¿Qué te viene a la mente cuando piensas en Agile? Sin duda, es una palabra con muchos significados diferentes, que despierta muchas emociones diferentes. ¿Es un enfoque para la gestión de proyectos, el desarrollo de software, el trabajo en equipo, un enfoque iterativo para la gestión de productos o una forma completamente diferente de pensar sobre cómo gestionar proyectos y formas de trabajar? … ¿O quizás es una mezcla de todos estos?

¿Qué es Agile?

Agile Manifesto - 12 Principles

Más del 68% de las organizaciones afirman que la entrega de productos más rápida es un factor clave para la agilidad (KPMG, 2019). Agile es mucho más que una sola metodología; en cambio, es un término para un tipo de enfoque que Axelos (la organización de orientación de mejores prácticas y autores de PRINCE2TM y PRINCE2 AgileTM) define como una «familia de comportamientos, conceptos, marcos y técnicas».

Originalmente definido en el Manifiesto Agile hace aproximadamente veinte años, Agile sigue 12 principios, como la satisfacción del cliente a través de la entrega temprana, la aceptación de los requisitos cambiantes, la colaboración entre equipos, la autonomía y la excelencia técnica.

También profundiza en la propuesta de valor de los equipos que trabajan de manera Agile, y explica que aunque los procesos y las herramientas, la documentación y la planificación son importantes, se otorga un mayor valor a los enfoques más colaborativos para hacer las cosas.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que esto no elimina la necesidad de contratos, gobernanza y mejores prácticas de planificación.

Como parte del manifiesto, Agile tampoco se elimina la necesidad de metas y objetivos (¡aunque muchos crean que lo contrario!), Siendo algunos de ellos:

  • Llegar a tiempo y cumplir con los plazos
  • Proteger el nivel de calidad
  • Aceptar el cambio
  • Mantener estables a los equipos
  • Aceptar que el cliente no lo necesita todo

¿Por qué es importante para la PMO?

Waterfall vs Agile - Iterative and Incremental

La práctica de la gestión de proyectos debe ser una competencia central defendida por los equipos de PMO y de aprendizaje y desarrollo (L&D). Estos es algo que ya sabemos todos. Sin embargo, como disciplina, la gestión de proyectos (y sus funciones asociadas) en su conjunto parece estar en un estado de cambio constante, y la última incorporación al kit de herramientas de PPM Professionals son las formas Agile de trabajar.

A medida que las organizaciones continúan creyendo que las prácticas de trabajo Agile son la clave para una entrega de estrategias exitosa, el impulso de Agile continúa creciendo para dejar a aquellos en roles de PPM que necesitan adaptarse a su nueva descripción de trabajo (que en muchos casos aún no se ha definido).

Aún debe tener lugar una conversación más difícil, debido al hecho de que muchas prácticas Agile no se perciben como valiosas para algunos roles existentes (e integrados) simplemente por su conexión con el método de «cascada».

La PMO no está excluida de la necesidad de cambiar y adaptarse para abordar esta creciente necesidad, ya que los equipos tienen que realizar los cambios necesarios y comenzar a apoyar a aquellos que hacen la transición a nuevas responsabilidades, considerando a aquellos que se resisten al cambio, mientras que al mismo tiempo afectado por ese mismo cambio.

Para profundizar en la condición de la PMO, debemos recordarnos que los comportamientos Agile fomentan (y de hecho esperan) la transparencia, la colaboración, la comunicación enriquecida, la autoorganización y la exploración. Todo lo que no se asocia habitualmente con la PMO. Entonces, si esta es la PMO que estás buscando, sigue leyendo…

¿La PMO Agile?

El 81% de las organizaciones han iniciado una transformación Agile en los últimos 3 años (KPMG, 2019); Entonces, en un mundo que considera cada vez más a Agile como el futuro, ¿cuál es el papel de la PMO?

“La PMO (…) apoya la creación, el mantenimiento y la mejora de los procesos de gestión de proyectos para asegurar que continúen siendo adecuados para el propósito; ser el custodio de los métodos de gestión de proyectos y los enfoques de ejecución; crear y administrar el centro de excelencia de gestión de proyectos para incluir el desarrollo de habilidades, la formación y la comunidad de práctica; y respaldar el enfoque de gestión de recursos eficaz para garantizar que la aptitud y la capacidad de la organización de prestación de servicios sean adecuadas para su propósito ahora y en el futuro «.

Association for Project Management

Lo primero que hay que decir es que todas las PMO son diferentes, no existe un enfoque de “talla única”; Es crucial que el enfoque y las formas de trabajo de una PMO se adapten en función del contexto organizacional y las capacidades de gestión de proyectos en su comunidad. También es importante tener en cuenta que cada camino hacia (cualquier forma) de agilidad es único en su ruta y destino. Por lo tanto, no existe una definición única de lo que es una PMO Agile.

