En tiempos de crisis, muchos líderes empresariales subestimarán el papel que puede desempeñar una PMO en la conducción de decisiones comerciales oportunas que son críticas, cuando las empresas necesitan responder y adaptarse a condiciones de mercado, cada vez más inciertas. El papel de la PMO es ahora más que nunca una función crucial que está bien posicionada para armar a los líderes empresariales con la información y los recursos para guiar una estrategia de futuro que debe definirse tan rápido como el entorno está cambiando. El secreto mejor guardado para la agilidad empresarial es la PMO y nos hemos propuesto probarlo en este artículo.

En algunas organizaciones, los líderes de PMO se han encontrado en un estado reaccionario tratando de responder a preguntas ad hoc; mientras que otros líderes de PMO están siendo completamente excluidos de la conversación, por líderes empresariales que no tienen clara la mejor manera de involucrar adecuadamente a una PMO para ayudar a impulsar decisiones comerciales críticas. En tiempos de crisis, así como durante el business as usual, los líderes de PMO tienen la oportunidad de involucrar a sus organizaciones poniendo información valiosa sobre la mesa durante el inevitable y acelerado proceso de toma de decisiones que tiene lugar en la mayoría de las organizaciones actualmente.

El objetivo de este documento es armar a los líderes empresariales y PMO con un enfoque nuevo para aprovechar el poder de una PMO para resolver los problemas empresariales inmediatos y a largo plazo que enfrentan las organizaciones y demostrar con ello que la PMO es la clave para la agilidad empresarial.

La Realidad VUCA (Volatility – Uncertainty – Complexity – Ambiguity )

Antes de la pandemia global del Coronavirus, había una gran cantidad de artículos y webinars que destacaban la importancia de adaptar nuestra gestión organizacional frente a la volatilidad, la incertidumbre, la complejidad y la ambigüedad, y algunas organizaciones prestaron atención a la advertencia de cambiar y prepararse para un entorno aún más inestable. Al mismo tiempo, esta nueva realidad VUCA, muestra que muchas organizaciones no estaban tan preparadas como hubieran esperado estar para cuando estallara una crisis real.

A menudo, el tan necesario catalizador del cambio proviene de que nuestro sistema organizativo se vea afectado por una fuerza externa inesperada, como un desastre, un cambio importante en el mercado o una pandemia global. Nuestro entorno actual le ha dado a las organizaciones el catalizador necesario para el cambio que les permite abandonar la forma típica de definir la estrategia y la cartera de inversiones de proyectos anuales, lo que les brinda la oportunidad de adoptar una forma más ágil de identificar y gestionar rápidamente las prioridades cambiantes.

Los líderes empresariales de hoy se encuentran en la necesidad de presionar el botón de reinicio en las decisiones de inversión que tomaron hace solo unos meses y revisar su estrategia y objetivos de crecimiento, para responder a un entorno que cambia rápidamente, a menudo con información incompleta. Esto ha creado una necesidad urgente de datos en tiempo real para impulsar decisiones que pueden tener un impacto duradero en la organización.

La apuesta por un entorno que cambia rápidamente, la demanda de datos en tiempo real y un requisito para la toma de decisiones justo a tiempo, crean una oportunidad para que las PMO tomen asiento en la mesa y lideren las organizaciones hacia un futuro brillante y adopten nuestra nueva normal.

La Oportunidad de la PMO

Muchas PMO están bien posicionadas para respaldar esta nueva normalidad porque tienen las claves de la información necesaria para impulsar decisiones educadas e informadas en todo el portfolio de inversiones. Para impulsar estas decisiones, las PMO pueden crear una alineación más sólida de los proyectos con la estrategia y centrarse en los resultados que cada iniciativa debe lograr para cumplir con las expectativas, incluso cuando esas expectativas puedan estar evolucionando.

