Mala Gestión de Proyectos: Alineación Estratégica

Elecciones equivocadas, todos las hemos tomado. Por ejemplo, la permanente que tenía cuando estaba en la universidad, me pareció una gran idea en ese momento. Pero reflexionando, nunca debería haber sucedido. Sin embargo, el tema de este artículo no es una cuenta regresiva de los peores peinados (subjetivos), se trata de tomar decisiones informadas cuando se trata de priorizar proyectos. Jeremy Clarkson (y los principales interesados dentro de las organizaciones) podrían preferir el método de selección «Pinto, Pinto, Gorgorito», pero no siempre es el mejor enfoque.

Acosado por demoras y costos de expansión, y la parte del software nunca se terminó. El gobierno también fue criticado por no demostrar valor por dinero.

Así se describió el Programa Nacional de TI cuando se finalizó en 2011, con un gasto excesivo de aproximadamente £ 9 mil millones.

Entonces, ¿por qué pasa ésto? Según mi experiencia, podría ser debido a una serie de factores, es decir, la falta de un business case, los criterios del proyecto favorito, la mala gobernanza, y podríamos seguir enumerando…

En retrospectiva, esto podría abordarse fácilmente. Puedes aprobar un proyecto, saltar al futuro para ver si valió la pena, es decir, entregó el ROI anticipado y los beneficios, de ser así, regresa al futuro y no cambie nada, aparte de la permanente.

Entonces, ¿cómo adquirimos la retrospectiva sobre la que podemos actuar para cambiar el futuro? Bueno, para empezar necesitamos un condensador de flujo y una pequeña cantidad de plutonio para generar los 1,21 gigavatios de electricidad necesarios para permitir el viaje en el tiempo. ¡Oh, también necesitaremos un automóvil (preferiblemente un Delorean) que pueda alcanzar 88 millas por hora! Pero sé lo que estás pensando, cambiar los plazos temporales podría ser desastroso, ¡y tienes toda la razón! Es por eso que en este artículo no vamos a proporcionar instrucciones sobre cómo construir una máquina del tiempo.

¿Cómo podemos priorizar y alinear estratégicamente los proyectos?

Siento tu decepción por no aprender a construir tu propia máquina del tiempo en este artículo, ¡pero aún hay otra forma de asegurarte de seleccionar los proyectos correctos!

Es posible que ya hayas adivinado esto, especialmente si ha estado leyendo la serie de «gestión deficiente de proyectos», ¡Microsoft PPM puede ayudarte a hacerlo! Entonces, si estás buscando asegurar:

• Los proyectos estén estratégicamente alineados.
• Proporcionar la mejor relación calidad-precio.
• Aprovechar al máximo sus recursos

¡Sigue leyendo!

Entonces, en esta última de una serie de 4 partes que analiza cómo Microsoft PPM puede ayudarlo a superar los mayores dolores de PM que enfrentan las organizaciones, vamos a explorar las características disponibles para ayudar a su organización a lograr un mejor enfoque para el análisis de cartera. Este es un tema bastante amplio, por lo tanto, la intención de los artículos es proporcionar una introducción a los beneficios generales, no una descripción exhaustiva.

Justo antes de profundizar en Microsoft PPM y el módulo de Análisis de Portfolio, retrocedamos un paso para comprender dónde encaja exactamente este paso de «priorización» en el ciclo de vida del proyecto. Supongamos que tenemos un ciclo de vida simple que consta de las siguientes fases que ha configurado con un Tipo de proyecto empresarial:

1. Creación
2. Selección
3. Planificación
4. Gestión
5. Cierre

Generalmente, una organización esperaría comenzar a revisar y priorizar todos los proyectos que se propusieron durante la fase «Creación» dentro de «Selección», antes de aprobarlos para avanzar a «Planificación».

Para que un proyecto se envíe para su análisis, esperamos que tengas un cronograma que contenga recursos cargados con información de recursos genéricos y de costos junto con un formulario de Impacto Estratégico completo al que me referiré más adelante. Sin embargo, esta es solo una opción, cubrirlos todos (hay algunos) está fuera del alcance de este artículo.

El viaje para configurar el Análisis de Portfolio generalmente comienza con la definición de un conjunto de impulsores comerciales, que se utilizan para evaluar el valor estratégico de un proyecto y para asegurar que la selección del proyecto respalde la estrategia de la organización.

