Microsoft Planner es el nuevo Excel cuando se trata de administrar carteras de proyectos y eso no es bueno.
He perdido la cuenta de cuántas PMO y otras funciones de entrega de proyectos he encontrado usando una compleja matriz de hojas de cálculo unidas con macros y cinta adhesiva para apoyar la gestión de proyectos, el seguimiento de recursos y MUCHO más. Sin embargo, Excel dificulta tanto como ayuda a aliviar la entrega de proyectos y lo mismo ocurre con Microsoft Planner, que, como resultado de estar disponible de forma gratuita para cualquier persona con una suscripción paga a Office 365 (O365), se usa para probar y administrar la cartera de proyectos de toda la organización, cuando en realidad, está diseñado para la gestión de tareas ligeras en un entorno de equipo. Por lo tanto, de la misma manera que no recomendaría a nadie que escale el Monte Everest mientras solo usa un par de chancletas y un bañador, no recomendaría a ningún Project Practitioner / PMO que use (o defienda) el uso de Planner para gestionar proyectos complejos.
En cambio, recomendaría el ‘nuevo’ Project de Microsoft como alternativa (dependiendo del nivel de madurez). ¡Es esencialmente la culminación de todas las funciones más solicitadas que los usuarios avanzados querían ver introducidas en Planner! Ahora sí, aquí presento las CINCO funciones principales que el nuevo Microsoft Project ofrece a los usuarios de Planner que intentan administrar carteras de proyectos.
Las CINCO funciones principales de Microsoft Project que NECESITAS para administrar proyectos
1) MÁS vistas (cuadrícula, tablero y línea de tiempo de Gantt)
Creo que todos estamos de acuerdo en que los tableros de tareas son perfectos para visualizar una pequeña cantidad de tareas de forma estructurada a través de tarjetas de tareas y cubos, por lo que le encantará saber que Project incluye lo que es esencialmente la «misma» vista de tablero que usted entrar en el Planificador! Sin embargo, Project TAMBIÉN incluye las DOS vistas de Planner más solicitadas por los usuarios, la Cuadrícula y la Línea de tiempo (Gantt), y cuando se combinan, ambas vistas hacen que sea mucho más fácil digerir y visualizar el flujo del proyecto mientras se ven muchos más detalles. Un proyecto, muchas vistas: ¡elige tu favorita!
2) Dependencias de tareas del proyecto
Las tareas rara vez se encuentran aisladas; tienden a estar interconectadas y deben tener lugar en un cierto orden. Piensa en ellas como un intercambio de testigos, los proyectos se completan cuando los miembros del equipo terminan sus tareas antes de que otros miembros del equipo que dependen de esas tareas puedan comenzar su trabajo. Entonces, está claro que las dependencias son un aspecto importante de la gestión de proyectos, y por esta razón que esta fue una de las solicitudes de funciones más solicitadas dentro de Planner. Si bien las ‘dependencias’ no aparecerán en Planner, es una característica estándar dentro de Project, que actualmente admite enlaces Fin a Inicio (FS) con soporte planificado para los otros tipos Fin a Fin (FF), Inicio a Inicio (SS ) y de Inicio a Fin (SF).
3) Extensibilidad con Power Apps
El nuevo Project está diseñado para extenderse a través de Microsoft Power Platform. Los usuarios dentro de la PMO, por ejemplo, normalmente desean capturar detalles adicionales sobre los proyectos, que van desde descripciones de proyectos, finanzas hasta registros de RAID, al mismo tiempo que incorporan la gobernanza del ciclo de vida. Estos requisitos se habilitan a través de la Power Platform, específicamente Power Apps y Power Automate. Puedes echar un vistazo a nuestro Project Accelerator+ solicitando una demo con uno de nuestros especialistas.
4) Informes automatizados
Dentro de Planner, puedes acceder a los gráficos incorporados, lo cual es excelente para visualizar los estados de tus planes; sin embargo, no permite enviar datos a Power BI y, nuevamente, ¡esta fue una solicitud muy común de los usuarios! El nuevo Project proporciona una fuente de datos para Power BI, lo que significa que puedes obtener acceso a información sobrealimentada y vistas acumuladas de toda tu cartera de proyectos, con la capacidad de ver los datos del proyecto junto con otras fuentes de datos. Es decir, costes previstos/planificados de Project junto con datos financieros reales de tu solución ERP.
5) Camino Crítico, líneas de base y más
Cuando se trabaja en un proyecto, a menudo es crucial ver cómo las diversas tareas afectan la fecha de finalización del proyecto, para ayudar con esto, Microsoft lanzó recientemente una vista del «camino crítico» que está disponible en la vista de línea de tiempo (Gantt). Otra característica que llegará pronto es la capacidad de «línea de base» de tu proyecto, por lo que cuando se te pregunte si las cosas van según lo planeado o no, podrás comparar las variaciones con la línea de base guardada (instantánea) de forma nativa dentro el horario. Esto es algo que la PMO también podría ver a través de los informes y paneles asociados para identificar proyectos que puedan necesitar ayuda.
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