Bienvenido al primero de una serie de artículos y seminarios web de tres partes que explora los casos de uso de Microsoft Project for the Web, oficialmente conocido como Microsoft Project Plan 1.

Dentro de este primer artículo, me enfocaré en el caso de los Accidental Project Managers, aquellas personas que nunca pronunciaron las palabras «Quiero ser un Project Manager» mientras crecían, pero que a través de un cruel giro del destino terminaron «gestionando» proyectos sin ninguna formación formal o las herramientas adecuadas para el trabajo.

La mayoría de los Accidental Project Managers tienden a ser expertos en la materia, donde la gestión de proyectos es esencialmente una parte secundaria de su función oficial. Entonces, si eres un Marketing Manager, Gerente de Campaña, Gerente de Producto o alguien que necesita definir un conjunto de tareas, asignar plazos y personas para realizar el trabajo, nos guste o no, estás administrando un proyecto, ¡felicidades!

La Evolución de las Herramientas de Gestión de Proyectos

Inevitablemente, cuando empiezas, una de las primeras cosas que debes hacer es comenzar a enumerar las tareas, decidir cuándo deben completarse y quién va a trabajar en ellas.

Al principio, algunos puedensobrevivir con una simple lista en Word, Excel o OneNote, pero en breve se convierte en una lista un poco más complicada y las limitaciones comienzan a ser evidentes. Ninguna de las opciones anteriores es adecuada para la colaboración y es difícil informar y proporcionar buenos informes.

A medida que avanzas en el camino de las herramientas de administración de proyectos, es posible que descubras Microsoft Planner dentro de Microsoft 365. Inicialmente, Planner es GENIAL para administrar ‘proyectos’ simples, pero cuando llega al punto donde deseas comenzar a vincular tareas para mostrar dependencias / relaciones o ver las tareas en una línea de tiempo en lugar de un tablero Kanban, no puedes.

Aquí es donde Microsoft Project para la Web (Project Plan 1) cierra la brecha y proporciona las características que a menudo son muy necesarias, además de la capacidad de informar a través de Power BI, en lugar de a través de gráficos nativos.

Microsoft Project for the Web

¿Es un pajaro? ¿Es un avión? ¡Es Microsoft Project reinventado! Lo más probable es que hayas oído hablar de Microsoft Project, tal vez incluso hayas echado un vistazo a la aplicación de escritorio y decidiste no usarla, ya que puede parecer un poco compleja, con nuevos usuarios preguntando «¿qué botón presiono?»

Por otro lado, si te diriges a Project Home dentro de Microsoft 365 (si la licencia lo permite), simplemente haz clic en + Nuevo proyecto en blanco y listo.

New-Blank-Project-in-Microsoft-Project-Home

Una vez que estés en Project, se te apearece una pantalla en blanco, pero intuitiva, en la que la mayoría de las personas podrán profundizar y comenzar agregando nuevas tareas, sin necesidad de training previo.

Microsoft Project Plan 1 para el Accidental Project Manager

Dentro de Project for The Web, tienes acceso a tres vistas predeterminadas, por lo que puedes visualizar tus proyectos de la manera que desees:

Cuadrícula: un diseño de tabla donde puedes agregar tareas, asignarlas a los miembros de su equipo. Puedes ampliar las vistas agregando columnas adicionales, con la opción de columnas personalizadas que tendrás próximamente.

Microsoft Project Plan 1 para el Accidental Project Manager

Project for The Web, vista «Cuadrícula»

Tablero: un diseño de tablero Kanban que usa tarjetas con la capacidad de usar los buckets predeterminados o crear tus propios buckets personalizados.

Microsoft Project Plan 1 para el Accidental Project Manager

Project for The Web vista «Tablero» 

Línea de tiempo: una vista de diagrama de Gantt «tradicional» pero muy interactiva «click and drag».

Microsoft Project Plan 1 para el Accidental Project Manager

Project for The Web vista ‘Línea del tiempo’ 

Encajar Project for the Web con Microsoft Teams

Un número creciente de organizaciones ahora está utilizando Microsoft Teams para colaborar, una práctica que solo aumentará a medida que aumente el número de personas que trabajan desde casa. La buena noticia es que dentro de Teams puedes crear una pestaña de Plan de proyecto y mostrar planes en vivo totalmente editables:

Microsoft Project Plan 1 para el Accidental Project Manager

Automatiza los informes de tu proyecto con Power BI

La presentación de informes suele ser una tarea manual que requiere mucho tiempo. Sin embargo, con Power BI puede dar vida a tus datos de Project for The Web con Power BI Content Pack de Microsoft. ¡El paquete incluye un conjunto de nueve informes que te permitirán concentrarte más en administrar tu trabajo! El paquete de informes incluye lo siguiente:

  • Portfolio Dashboard
  • Portfolio Timeline
  • Portfolio Milestones
  • Resource Dashboard
  • Resource Assignments
  • Task Overview
  • Project Timeline
  • My Work, and
  • My Timeline

Próximos pasos

Regístrate en el próximo webinar sobre este tema y consulta el artículo de los próximos meses sobre cómo puedes extender Microsoft Project for the Web con Microsoft Power Platform (Power Apps & Power Automate).

Si quieres saber cómo Wellingtone puede ayudarte a trabajar de manera más eficiente, contáctanos.