¿Qué está primero: los beneficios o los proyectos? Hablemos de la Realización de beneficios como indicador del éxito del proyecto.

En pocas palabras, la realización de los beneficios es la razón por la que se hacen las inversiones. Deja que se hunda. Suena obvio, ¿verdad? Sin embargo, para muchas organizaciones, la gestión de realización de beneficios y cómo se relaciona con los proyectos es un arte oscuro y/o una disciplina que todavía se considera de baja prioridad en el gran esquema de las cosas. Sin embargo, ¿tu organización puede darse el lujo de no estar haciendo una gestión de realización de beneficios?

Volvamos a lo básico y dividamos esa primera oración en partes más pequeñas para comprender sus implicaciones. Te aseguro que contiene ingredientes clave que no debes descuidar.

Primero: ¿qué se entiende por “beneficios”?Cuando se habla de beneficios se refiere al impacto del cambio y a algo que alguien entiende como una ventaja. Piensa, por ejemplo, en aumento de ventas, reducción de costes, ganancias de eficiencia.

Luego: “realización de”; eso significa que no es suficiente con simplemente identificar los beneficios que buscamos. Debemos asegurarnos de que se materialicen, por lo tanto, requieren medición y seguimiento, con un objetivo, una línea de base y una fecha de vencimiento.

A continuación: “razón”; para mí, esta es la palabra clave que puede impulsar un cambio de mentalidad de business-as-usual a value-as-usual. Por esa razón, nos estamos refiriendo a la causa, impulso, motivación, cualquiera que sea la palabra que elijas, pero, en última instancia, el «por qué» que conduce a lo que sucede después. Ahora, regresemos al mundo real: ¿cuántas veces tus proyectos se iniciaron sin una identificación clara, ni un mapeo de los beneficios y luego has tenido que hacer ese ejercicio tedioso y creativo de tratar de encontrar una buena lista de beneficios para poner en el business case en un intento de justificar el proyecto? Tal cual.

Finalmente: “inversiones”; a veces estamos tan ocupados en el día a día de los proyectos, que es fácil olvidar que son mucho más que un cronograma, informes de estado y reuniones de progreso todos los viernes, y que los riesgos deben mantenerse en un registro de riesgos. Presta atención ahora: son inversiones. Cada vez que una organización decide hacer un proyecto y no otro, está invirtiendo su dinero, personas y tiempo en ello. Tiene un coste inherente pero también un coste de oportunidad, a menudo oculto. Seguramente, al igual que las organizaciones, si pusieras tu dinero en algo, estarías planeando obtener algo de valor por ello. Y eso, amigo/a, es lo que llamamos beneficios.

Se podría decir y escribir mucho sobre la gestión de realización de beneficios, por qué falla y cómo hacer que tenga éxito, sin embargo, por hoy, me gustaría que te centres y reflexiones sobre esa primera y única oración. Puede parecer simple, sin embargo, créeme, ¡lo que realmente significa puede ser revolucionario para la mayoría!

¿Ya lo has escrito como tu nuevo mantra para el nuevo año? Bien, ahora veamos cómo darle vida.

  1. Conviértelo en un principio: los principios se refieren a los pilares de lo que alguien cree que es una verdad. En mi caso, siendo portuguesa, eso se traduciría fácilmente en que Cristiano Ronaldo es el mejor jugador del mundo. No hay duda de eso. Los principios guían tus comportamientos (por ejemplo, el tatuaje CR7 en mi espalda, es broma, ¡pero no te juzgo si tú también lo tienes!) y son la base de la cultura organizacional (y del proyecto). Son más importantes que cualquiera de los hermosos rastreadores de beneficios que puede armar. Si las personas no reconocen o no creen en el «por qué», el «qué» se convierte rápidamente en una actividad rutinaria, en la que las personas no encuentran ningún valor. En cambio, cuando se trata como un principio, eso significa que los beneficios impulsan la selección de proyectos, y no al revés.
  1. Haz que se mantenga: nunca pierdas la oportunidad de posicionar tu cultura de gestión de proyectos como una cultura basada en los beneficios. Eso significa algo más que imprimir unos carteles bonitos y colocarlos en una pared o impartir un curso completo sobre la teoría y la práctica de la gestión de realización de beneficios. Use lo que ya está a su disposición para construir la nueva mentalidad, desde hacer de los beneficios un tema estándar en las reuniones, para identificar campeones en los diferentes departamentos, para garantizar que existan mecanismos de gobernanza, garantía e informes para impulsar la transparencia y la rendición de cuentas. La cultura debe permitir que se produzcan conversaciones honestas sobre los beneficios y, al mismo tiempo, habilitar capacidades orientadas a la gestión de los beneficios. Comience con «por qué» y el resto seguirá.
  1. Conviértelo en una prioridad: pregunta rápida: ¿qué porcentaje de tu cartera de proyectos ha obtenido los beneficios previstos? ¡Ah, respuesta no tan rápida, después de todo! De hecho, muchas organizaciones no tienen idea de lo que obtienen de sus inversiones y terminan simplemente tirando el dinero. ¡Incluso se puede pensar que tal vez tengan recursos ilimitados y bolsillos muy profundos! No es así, lo sé. A veces, la gente comienza a prestar atención si presionas donde duele. Claro, las historias (y las lecciones) son importantes, pero los números impactan en los tomadores de decisiones cuando lo traduces a € desperdiciados (sí, esa es la palabra correcta) o en riesgos (si no haces que la realización de beneficios sea una preocupación prioritaria en tu lista). No te equivoques: si lo enmarcas bien, será imposible no convertirlo en una prioridad.

Y ahora… ¿por qué tu organización hizo esa inversión después de todo? Es hora de recordar esa razón fundamental: sí, una vez más, ¡beneficios!

¿Tus proyectos no se están dando cuenta de todo su potencial de beneficio? ¡Habla con nosotros y estaremos encantados de ayudarte!

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By: Marisa Silva (The Lucky PM)

Marisa Silva (The Lucky PM)
PPM specialist with extensive experience in industry with a focus on collaboration, PMO conception & strategy, method and capability development. Marisa also retains depth expertise in Microsoft PPM having led a large number of client deployments.

Publicado: 31 enero 2022