Este conjunto de plantillas prácticas y sencillas para la gestión de proyectos constituye un excelente punto de partida para cualquiera que desee dirigir un proyecto. En una organización madura, este tipo de plantillas formaría parte del PPM Delivery Framework, normalmente proporcionado por una PMO.
Hemos mantenido estos ejemplos sencillos y ligeros a propósito. Intente evitar la jerga de gestión de proyectos y tenga en cuenta a su audiencia. Para cualquier proyecto debemos tener una comprensión compartida de lo que estamos haciendo, por qué y los beneficios esperados. La decisión sobre las tareas, el equipo y el enfoque debe tomarse durante una fase de planificación previa a la ejecución.
Celebre sus éxitos e intente eliminar las sorpresas. Que la Fuerza de la gestión de proyectos le acompañe.
Modelo de propuesta de proyecto
Recuerde que la razón núm. 1 del fracaso de un proyecto es la falta de definición del alcance. Recuerde que la razón nº 1 del fracaso de un proyecto es la falta de definición de su alcance. Asegúrese de que el proyecto está bien definido, con claridad sobre lo que vamos a hacer (y por qué), lo que no vamos a hacer (exclusiones), el plan acordado y quién participa.
Asegúrese de que este documento es producto del equipo del proyecto, no sólo suyo, y de que cuenta con la aprobación formal del patrocinador y de cualquier otra parte interesada clave.
Plantilla de informe de situación del proyecto
Una vez que el proyecto esté en marcha, deberá establecer un ciclo de progreso: una revisión del trabajo realizado y del trabajo previsto para el siguiente periodo. Esta reunión, por lo general semanal o quincenal, debe garantizar que el equipo se mantenga centrado y mantenga el impulso.
Cada persona debe tener claro lo que ha completado para que usted pueda establecer la agenda del siguiente periodo con tareas claramente asignadas. Cada tarea necesita un propietario y un plazo. Después de cada ciclo de progreso, publica el último Informe de Estado del Proyecto para ofrecer una instantánea del proyecto a las principales partes interesadas, incluido el patrocinador.
Plantilla de solicitud de cambio de proyecto
Siempre hay alguien que cambia de opinión. Cualquiera puede pedir un cambio en el proyecto. Puede que sólo absorba los pequeños cambios, pero los de mayor envergadura merecen una revisión formal para evaluar el beneficio frente al impacto. Esta sencilla plantilla de una página permite registrar las solicitudes para que el equipo pueda evaluarlas. Una vez evaluado el impacto en el tiempo, el coste, la calidad, el beneficio, los recursos y el funcionamiento posterior al proyecto, corresponde al patrocinador aprobar o rechazar el cambio.
Plantilla de informe de cierre de proyecto
Bien hecho, ha terminado (esperemos) el proyecto dentro de los límites acordados de tiempo, coste y calidad. Los beneficios están a un paso. El final del proyecto ofrece la oportunidad de revisar formalmente cómo han ido las cosas, qué volvería a funcionar bien y qué haría de forma diferente la próxima vez. Compare el coste final, el calendario, el alcance y los beneficios previstos con los esbozados en la propuesta de proyecto original. Considere el impacto de los cambios aprobados.
Por fin ha llegado el momento de tomar una copa de champán o una taza de té, según prefiera.
Casos de Éxito
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