La capacidad de las PMO para aprovechar esta oportunidad dependerá, en gran medida, de su capacidad para adoptar un enfoque más ágil para recopilar, procesar e informar sobre esta información crítica y encontrar nuevas formas de acelerar el desempeño y el rendimiento del proyecto. De hecho, las PMO que prosperarán en esta nueva normalidad podrán cambiar tan rápido como las necesidades de la organización cambien a su alrededor.

Dejar ir el Pasado

Para aprovechar la oportunidad que enfrentan las PMO en la actualidad, muchos deberán abandonar el concepto de mejora continua y adoptar una mentalidad de evolución continua. El concepto de mejora continua sugiere un nivel constante de progreso a lo largo de un camino claramente definido. Sin embargo, el entorno ultra-VUCA actual, exige que las PMO cambien y respondan ágilmente a las solicitudes en cualquier momento. Para las PMO, esto significa que muchos deberán abandonar su camino actual de mejora incremental y avanzar hacia un estado de evolución continua para satisfacer estas demandas.

La idea de salir de la zona de confort de consistencia y estructura puede ser desalentadora para algunos líderes de PMO, sin embargo, este cambio no es tan desafiante como podría parecer a primera vista. Se trata simplemente de estar dispuesto a cambiar y tener un enfoque más fluido para responder a los nuevos requisitos y solicitudes, detectar y responder a las necesidades del negocio en tiempo real. A medida que las PMO abandonen las formas de trabajo obsoletas y rígidas que las están frenando, los líderes empresariales comenzarán a confiar en las PMO más fácilmente, para respaldar su estrategia y objetivos generales.

Imagina la rama de un árbol. Si el árbol está sano y bien mantenido, cuando agarras una rama y la doblas, se dobla contigo. De hecho, incluso si aplica una gran fuerza cuando ese árbol está bien alimentado, hidratado y saludable, se dobla con tu fuerza. Sin embargo, imagina que si ese mismo árbol no estuviera cuidado y mantenido adecuadamente, fácilmente se rompería incluso con la fuerza de la luz. Esto es lo que debemos hacer con nuestra PMO y portafolio. Debemos cuidarlos y alimentarlos adecuadamente para lograr nuestro estado ágil y flexible.

El objetivo de las PMO es involucrar a las partes interesadas y los líderes empresariales en la organización de una manera diferente a la que muchos lo han hecho históricamente. En lugar de preguntar cómo pueden servir o esperar que los líderes empresariales adopten la forma de pensar de la PMO, los líderes de la PMO que prosperarán en el caos, se están ocupando de comprender los objetivos de la empresa y aprender a servir de una manera más significativa. Trabajarán con sus stakeholders o partes interesadas para responder de manera proactiva a los cambios empresariales y del mercado, que exigen un enfoque y una perspectiva nuevos. La invitación a sentarse a la mesa en estas conversaciones depende de que las PMO sean capaces de proporcionar nuevos enfoques para resolver problemas de negocio mientras se alejan de la naturaleza típica del proceso intensivo de las soluciones PMO del pasado.

Adoptar una mentalidad Agile

El Manifiesto Agile comparte un sistema de valores que abarca un mundo incierto, ofreciendo a las PMO información sobre una forma de cambiar hacia un modelo operativo más ágil sin abandonar por completo las soluciones que han desarrollado a lo largo de los años. La clave es saber cuándo y cómo aplicar soluciones y asegurarse de que la energía se incline hacia una cultura más colaborativa y preparada para el cambio.

En resumen, aflojar el control sobre el proceso y las herramientas, la documentación extensa y el cumplimiento de un plan puede permitir que las PMO pongan a las personas y la colaboración en primer lugar, se centren en los resultados sobre los productos y respondan a los cambios de una manera más centrada en los resultados.

