«Bueno, ¿cómo se ejecutan los proyectos por aquí?» – Esa es una de las primeras preguntas que probablemente te hagas al unirte a una nueva organización. Si estás en una organización con alta madurez en la gestión de proyectos, es probable que otros te mencionen la “metodología”. De hecho, consultar la metodología establecida es la apuesta correcta, ya que eso es lo que se pretende hacer: proporcionar orientación a cualquier persona de la organización sobre cómo se entienden y gestionan los proyectos y los procesos y procedimientos relacionados que son específicos de sus formas de trabajo.
¿Qué es una metodología de proyecto?
La estandarización de procesos y procedimientos se basa en una necesidad crítica: evitar que reinventes la rueda y, así, ahorrar tiempo y energía, entre otros recursos. Además, la existencia de una metodología de proyecto en la organización proporciona y promueve una terminología y un vocabulario común para discutir y aplicar la gestión de proyectos en la práctica, elimina la ambigüedad y constituye un factor de estabilidad interna que guía el modus operandi en el contexto de un proyecto.
Una metodología de proyecto común permite un mejor entendimiento entre los interesados en los proyectos, así como también facilita la comunicación entre los distintos órganos de gobierno con el objetivo fundamental de maximizar la probabilidad de éxito del proyecto.
Una metodología de proyecto proporciona respuestas a los siguientes tipos de preguntas:
- ¿Qué se espera de mí como Project Manager en esta organización?
- ¿Cuál es la comprensión de un proyecto aquí?
- ¿Todos los proyectos se gestionan de la misma forma?
- ¿Qué recursos están disponibles y dónde puedo encontrarlos?
- ¿Qué procesos son obligatorios y cuáles son flexibles?
- ¿A quién debo consultar y quién aprueba las etapas del proyecto?
- ¿Dónde puedo obtener apoyo para mi proyecto?
¿Cómo presentarla en tu organización?
La metodología de gestión de proyectos suele ser iniciada por una PMO o una función habilitadora similar y debe basarse en las mejores prácticas reconocidas y, al mismo tiempo, adaptarse al contexto y necesidades específicos. Por lo tanto, muchas organizaciones comienzan adoptando PRINCE2® y métodos similares y haciendo ajustes a medida que es necesario. De hecho, reconociendo que la gestión de proyectos es contextual, la adaptación de la metodología es un principio de esta metodología en sí. No te equivoques: ¡las prácticas mejor adaptadas son más importantes que las mejores prácticas!
¿Qué incluir en una metodología de proyecto?
Si bien una metodología debe ser lo suficientemente completa y detallada para ofrecer una guía práctica útil a los profesionales, no pretende presentar un detalle exhaustivo de todos los procesos, técnicas y herramientas de gestión de proyectos; ni de los aspectos de comportamiento que deberían regir la profesión de la dirección de proyectos. En pocas palabras, no es un curso de formación en gestión de proyectos, no reemplaza el conocimiento adquirido a través de la experiencia y puede complementarse con orientación disponible en otros lugares de la organización (por ejemplo, orientación financiera) según sea necesario. La metodología de proyecto debe aclarar las responsabilidades, informar sobre el apoyo adicional disponible y hacer referencia a otros recursos, plantillas o ejemplos de lo que parece bueno.
En resumen, ten en cuenta que las metodologías son facilitadores, no un fin por sí mismos. Por favor, no te conviertas en un metodólogo y concéntrate en el objetivo principal de tener una: mejores prácticas, en lugar de mejores procesos.
