¿Cómo va tu proyecto? Si su respuesta es «depende de a quién preguntes», créeme, no te vendría mal una mejor garantía del proyecto (Project Assurance).

¿Qués es la Garantía de Calidad del Proyecto o Project Assurance?

La Garantía de calidad del Proyecto (Project Assurance) consiste en dar confianza a las partes interesadas o stakeholders en que los proyectos están cumpliendo lo que se espera, es decir, que se están cumpliendo sus objetivos, en términos de coste, tiempo, alcance, calidad y beneficios. No me malinterpretes, estoy segura de que las organizaciones tienen equipos de proyectos que trabajan con la máxima integridad y el punto de partida para cualquier función de garantía no debe ser la desconfianza. Sin embargo, también es justo decir que algunas organizaciones están tan centradas en la rapidez de la entrega  que terminan pasando por alto algunos indicadores de alerta temprana.

Otros, tienen una cultura de la tormenta de culpa, donde la gente no se siente cómoda al presentar la realidad de sus proyectos y terminan pintando sus proyectos con un optimismo estirado. ¿Has oído hablar de los informes sobre sandías? Sí, de eso estoy hablando: proyectos que se ven verdes por fuera hasta que alguien los mira más de cerca y se da cuenta de que son de un rojo brillante por dentro. Si bien no es una solución milagrosa por sí sola, la seguridad puede ayudar a inculcar una cultura de responsabilidad y transparencia, en la que se acepta que un indicador rojo no es necesariamente ‘culpa de alguien’, pero donde se aprecian otros factores que pueden estar fuera del alcance del control del gerente de proyecto y donde el rojo puede ser un grito de ayuda. Recursos, ¿hola?

¿He captado tu atención? Entonces hablemos un poco más sobre cómo se ve lo bueno.

Los 6 principios de Garantía de Calidad del Proyecto o Project Assurance

Para ser eficaz, de acuerdo con la Guide to Integrated Assurance Integrado de la Asociación para la Gestión de Proyectos (APM), los profesionales de la Garantía del Proyecto deben guiarse por seis principios fundamentales:

1) Independencia:

Los proveedores de garantía de caliadad de proyecto deben ser independientes, es decir, deben ser objetivos en su evaluación y no estar apegados emocionalmente a lo que se está asegurando. Después de todo, queremos hechos, no opiniones. Dicha independencia debe demostrarse tanto de hecho como en apariencia mediante la promoción de un entorno en el que el garante esté libre de cualquier influencia, interés o relación que pueda afectar su juicio u objetividad profesional. Por lo tanto, es preferible, por ejemplo, asegurar recursos de garantía desde fuera de un proyecto en lugar de tener una oficina de apoyo al proyecto (dedicada) que complete esa función; estarían demasiado cerca de la entidad asegurada y, por lo tanto, pueden amenazar la independencia al tener un interés creado. o abogando por un resultado determinado. Incluso si ese no es el caso, la percepción sí importa.

2) Responsabilidad

La garantía de calidad de proyecto efectiva convierte una cultura de culpa en una cultura de responsabilidad, donde los diferentes roles conllevan diferentes responsabilidades, y todos saben lo que se espera de ellos y dónde se ubican en las líneas del modelo de defensa. Siguiendo este principio, las organizaciones establecen sistemas de gobierno y presentación de informes que facilitan esa responsabilidad y donde la confianza, la transparencia y la visibilidad la refuerzan. En cuanto a la función de garantía de calidad del proyecto en sí, la responsabilidad también se demuestra a través de cuán empoderada está: se debe otorgar la debida autoridad con patrocinio estratégico y compromiso para impulsar la función.

3) Proporcionalidad

La garantía de calidad debe ser razonablemente factible; de lo contrario, corremos el riesgo de «muerte por garantíade calidad del proyecto». Esto significa que el volumen de trabajo de garantía realizado debe ser proporcional a la complejidad y el riesgo asociado con el área bajo revisión. Teniendo en cuenta, según corresponda, el impacto financiero, la salud y seguridad, la continuidad operativa, la reputación y el cumplimiento legal y regulatorio. La proporcionalidad de la garantía de la calidad del proyecto se puede facilitar mediante una evaluación inicial de complejidad / riesgo junto con una matriz de adaptación, para maximizar el uso eficaz de los recursos y evitar la duplicación de esfuerzos. Después de todo, un proyecto de 3 meses de una sola división puede no tener el mismo potencial de riesgo que uno de 3 años para toda la empresa y, por lo tanto, requerirá un nivel diferente de controles y un esfuerzo de garantía diferente. «¿Cuánta garantía de calidad del proyecto?» debe ser proporcional a la escala del proyecto y al perfil de riesgo.

4) Basada en los Riesgos

A menos que tengas un portfolio muy pequeño y / o no tengas escasez de recursos, es probable que no puedas tener un garante dedicado para cada uno de tus proyectos. Entonces, ¿por dónde empezamos? Has dado en el clavo, tendrás que priorizar tu esfuerzo. El trabajo de garantía de calidad de proyecto debe planificarse de manera que se centre la atención en las áreas de mayor riesgo para la organización. Esto plantea un desafío interesante para muchas organizaciones, ya que requiere una vista única del perfil de riesgo del proyecto que va más allá de la entrega y la suma de los riesgos identificados en un registro de riesgos, sino que también está informado por los riesgos comerciales. Se debe completar una evaluación de riesgos a partir de la compensación, respondiendo también al principio de proporcionalidad, y validarse en las stage gates del proyecto.

5) Planificación y Coordinación

Una garantía de calidad del proyecto efectiva utiliza un enfoque sin sorpresas, es decir, los encargos de la garantía del proyecto deben planificarse adecuadamente, incluida la definición del objetivo, el alcance, el momento y la asignación de recursos del encargo. Este principio se logra a través del Plan Integrado de Garantía de Calidad del Proyecto y Aprobaciones, que tiene como objetivo asegurar una cobertura adecuada y minimizar la duplicación de esfuerzos. En el contexto de la Garantía de Calidad de lProyecto Integrada, también debe aclararse cómo los múltiples proveedores de garantía, internos y externos, coordinarán actividades y compartirán información.

6) Impacto, Seguimiento y Escalada

No te equivoques, la garantía efectiva no termina con la identificación de hallazgos y recomendaciones. Cada una de las acciones correctivas que surjan de los encargos de aseguramiento debe tener un propietario definido asignado y un plazo acordado para su finalización. Además, debería haber un proceso de seguimiento para confirmar que todas las acciones importantes acordadas fueron efectivamente implementadas. Asimismo, las áreas de buenas prácticas identificadas a través de la actividad de garantía de calidad del proyecto deben comunicarse a otras áreas del negocio, según corresponda, con el objetivo de mejorar el control en toda la organización. El valor de la seguridad es el resultado del impacto de la seguridad.

Por lo tanto, una buena garantía de calidad del proyecto es aquella que está diseñada para ser proporcionada, basada en el riesgo, independiente, coordinada y planificada. La que es impartida por profesionales competentes, se basa en la evidencia, apoya la mejora continua, difunde buenas prácticas y conduce a la acción. En última instancia, la garantía de calidad del proyecto debería ayudarte a tomar mejores decisiones e informadas con confianza.

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By: Marisa Silva (The Lucky PM)

Marisa Silva (The Lucky PM)
PPM specialist with extensive experience in industry with a focus on collaboration, PMO conception & strategy, method and capability development. Marisa also retains depth expertise in Microsoft PPM having led a large number of client deployments.

Published: 1 julio 2021

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