PMO como Navegador de Estrategias

Las PMO pueden asegurarse una plaza en la mesa de estrategia impulsando la agilidad organizacional para la empresa ahora y en el futuro. La PMO puede ser la pieza central del rompecabezas que permite la entrega de estrategias para una organización al conectar la visión y la estrategia con los procesos de planificación y entrega necesarios para hacer realidad esa visión. Esto se hace de varias formas:

  • Creando una alineación de 360 ​​grados. Habilita una fuerza laboral centrada en los resultados asegurándote de que todos los proyectos estén conectados a la estrategia de la organización y que esto sea evidente y se refuerce en las conversaciones en todos los niveles de la organización.
  • Elevando la perspectiva. Afloja el control sobre las minucias de los proyectos individuales, dejando espacio para que la PMO cambie hacia una imagen más holística del portfolio y saque a la luz las preguntas que deben responderse para acelerar la entrega de los objetivos críticos de la organización.
  • Incrementando la capacidad de gestión del cambio organizacional. Cultiva una cultura impulsada por el cambio que prosperará en un entorno que se transforma rápidamente donde nadie tendrá todas las respuestas necesarias para tomar decisiones y avanzar proactivamente con la información disponible, hacia un futuro no siempre seguro.
  • Habilitand la toma de decisiones justo a tiempo. Optimiza los métodos para recopilar, procesar y comunicar información sobre la cartera de inversiones para garantizar que la información necesaria sea precisa y oportuna.

Girar proactivamente hacia la acción

Hay innumerables formas en que la PMO puede abordar de manera proactiva los desafíos y las necesidades de un negocio cambiante convirtiéndose en un socio comercial estratégico para la organización, guiándolos en su viaje a largo plazo y brindando soluciones inmediatas que abordarán los puntos débiles más apremiantes de muchas organizaciones, hoy dia. El objetivo es encontrar las oportunidades más cruciales que los líderes empresariales probablemente adopten y que puedan responder las preguntas urgentes que deben responder en este momento, para que la organización siga avanzando y utilizar ese impulso para seguir sirviendo, a medida que las necesidades continúan evolucionando. Esto posiciona a la PMO como un asesor confiable que está preparado, ya que las decisiones comerciales críticas deben tomarse en tiempo real.

Acciones clave que las PMO pueden tomar en este momento:

  1. Anticípate a las necesidades de los líderes empresariales que deben reaccionar ante el cambio y comienza a recopilar los datos necesarios que facilitarán la toma de decisiones rápidas.
  2. Prepárate para los escenarios hipotéticos que sean más relevantes para el entorno actual y ofrece soluciones que minimicen los impactos negativos de los cambios deseados.
  3. Guía al equipo de liderazgo a través de una evaluación y priorización de la cartera de proyectos en función de la nueva información disponible de las fuentes entrantes.
  4. Permite un cierre o pausa más rápido de proyectos que a día de hoy no son relevantes con la información actual, lo que permite la reasignación de recursos de inmediato a iniciativas más urgentes, mientras empaquetas esos proyectos de manera adecuada para que puedan revisarse más adelante.
  5. Desarrolla la capacidad de gestión del cambio organizacional dentro de la empresa a través de la formación, coaching y la orientación para que los cambios rápidos que se están produciendo puedan avanzar a buen ritmo y sin resistencia.
  6. Agiliza y optimiza el proceso de comunicación para permitir una comunicación más frecuente y transparente que mantendrá al personal alineado con las prioridades cambiantes y los nuevos objetivos y les ayudará a crear una conexión con su papel fundamental para ayudar a la organización a alcanzar los nuevos objetivos.

Iniciar la conversación

El siguiente paso es entablar un diálogo proactivo con los líderes empresariales sobre cómo la PMO puede poner orden en tiempos caóticos. En algunas organizaciones, esto sucederá de forma orgánica porque los líderes empresariales ya están participando en conversaciones con la PMO de forma regular. Para otros, la PMO debe iniciar estas conversaciones y mostrar cómo pueden contribuir a resolver los desafíos comerciales que enfrentan los ejecutivos en tiempos caóticos. En organizaciones donde los líderes empresariales no están dispuestos a incluir a la PMO en la mesa, el líder de la PMO no puede esperar a que le den el empujón para involucrarse.

