar el viaje hacia la digitalización es agrupar las actividades en diferentes tipos:

  • Aprendizaje: actividades básicas de PPM que apoyan la difusión de los principios de Gestión de Proyectos elegidos y sus procesos asociados
  • Aprendizaje: Formación en habilidades complementarias que respalda la metodología elegida para optimizar el éxito del proyecto.
  • Apoyar eventos informales y sesiones grupales para ofrecer apoyo práctico pertinente al proyecto o programa individual
  • Actividades sociales diseñadas para que compañeros y colegas se conecten

Al separar los tipos de actividades, los equipos de PMO pueden diseñar una estrategia de comunicación y desarrollo personal que ayudará a los miembros de su comunidad a aprender, compartir y crecer.

Eventos de la Comunidad PMO

La clave para digitalizar los eventos de la comunidad PMO es considerar la forma en que se transmite el mensaje y seleccionar el mejor vehículo posible para cada uno. Por ejemplo;

Tipo de Evento Formato Consideraciones
Aprendizaje – Core PPM Remote-Live
  • Hablar siguiendo las diapositivas no es suficiente, garantizar que se atiendan los diferentes estilos de aprendizaje es clave para garantizar el compromiso.
  • Deben incorporarse ejercicios para proporcionar cierta colaboración y discusión entre compañeros.
  • Los tiempos deben mantenerse en un máximo de 4 horas por sesión para evitar la pérdida de concentración de los asistentes.
Aprendizaje – Habilidades Completentarias Webinar
  • Los flashes de información pueden ser un gran recurso para que los miembros de la comunidad lo utilicen cuando lo necesiten.
  • Identifica temas que refuercen los puntos débiles o áreas que ayuden a llevar la disciplina de la gestión de proyectos al siguiente nivel.
  • Incluye foros y la posibilidad de que los compañeros se conecten después del evento.
Apoyo Reunión Virtual o Foro
  • Desarrolla un espacio regular para que los miembros de la comunidad acudan a recibir apoyo y ayuda con los aspectos clave de su proyecto.
Social Reunión Virtual
  • La creación de redes de networking es clave entre compañeros y proporcionar espacio para los temas a debatir.
  • Considera utilizar estos foros para discutir e identificar lecciones como parte de las actividades de gestión del conocimiento.

Elegir formación para la PMO y PPM

No todas las actividades de formación de la Comunidad PMO y PPM son impartidas por la PMO. Algunas actividades requieren conocimientos especializados y es aquí donde se debe considerar el apoyo externo.

Al elegir la formación y los talleres virtuales para una comunidad, es importante revisar las ofertas potenciales en función de su capacidad para atender a sus miembros como lo haría la propia PMO.

  • La calidad de la formación proporcionada debe comprobarse antes de la entrega. ¿El contenido de la formación y los talleres se acreditan de forma independiente o se crean utilizando una comunidad? Estas comprobaciones pueden evitar la formación basada en opiniones más que en la experiencia.
  • Hay formatos disponibles para la formación o el taller. Utilizar el formato adecuado para el evento es fundamental para conseguir una experiencia positiva de los asistentes.
  • Existen herramientas de participación para desarrollar oportunidades y fomentar la actividad durante y después de los eventos, así que asegúrate de que tu proveedor utilice una variedad de métodos para la interactividad.
  • El soporte continuo está fuera del alcance de muchos proveedores de servicios de formación y facilitación. Sin embargo, saber si existe una oportunidad de apoyo continuo puede ayudar realmente a proporcionar una base estable para el aprendizaje.

¿Pueden las organizaciones externas apoyar la digitalización de la PMO?

¡Sí puede! En Wellingtone, a menudo ayudamos a las organizaciones a definir su plan de comunicaciones y estrategia de desarrollo de PMO y PPM.

Wellingtone ofrece citas en la Clínica Dr. PMO a todos los miembros de la comunidad para garantizar que tengan un espacio seguro en el que pedir ayuda y consejo.

Invitamos a este grupo de personas a apoyar el desarrollo de nuevos cursos o contenido, asegurando que incluso las oportunidades de aprendizaje no acreditadas no se basen únicamente en la opinión de unos pocos; sino que se basa en la experiencia y los conocimientos.

Wellingtone eLearning Academy ahora también está disponible para que las personas o los equipos reciban cursos online y en vivo a distancia, lo que permite a los equipos de PPM aprender, compartir y desarrollar habilidades juntos para entregar proyectos exitosos para su organización utilizando el método que prefieran.

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By: Emma Arnaz-Pemberton

Emma Arnaz-Pemberton
Consulting Director FAPM, MCMI, MPMI, MIoD PMO-CC, MoR, MSP, PRINCE2

Publicado: 3 febrero 2021

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