Kanban es la palabra japonesa para «señal visual» y se puede definir como «una forma de mejorar el flujo y provocar la mejora del sistema a través de la visualización y el control del trabajo en curso» (del manual de Prince2 Agile, Axelos 2018). Una explicación alternativa sobre qué es Kanban sería que es una herramienta de gestión de proyectos ágil diseñada para ayudar a visualizar elementos de trabajo, limitar el trabajo en curso y maximizar la eficiencia (conocida como Flow). Esencialmente Kanban es un sistema de gestión visual que restringe el número de elementos de trabajo en circulación, creando lo que se conoce como un «sistema de extracción».

Kanban es bastante común en el vocabulario de oficina, especialmente en el mundo de la gestión de proyectos. Es posible que ya estés familiarizado con el concepto o que hayas escuchado las frases típicas pero no estés seguro de su significado. Sin que lo sepas, es posible que ya estés usando Kanban. De cualquier manera, Kanban es una excelente manera de mejorar la colaboración dentro de los equipos y visualizar el trabajo en progreso, generar flujo a corto plazo y un cambio organizacional positivo continuo potencialmente duradero.

¿Qué es Kanban?

El término se originó en la fabricación ajustada (Lean manufacturing). A fines de la década de los 40, Taiichi Ohno utilizó un sistema de tarjetas de señales para el sistema de producción de Toyota. El trabajo de David Anderson también ayudó a definir Kanban y llevar el concepto al mundo del software y los servicios.

El método se compone de seis prácticas básicas:

  1. Visualiza: haz que el trabajo sea visible para que los equipos puedan rastrear fácilmente el progreso y monitorear cualquier cuello de botella.
  2. Limita el trabajo en progreso: si crees que esto ralentizaría el progreso, ¡estás equivocado! Limitar la cantidad de trabajo que está en progreso minimiza la cantidad de cambios de tareas que tienen lugar y reduce la presión. Este principio refuerza el sistema «pull», permitiendo que el trabajo fluya en lugar de estar programado para un tiempo determinado.
  3. Gestionar el flujo: el objetivo aquí es maximizar la productividad y minimizar los retrasos. El equipo debe buscar continuamente «eliminar los desechos» lo más rápido posible.
  4. Hacer las políticas explícitas: las formas de trabajo deben definirse claramente y acordarse de manera colaborativa dentro del equipo, lo que aquí se denomina “reglas del equipo”.
  5. Implementar ciclos de retroalimentación: el equipo debe buscar constantemente acortar el ciclo de retroalimentación del cliente para que el trabajo más valioso esté en el sistema Kanban para ofrecer el mayor valor. Los ejemplos de sesiones de retroalimentación incluyen la reunión de pie, la revisión de la prestación de servicios, la revisión de operaciones y la revisión de riesgos.
  6. Mejorar colaborativamente, evolucionar experimentalmente: la mejora debe ser un ejercicio colaborativo. Es responsabilidad de todo el equipo garantizar que los procesos se consideren cuidadosamente y se mejoren continuamente (un concepto de Kaizen).

El primer principio de Kanban es «Empieza con lo que haces ahora». No debe verse como un enfoque alternativo a una metodología de gestión de proyectos, sino como una forma de aumentar la agilidad mediante mejoras en la toma de decisiones, acortando el tiempo necesario para completar un elemento de trabajo y acortando el ciclo de retroalimentación.

¿Qué es un tablero Kanban?

Anderson estableció que los tableros Kanban tienen cinco componentes:

  1. Señales visuales como pegatinas, tickets, post-it adhesivos: para los equipos ágiles, esto podría contener una historia de usuario.
  2. Columnas para categorizar los letreros visuales: las columnas estándar incluyen Backlog, En progreso, Bloqueado, Completado… o pueden ser mucho más complejas dependiendo del entorno y / o proyecto en el que estés trabajando.
  3. Límites de trabajo en curso: el número máximo de tarjetas por columna.
  4. Un punto de compromiso: donde una entidad pasa de una idea a un producto o característica.
  5. Un punto de entrega: el final del flujo de trabajo de Kanban, mediante el cual el producto se entrega al cliente.

¿Tableros Kanban físicos o en línea?

Puedes crear un tablero Kanban usando una pizarra (ver la imagen de la izquierda) y usando Post-It-Notes para crear los carteles visuales. Esto hace que sea mucho más fácil mover elementos de una columna a la siguiente. Funciona bien cuando los equipos están ubicados en el mismo espacio.

Dado el entorno actual, es probable que tu equipo no comparta la misma ubicación, en cuyo caso también hay muchas versiones diferentes de tableros Kanban disponibles online, por nombrar algunos Microsoft Planner, Trello, Jira. Una ventaja de un tablero online es que todos los miembros del equipo pueden acceder fácilmente y puedes etiquetar a tus colegas para que reciban notificaciones / correos electrónicos. ¡También es mucho menos probable que se borre! Son muy fáciles de crear y mejoran la colaboración entre equipos.

Kanban también se puede adaptar a diferentes entornos. Aunque se utiliza tradicionalmente para el desarrollo de software, esta técnica se utiliza en diversas industrias y proyectos. Todo lo que necesitas es asegurarte de que el equipo sea auto-organizado y colaborativo por naturaleza, sintiéndose confiable y empoderado.

“Cuando se les pide a los equipos que trabajen juntos para analizar problemas y diseñar soluciones, la calidad es mayor.”

David J. Anderson, Kanban

Es posible que también hayas oído mencionar el término “Scrumban”; ten cuidado de no confundir estos dos términos. Scrum tiene roles específicos, un trabajo temporal y se relaciona con un producto específico, mientras que en Kanban el trabajo dispone para crear un flujo. Scrumban es la aplicación de Kanban en un entorno scrum. Por ejemplo, esto puede implicar el uso de tableros Kanban para administrar el trabajo requerido dentro de un sprint.

Cumulative Flow Diagram

Puedes realizar un seguimiento de los elementos de trabajo en Kanban mediante el uso de un diagrama de flujo acumulativo (ver diagrama). Esto muestra la cantidad de trabajo en cada «columna». Básicamente, este gráfico muestra la cantidad de características en cada categoría que progresan con el tiempo. Es una ayuda visual útil para incluir como parte de tu tablero Kanban. Si estás utilizando una herramienta online, generalmente hay un software disponible que puede crear estos gráficos según la herramienta Kanban que estés utilizando.

Si quieres obtener más información sobre el método, consulta los siguientes vídeos, libros y artículos:

Si deseas obtener más información sobre cómo Wellingtone puede ayudarte a adoptar prácticas y procesos ágiles o en tu viaje de gestión de proyectos en general, ponte en contacto con nosotros.

Elija usar Kanban como un método para impulsar el cambio en su organización, se está suscribiendo a la opinión de que es mejor optimizar lo que ya existe, porque es más fácil y rápido y encontrará menos resistencia que ejecutar una gestión administrada, diseñada y nombrada. -Iniciativa de cambio. Introducir un cambio radical es más difícil que mejorar gradualmente uno existente.

David J. Anderson, Kanban