Para garantizar que estas conversaciones críticas logren los resultados deseados, los líderes de PMO deben recordar que el objetivo no es vender la PMO como la solución, sino vender la solución que pueden crear para lograr los resultados anticipados. Este proceso de cuatro pasos reemplaza la discusión y crea conectividad entre la necesidad empresarial identificada, la solución que la PMO puede proporcionar y el impacto que esto tendrá en la organización.

Necesidad: Este es el punto crítico u oportunidad empresarial claramente articulado e identificado por los líderes empresariales, explicado en términos que expresan la urgencia y la causa raíz del desafío. Si esto no se explica claramente, la PMO corre el riesgo de resolver el problema equivocado. Para confirmar la comprensión, la PMO siempre reiterará este dolor u oportunidad profundamente arraigado en sus propias palabras. En algunos casos, los líderes empresariales se apresurarán a pedirle a la PMO que proporcione una solución sin aclarar la necesidad, y esto puede dificultar la confirmación de que la solución abordará la necesidad u ocultará una causa raíz subyacente que no será abordada por el solución propuesta.

Ejemplo: Falta de conocimiento de los proyectos que tienen lugar en la organización, por lo que, a día de hoy, no se pueden tomar decisiones sobre qué proyectos deben priorizarse o postergarse.

Solución: Describe la solución que tu PMO puede proporcionar para abordar rápidamente la necesidad acordada, explicando cómo esto abordará la causa subyacente profundamente arraigada de la situación que se está experimentando o la oportunidad que aún no se ha realizado. Es fundamental que, siempre que sea posible, el líder de la PMO utilice terminología no basada en proyectos para describir esta solución. Cuanto menos «lenguaje de proyectos» utilicemos y más terminología empresarial empleemos, más probable será que nos comprendan y obtengamos un apoyo fundamental para nuestra solución.

Ejemplo: solución de gestión de portfolio sencilla, con vistas de panel optimizadas.

Resultado: El impacto articulado que han solicitado los líderes empresariales. Esta es simplemente una forma de reformular el problema que han experimentado en el resultado que finalmente les gustaría lograr.

Ejemplo: Transparencia

Impacto: El beneficio final para la organización que se obtendrá cuando se implemente la solución propuesta. La forma en que esto está redactado debe abordar claramente el modo en que tu solución abordará el resultado esperado y reducirá o eliminará el problema identificado o la oportunidad que los líderes empresariales quisieran aprovechar.

Ejemplo: «Al utilizar una solución de gestión de cartera de proyectos sencilla, tendrá una mayor transparencia en el trabajo del proyecto que se lleva a cabo, lo que nos permitirá asegurarnos de que estamos trabajando en los proyectos de mayor prioridad, reduciendo así nuestros gastos hacia proyectos de menor prioridad».

El imperativo de la PMO: Conviérte tu PMO en valiosa

El secreto del éxito de las PMO durante y después de una crisis, es ser de incalculable valor. La PMO centrada en los resultados prospera naturalmente en tiempos caóticos, así como en tiempos de estabilidad, al enfocarse intuitivamente en áreas de oportunidad para crear soluciones basadas en las necesidades con las que los líderes empresariales cuentan para cumplir los compromisos con sus clientes, inversores y empleados. Estos pasos de acción inmediata se convertirán en un catalizador propio que mostrará el valor y el impacto que una PMO puede tener para hacer avanzar a una organización tanto en los peores momentos como en los mejores.

Puedes leer el artículo original sobre el secreto mejor guardado para la agilidad empresarial en el blog de FuturePMO

En este artículo

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By: Elena Lara

Elena Lara
Marketing Manager @ Wellingtone | B2B Marketing | Content Marketing | Marketing Project Management | APM and IPMA Accredited, PMO Practitioner | APM Accredited, Change Management Practitioner
Categories: Consultoría, PMO

Publicado: 29 julio 2021