El enfoque de una PMO Agile debe ser proporcionar un entorno en el que los proyectos Agile tengan éxito.

Sin embargo, debemos considerar que un nombre no hace una PMO Agile (o a una PMO para el caso). Algunas PMO se denominan de forma totalmente diferente (y esto dependerá de la cultura y la historia de la organización), por lo que la atención debe centrarse en lo que la organización necesita (y quiere) que la PMO entregue.

Para hacer esto, una PMO Agile debe esforzarse por comprender y adoptar las prácticas y metodologías asociadas para permitir formas Agile de trabajo y agilidad dentro de sus propios equipos y la comunidad de gestión de proyectos en general.

Deben comprender cómo se pueden gestionar, supervisar e informar sobre los nuevos enfoques junto con los proyectos existentes.

Deben asegurarse de que existan prácticas de garantía y gobernanza adaptadas y adecuadas, de modo que el negocio en general y la alta dirección sepan exactamente lo que está sucediendo dentro de sus equipos de entrega.

Deben flexibilizar su catálogo de servicios en función de los requisitos de la organización y la comunidad del proyecto para permitir la entrega exitosa y significativa del cambio.

… Y todo esto mientras se adopta la transparencia, la colaboración, la comunicación enriquecida, la autoorganización y la exploración en un entorno a prueba de fallas que, en muchos casos, no es 100% Agile en su naturaleza, cultura o estructura.

¿Complicado? ¡Sí!

Algunas PMO que buscan ser más Agile se enfocan en convertirse en un Centro de Excelencia Agile con las prioridades enfocadas en desarrollar e implementar estándares asociados, habilitar la capacidad, la gestión de múltiples proyectos, facilitar el aprendizaje organizacional y apoyar la gestión eficaz de las partes interesadas.

El cliente

Una de las consideraciones clave cuando se trata de hacer que la PMO sea más Agile es el cliente, especialmente porque como proveedor de servicios, uno de los principios de la PMO es Centrarse en el Cliente.

Las PMO centradas en el cliente se aseguran de que los servicios que ofrecen en su catálogo de servicios agreguen valor y faciliten la vida de sus clientes a través de una relación servidor-líder.

Comprender el nivel de conocimiento del cliente antes de comenzar cualquier aventura Agile es clave. Durante nuestro curso Wellingtone Agile for PPM Practitioners , analizamos los malentendidos comunes que vemos cuando las organizaciones intentan llevar más trabajo Agile en lugar de más agilidad, y el impacto que estos malentendidos pueden tener en la transformación de la PMO. Algunos de estos incluyen:

  • Que es y que no es Agile
  • Cuando usar Agile
  • Pasos necesarios para realizar la transición a Agile
  • Puntos de contacto con enfoques actuales para la entrega

Transición a Agile

Cuando se busca comenzar una transformación de PMO (y en circunstancias en las que Agile y agilidad se confunden), es importante que la PMO considere si el Cliente:

  • Ha identificado el PORQUÉ correcto
  • Comprende conceptos Agile
  • Conoce las implicaciones y limitaciones de las formas Agile de trabajar
  • Tiene enfoques actuales de gestión de riesgos efectivos
  • Conoce las deficiencias en las metodologías, procesos y colaboración actuales.
  • Ha descubierto los desafíos comunes para implementar Agile en entornos no ágiles.

Una vez que se entienden estos puntos, la PMO debe definir cómo educar y entrenar a sus Clientes, así como identificar las oportunidades para que las formas Agile de trabajo se incluyan en los enfoques actuales.

Es cierto que a medida que las organizaciones adoptan enfoques más ágiles, es probable que se generen menos capas de gestión, un enfoque en la gestión del cambio y equipos empoderados autogestionados, lo que, a su vez, puede llevar a la opinión de que la PMO es parte de una jerarquía existente que necesita cambiar.

Para aliviar esta percepción, debe haber un movimiento hacia la implementación de la estrategia y las PMO deben volverse más adaptables y ser capaces de impulsar la priorización de la cartera y la implementación de grandes programas de transformación.

Esto significará recomendar diferentes tecnologías, defender la gestión del cambio y desarrollar una cultura de innovación. Las PMO necesitarán adaptar sus modelos de soporte y Catálogo de servicios para la comunidad de gestión de proyectos en función de las circunstancias únicas, personalizándolo en función de lo que cada proyecto o programa requiere para ofrecer valor según lo percibe el Cliente que está haciendo la transición a los nuevos enfoques ágiles.

Sin duda, se requerirá coaching y formación en metodologías y prácticas Agile tanto para la PMO como para la comunidad de gestión de proyectos, por lo que, encontrar el socio adecuado para esto, será clave.

¿Qué puede hacer ahora tu PMO ?

