Una de las alegrías de mi trabajo es que puedo trabajar con muchas organizaciones diferentes y profesionales de proyectos. Con frecuencia ayudo a las organizaciones a desarrollar métodos de gestión de proyectos e imparto formación a profesionales de proyectos nuevos y experimentados. Una debilidad que se admite con frecuencia (aparte de los dulces y el jamón) es que no gestionan los riesgos. Ninguno. Este artículo busca explorar las reglas más importantes de la Gestión de Riesgos.

Bienvenidos a la clase de “crucemos los dedos y que sea lo que Dios quiera”.

Pero, ¿qué pasa si el riesgo ocurre y el proyecto se retrasa o se encarece? Bueno, esto se convierte en la excusa que usan los políticos para explicarlo todo con un encogimiento de hombros… «todo iba bien hasta que esto sucedió, no es mi culpa». Una evaluación dura, pero justa.

Por lo que, cada vez que se menciona la gestión de riesgos, todos se duermen ipso facto. Prepárate un café bien cargado y sigue leyendo.

Reglas de la Gestión de Riesgos

  1. La gestión de riesgos no es opcional. Todos los proyectos tienen riesgos, por pequeños que sean. Si identificas lo que podría salir mal y lo evitas o reduces, en realidad te estás haciendo un gran favor a ti mismo y al equipo del proyecto.
  2. En la gestión de riesgos no se trata de usar la imaginación. No queremos una lista enorme de riesgos altamente improbables, sino una lista práctica de cosas que podrían afectar el tiempo, el coste, la calidad, el alcance y los beneficios. Mira los proyectos anteriores y lo que salió mal. Revisa cada entregable o etapa del trabajo de una manera estructurada para asegurarte de haber considerado todos los riesgos relacionados con el alcance total del proyecto.
  3. Piensa en «causas», no en «consecuencias». Al identificar los riesgos, no te limites a decir que existe el riesgo de que el proyecto se retrase. ¿Qué causa esa tardanza? Ese es el riesgo.
  4. Puntuación simple. Califica cada riesgo según la probabilidad y el impacto por separado. Una escala de 1 a 3 es muy común donde 1 es bajo y 3 es alto.
  5. Matemáticas básica. Multiplica estos dos números para alcanzar una puntuación de riesgo para cada riesgo.
  6. Proximidad. ¿Qué tan pronto podría ocurrir este riesgo? En el “corto” plazo, “medio” plazo o “largo” plazo.
  7. Priorizar. Aquellos con los puntajes de riesgo más altos y la proximidad más cercana deben revisarse primero.
  8. Hay 5 respuestas formales a los riesgos: evitar, transferir, mitigar, aceptar y contener. La clave aquí es la mitigación. ¿Cuáles son los pasos prácticos que puede tomar para reducir el impacto y / o la probabilidad de cada riesgo?
  9. Identifica estas acciones de mitigación con tu equipo, establece propietarios y fechas límite como cualquier otra tarea del proyecto.

La gestión de riesgos genera más trabajo a corto plazo. Ésta es una de las razones por las que los directores de proyectos no lo hacen, porque ya están lo suficientemente ocupados.

Pero la mitigación de riesgos es como hacer una buena apuesta. Hagamos 1.000 € de trabajo adicional hoy, ya que es probable que ahorre 10.000 € de trabajo adicional en el futuro. Suena como una buena apuesta. La inversión merece la pena.

Si actualmente no realizas ninguna gestión de riesgos, puedes usar la palabra «preocupaciones». ¿Qué preocupaciones tienes con la entrega de los plazos, el presupuesto, los beneficios, la calidad y el alcance del proyecto?

Habla en estos términos con el equipo del proyecto, identifica las 5 principales y acuerda las acciones que puedes tomar para mitigar estas preocupaciones.

¡Felicidades, ya estás realizando Gestión de Riesgos!