Una vez que se establecen los impulsores de negocio, se agrupan en «conjuntos de impulsores», cada departamento puede tener su propio conjunto. La razón de esto es que cada departamento sin duda tendrá prioridades diferentes, algunos impulsores pueden tener mayor o menor importancia, es decir, «Mejorar la satisfacción del empleado» (deseable) podría ser muy importante para RRHH, pero FINANZAS podría favorecer «Reducir la base de gastos» (indeseable ) Entonces, cuando comienzan a priorizar proyectos dentro de sus departamentos, pueden asegurarse de que sus prioridades impulsen el análisis y que se prioricen los proyectos más apropiados.

Una vez que se establecen los impulsores de negocio y se han definido las Declaraciones de Impacto del Proyecto (escalas de puntuación), el Formulario de Impacto Estratégico (PDP) está disponible para que los usuarios lo completen como parte del desarrollo de su business case antes de enviarlo para su revisión.

Cuando la PMO, o los jefes de departamento están listos para comenzar a priorizar la cartera de proyectos durante los próximos 12 meses, simplemente crean un nuevo «Análisis de Portfolio». Dentro de este paso, como puedes ver en la imagen a continuación, hay opciones disponibles para crear dependencias del proyecto, ¡nuevamente un tema detallado!

Como parte del proceso de creación, puedes especificar a qué departamento perteneces, qué conjunto de impulsores se utilizará, qué proyectos se analizarán, restricciones de costos, plazos de planificación, limitaciones de recursos y mucho más.

Con el análisis de la portfolio en curso, Microsoft PPM en primer lugar proporciona una lista simple de todos los proyectos clasificados en orden de prioridad, que para algunas organizaciones es el objetivo final. Para otros, esto es solo el comienzo, ya que buscan analizar proyectos desde una perspectiva de costos y recursos.

Dentro de «Analizar costo», se le presenta una lista que destaca todos los proyectos seleccionados para la priorización, un resumen del costo total y un par de informes que, por ejemplo, destacan la importancia del impulsor y el gasto propuesto dentro del portfolio.

Dentro de esta área, tienes la opción de revisar la cifra del «costo total» e ingresar un presupuesto más bajo y luego volver a calcular para determinar qué proyectos ofrecen el mejor valor por dinero y deben aprobarse frente a aquellos que ofrecen menos valor y que, en consecuencia, están «no seleccionados». Si bien la solución proporcionará recomendaciones, existe la opción de forzar manualmente los proyectos de entrada / salida que deben completarse tal vez por razones regulatorias. Cada escenario que crees también se puede guardar y comparar.

Una vez que hayas completado tu análisis de costos y optimizado la lista de proyectos que te gustaría ejecutar, puedes «Analizar recursos» para ver cuántos recursos tienes realmente disponibles para completar esos proyectos. Como ejemplo, el análisis inicial puede indicar el presupuesto que tienes, puede completar 31 proyectos, pero cuando ejecutas el análisis de recursos puede suceder, que solo puedes ejecutar 2 de ellos, ya que todos están sobrecargados de trabajo. ¡Ahora tienes pruebas de que necesita más recursos!

Al igual que con el análisis de costos, tienes la opción de ver si puedes emprender proyectos adicionales aumentando los recursos. Entonces, si deseas ver cuántos proyectos podrías ejecutar con otros 5 recursos, la solución volverá a calcular, actualizará el número de proyectos aprobados y te informará qué recursos necesitas durante qué período de tiempo y cuál sería el costo asociado. Además de esto, también tienes acceso a una serie de vistas útiles que te muestran déficits de recursos / cuellos de botella y proyectos afectados. Dentro de Analizar recursos también puedes ejecutar varios escenarios hipotéticos para ver cuál sería el impacto de reprogramar proyectos.

Cuando hayas optimizado el portfolio de proyectos en función del costo y los recursos, estarás listo para comprometer el portfolio y llevar todos los proyectos a la siguiente fase. Esto literalmente requiere que hagas clic en el botón «confirmar», ¡difícil, ¿verdad?!

El punto clave aquí es que los proyectos comprometidos se han seleccionado objetivamente, no subjetivamente, lo que debería ayudar a garantizar una mejor alineación y un mayor ROI.

Mejora tu Gestión de Proyectos

En este artículo introductorio, quería proporcionar una descripción general de alto nivel de las capacidades de Análisis de portfolio dentro del paquete Microsoft PPM, y demostrar cómo podrías transformar tu enfoque de selección de proyectos. Como se mencionó anteriormente esto, junto con los otros temas que he cubierto dentro de la serie, tienen un alcance bastante sustancial y, si bien un artículo proporciona un resumen general, una demostración en vivo proporcionará una descripción más completa.

Realizamos seminarios web regulares y también podemos ofrecer demostraciones online e insitu de Microsoft PPM, por lo que si deseas explorar cómo pueden beneficiar a tu organización o departamento, ¡contáctanos hoy!