Project Stage Gates: las Zonas de Seguridad en los Proyectos

La APM define las Stage Gates del proyecto como:

(Decision Gate) Un punto en el ciclo de vida entre fases que se utiliza para revisar y confirmar la viabilidad del trabajo en línea con el caso de negocio.

Las Stage Gates son la demostración oficial de los puntos de control durante el ciclo de vida de un proyecto, que generalmente están impulsados por eventos, y respaldan la oportunidad de detener o mantener el proyecto en caso de que las circunstancias hayan cambiado.

Las Stage Gates también se puede interpretar como zonas de seguridad en nuestros proyectos. Cuando pensamos en la seguridad en cualquier contexto, estamos buscando protección contra el peligro, el riesgo o las lesiones.

En el contexto de la gestión de proyectos, las stage gates del proyecto ayudan a las Juntas de Proyecto a responder algunas de las siguientes preguntas:

• ¿Qué hemos logrado hasta ahora?
• ¿Sabemos lo que se requiere para la siguiente fase?
• ¿Tenemos lo que se requiere? ¿Estamos seguros?
• ¿Ha cambiado el entorno o nuestra actitud hacia esta actividad?
• ¿Va por buen camino para entregar los beneficios esperados?
• ¿Debemos continuar?

Cuando lo piensas, tener un proceso de stage gate es lógico y tiene sentido. Sin embargo, suele ocurrir que es difícil para los equipos de PMO implementar con éxito algo viable. Esto podría deberse a varias razones, entre ellas:

Razones por las que la implementación de un proceso de Stage Gates puede ser difícil:

• Estamos tratando de implementarlo demasiado pronto
• No hemos trabajado con nuestros clientes de PMO para crear una solución que funcione para todos
• No apreciamos realmente el valor de las Stage Gates y, por lo tanto, tampoco lo hacen los equipos de entrega y liderazgo.
• Los resultados de las Stage Gates no se utilizan para una toma de decisiones efectiva

Después de la implementación, podría haber muchas más razones por las que es difícil integrar y mantener con éxito un proceso de este tipo, y  a continuación encontrarás algunos de los desafíos más comunes:

1. Las etapas siempre están abiertas: a menudo, después de la implementación y sin controles robustos, las etapas se dejan abiertas y, posteriormente, los proyectos nunca se detienen. Puede haber varias razones para esto, pero la más común se relaciona con la falacia del «fondo perdido» donde «hemos gastado tanto dinero y esfuerzo hasta ahora, que no podemos detenerlo ahora». Como profesionales de PMO no debemos caer en la trampa de los costes a fondo perdido. Echa un vistazo al valiente ejemplo de Lidl, que detuvo un proyecto de implementación de SAP después de gastar 500 millones en él.
2. Pensar que un proyecto detenido es un proyecto fallido: siguiendo con el punto anterior, otra razón clave para que las stages gates no se respeten se basa en nuestras propias percepciones y expectativas humanas y en cómo éstas están respaldadas o limitadas por la cultura organizacional. Esto puede llevar a que muchos proyectos siempre reciban un resultado de «pase con recomendaciones». Si un proyecto se detiene en una etapa, la organización y el equipo no deben percibirlo como un fracaso, sino como una señal de que la organización está siendo efectiva en la gestión de sus recursos. Permitir que un proyecto avance a pesar de saber que ya no ofrece los beneficios, no es solo una cuestión de ineficiencia, sino también un reflejo de una escasa profesionalidad, ya que estos recursos (personas, dinero) podrían haberse gastado en otros proyectos con mayores posibilidades de éxito.
3. La etapa de proyecto es solo un ejercicio de casilla de verificación: si la etapa del proyecto solo se evalúa a través de una lista de verificación estándar, que a menudo se centra demasiado en los procesos internos y los artefactos del proyecto, pero no haces preguntas difíciles sobre la justificación comercial del proyecto o los planes para la siguiente etapa, entonces estás perdiendo el punto del proceso. La etapa de proyecto debe permitir una revisión holística y crítica del proyecto que podría permitir que éste salga de la etapa más fuerte y más preparado para el resto de su viaje. Las listas de verificación son útiles como indicaciones, pero deben permitir la conversación y deben exigir análisis, reflexión y pensamiento adecuado.
4. Hay muy pocas o demasiadas Stages Gates: tener el número correcto de etapas de proyecto y el enfoque correcto en cada una de ellas también es importante. Si las únicas stage gates que tienes están al principio y al final del proyecto, será como si no tuvieras nada, ya que será demasiado tarde para actuar en cualquier proyecto problemático. Del mismo modo, tener demasiadas, sólo para introducir puntos de control, puede ser ineficiente y ralentizar el proyecto. Además, el lugar donde se colocan las etapas también importa: a menudo vemos organizaciones que han cargado stage gates en las etapas iniciales del proyecto (generalmente vinculadas a lanzamientos de presupuesto) pero luego no hacen un seguimiento durante la entrega.
5. Los proyectos submarinos finalmente salen a la superficie: pueden ser muy efectivos, pero si la única vez que escuchas sobre un proyecto es en una stage gates, algo falla. Los llamamos «proyectos submarinos»: ocasionalmente, en una stage gate, salen a la superficie para darnos una actualización. La gobernanza y la garantía de calidad del proyecto deben ser visibles en todo el proyecto, no solo cuando hay un punto de control que debe abordarse.

¿Dónde entran en juego las Stages Gates?

Una versión simplificada del uso de stages gates se representa en el gráfico como rombos amarillos.

Las stage gates generalmente se organizan al final de cada fase de desarrollo del proyecto o entrega del producto. En términos simples, detenemos el proyecto en puntos previamente acordados, revisamos el progreso, miramos hacia el futuro y obtenemos la aprobación para pasar a la siguiente fase.

Las stage gates existen en una variedad de formas, incluso como un principio PRINCE2©, lo que garantiza que haya una justificación continua para que el proyecto continúe, y las características típicas se pueden ver aquí:

Herramientas de Stage Gates

A menudo hay plantillas y listas de verificación que guían la conversación en todo tipo de revisiones. Estas herramientas tienen un conjunto de temas y preguntas indicativas que deben garantizar que el revisor cubra todos los aspectos requeridos para proporcionar confianza de que todo está en orden y éstas deben cambiar para cada fase del proyecto.

Es importante que (como se mencionó anteriormente) la lista de verificación no se perciba como el único entregable. Cualquier lista de verificación debe garantizar que se aborden todos los temas clave, pero el pensamiento crítico aún debe estar por encima.

Cuando las Stage Gates son obligatorias y requieren algún tipo de aprobación formal, las herramientas que se utilizan, generalmente, son «inteligentes» en el sentido de que proporcionan una visión del resultado (y la acción resultante) por adelantado para que se puedan llenar los vacíos y resolver cualquier problema.

Resultados del Stage Gate

Un «Sí, por favor continúe» no siempre es la respuesta a una stage gate. El proceso está diseñado para revisar críticamente el proyecto hasta el momento, sus beneficios anticipados y el entorno en el que reside.

Al considerar el contexto, las respuestas pueden (y deben) incluir:

Es esta capacidad de responder al estado actual del proyecto lo que hace que las stage gates sean la zona de seguridad para los proyectos. Permiten que se produzca una conversación informada y que los proyectos se cierren en el punto correcto (es decir, no siempre al final) evitando:

• Cambios innecesarios que no beneficiarán a la organización
• Gastar dinero en los lugares equivocados
• Desmotivación de equipos que saben que es probable que fracasen
• La desilusión de los equipos cuando se fuerza un cambio innecesario en la organización

Ver el cambio que no es adoptado por los usuarios finales.

Stage Gates ayuda a detener proyectos

La perspectiva de la PMO

Como profesional de PMO, es importante que el equipo diseñe un enfoque para las stage gates que sea proporcionado y funcione para la naturaleza y complejidad de los proyectos que se entregan. Debería tenerse en cuenta lo siguiente:

• Escalabilidad: ¿qué tan grandes o pequeños son nuestros proyectos? Es importante identificar por adelantado el nivel de gobernanza que los proyectos van a necesitar para tener éxito. Esto permite una visión pragmática de cómo las stage gates pueden encajar en la metodología más amplia de gestión de proyectos.
• Enfoque de la stage gate: así como los proyectos cambian su enfoque a medida que avanzan las fases de los proyectos, también debería hacerlo la herramienta de stage gate. Tener un enfoque estandarizado al final de cada fase conlleva el riesgo de que se pierdan actividades o preguntas importantes y oportunas. Por ejemplo, si la aprobación financiera es importante al principio, lo más probable es que no estén hacia el final.
• Obligatorio u opcional: no todas las stage gates deben ser obligatorias para cada proyecto. Al igual que los cambios de enfoque, puede ser que algunos proyectos puedan avanzar con menos rigor que otros (por ejemplo, es menos probable que un proyecto de mantenimiento y reparación necesite una justificación y aprobación completa del caso de negocio, ya que simplemente debe hacerse). Considera el concepto de fases de autocertificación y revisión por compañeros para algunos de los pasos, reduciendo tanto la carga en el equipo de revisión de PMO como aumentando la responsabilidad y la colaboración dentro de los equipos.

La perspectiva del gerente de proyecto

¿Te estás acercando a una Stage Gate? Aquí hay algunos consejos prácticos para ti:

1. Trabaja con la PMO: usa la PMO como tu amigo crítico, alguien con quien puedas probarte a ti mismo en preparación para la stage gate real. La PMO estará encantada de hacer su análisis y proporcionar recomendaciones.
2. Preparar, preparar, preparar: no dejarlo para el final. En su lugar, comienza a preparar la stage gate desde el momento en que se inicie la etapa, lo que garantizará que no tengas que apresurarte para preparar tu proyecto en el último minuto.
3. Gestiona las expectativas: trabaja con el patrocinador del proyecto y la junta del proyecto en la preparación del proyecto para la etapa. No debería haber sorpresas para ellos. No estás solo.
4. Sé transparente: a nadie le gusta ser el mensajero de las malas noticias, pero a veces es necesario. Sé siempre transparente y honesto sobre la situación real del proyecto y, si necesitas ayuda, no tengas miedo de pedirla.
5. Relájate: las stage gates (y sus revisores) no son monstruos y existen para apoyar el proyecto, no para deshacerse de él sin una razón. Son un momento natural de la vida del proyecto. Aprovecha esa oportunidad para demostrar que la tienes bajo control. Sé valiente, relájate, brilla. Lo tienes bajo control.

Preguntas Frecuentes

¿Deberíamos implementar stage gates desde el principio?

Cuando las organizaciones están en los primeros pasos de las prácticas de gestión de proyectos, es importante tener una visión sobre la madurez y diseñar un enfoque que ayude a los equipos a llegar al siguiente nivel de madurez. Si tienes dudas sobre si tu organización está preparada o no para implementar las stage gates, no dudes en contactar con nosotros y reservar 30 min de consultoría gratuita con uno de nuestros especialistas.

¿Se requieren todas las stage gates?

No. Como parte del concepto más amplio de garantía de calidad del proyecto, las stage gates deben aplicarse proporcionalmente. Esto significa que debemos reconocer que no todos los proyectos requieren todas las fases o revisiones de etapa; en cambio, debemos mirar cada proyecto por su propio bien para comprender lo que necesita para tener éxito.

Esto es tan cierto para la garantía de calidad, las etapas y los acuerdos de gobernanza como lo es para la selección de metodologías de proyectos.

¿Las stage gate son exclusivas de las metodologías de cascada (o tradicionales)?

No. La APM también hace referencia al concepto de Agile Stage Gate Hybrids que ofrece combinaciones lineales e iterativas en el contexto de proyectos de innovación.

La^7ª edición de APM Body of Knowledge hace referencia al artículo The Next Stage of Product Development, 2016, que aboga por que la combinación de la filosofía stage gate con prácticas de trabajo más iterativas y ágiles puede ofrecer beneficios directos tanto en términos de proceso como de resultados resultantes.

Este enfoque (también visto en PRINCE2 Agile^TM) es una excelente manera de combinar enfoques, pero también proporcionar zonas de seguridad y puntos de control en partes críticas del desarrollo, lo que permite un proceso de toma de decisiones más consciente donde las organizaciones quieren ser más ágiles, pero también disfrutan de la previsibilidad de las prácticas en cascada.

En resumen

Las zonas de seguridad son importantes, en los proyectos y en la vida.

La condición humana nos lleva automáticamente a buscar zonas de seguridad cuando se trata de nuestro bienestar, seguridad y de evitar riesgos. Las organizaciones (y los equipos) habitualmente no prestan la misma atención a mantener los proyectos seguros.

Esta es una de las razones por las que se pierde tanta inversión en proyectos, y por la que la gran mayoría no entrega sus beneficios anticipados.

Para hacer frente a este problema, las organizaciones y los equipos deben ser valientes e implementar la seguridad en sus proyectos a través de un proceso de stage gates que permita la cantidad correcta de supervisión para cada proyecto, lo que le permite tener éxito (o cerrarse con éxito) de una manera transparente y de apoyo.