Agilometer

La PMO puede facilitar la comprensión del nivel de Agile (si corresponde) y la preparación de la organización. Herramientas como el Agilómetro de PRINCE2 AgileTM pueden ayudar a tener una idea de si la organización (o el equipo) está preparado para la transición.

La PMO puede respaldar la adopción de Agile mediante el desarrollo de un programa de formación con un partner de formación de confianza como Wellingtone, estableciendo y apoyando comunidades de práctica, proporcionando y manteniendo las herramientas adecuadas y modelando el uso de las prácticas de Agile. Otras sugerencias de los profesionales de PMO incluyen proporcionar formación, tutoría y la creación de un paquete de orientación Agile.

Los procesos como la gestión de beneficios, el inicio del proyecto, la presentación de informes del proyecto y la gestión de riesgos, deberán volver a revisarse para alinearse con los principios Agile. La PMO Agile debe buscar medir el progreso en relación con la entrega temprana de productos, así como garantizar la alineación con los estándares corporativos para que se administre la exposición al riesgo y se demuestre el control.

Las PMO pueden realizar comprobaciones de estado Agile, haciendo que los equipos autoevalúen su progreso mediante la adopción de herramientas y ceremonias Agile. La PMO podría proporcionar una lista de consideraciones Agile clave para respaldar nuevos procesos, incluidos aspectos importantes de Agile, como la propiedad, el trabajo en equipo y las herramientas. A través de una verificación de estado Agile, los equipos pueden contar con un mecanismo para escalar problemas que pueden no estar bajo su control. Aquí es donde la PMO da vida al rol de liderazgo de servicio, para apoyar donde los Scrum Masters pueden carecer de la autoridad o las conexiones para ser efectivos.

Los principios Agile clave se pueden integrar fácilmente, como mantener las cosas simples para minimizar el desperdicio y realizar ceremonias Agile para proyectos Agile y no Agile.

Sin embargo, para construir una PMO Agile no se trata de incorporar metodologías y plantillas, sino que exige que los participantes estén activos y comprendan por qué se está produciendo el cambio; haciéndolo un cambio en cuerpo y alma. Estratégicamente, se debe tomar una decisión para llevar las verdaderas prácticas Agile a las organizaciones, incluido el concepto de equipos delimitados y el empoderamiento de los equipos para tomar decisiones (ambos son difíciles de aceptar para algunas organizaciones).

Éstos y otros comportamientos Agile son fundamentales y las PMO Agile deben buscar adoptar una mentalidad de colaboración con el cliente; reconociendo que la Gestión de Partes Interesadas y Clientes es la clave para asegurar una entrega fluida del proyecto y la realización de los beneficios. Los comportamientos deben estar integrados dentro del equipo de PMO que los demuestre externamente, lo que incluye, entre otros, ser de mente abierta, automotivados y colaborativos.

Transformación Agile

La transformación Agile es un proceso que debe gestionarse y medirse, especialmente a escala. La gobernanza y la supervisión de este proceso de cambio son fundamentales. Un coach Agile puede asesorar, pero la propiedad y la responsabilidad residen en última instancia en el equipo de alta dirección, que está preparado para los cambios necesarios en el nivel más alto de la organización; de las estructuras a las expectativas e incluso a los comportamientos.

Una PMO Agile exitosa puede crear el entorno para el éxito o el fracaso de una transformación, por lo que tener un patrocinador senior para la PMO, como el CEO, es clave. Una PMO Agile debe verse como un socio comercial estratégico que puede ayudar a la alta dirección al proporcionar supervisión del progreso de la transformación, garantía de calidad continua, control organizacional, alineación con los objetivos estratégicos, así como un enfoque en los marcos de gestión del cambio organizacional: comprensión, adopción, y entregar / apoyar estas iniciativas debe convertirse en el nuevo mundo de PMO.

¿Qué pasa con la Agilidad?

Las organizaciones que demuestran agilidad también muestran:

  • Poca jerarquía dentro de sus estructuras
  • Un propósito y un sistema de creencias comunes
  • Un enfoque en las personas empoderadas, su desarrollo y su bienestar.
  • Procesos y modelos de gobernanza sencillos y adaptables
  • Una cultura que apoya la innovación y el aprendizaje
  • Umbral de riesgo superior al promedio

La agilidad permite que una organización se adapte a su entorno, y muchas organizaciones que buscan implementar prácticas ágiles se beneficiarían más al incorporar la agilidad en su ADN en su lugar o también.

Ser más ágil

Las PMO deben seguir siendo relevantes en la era digital a través de la agilidad; El 62% de los que respondieron a la encuesta de Wellingtone sobre el Estado de la Gestión de Proyectos de 2021 creen que el trabajo del proyecto aumentará, y el 71% respondió que se necesitarán más habilidades de gestión de proyectos.

Entonces, ya sea que necesite hablar sobre cómo llevar Agile o agilidad a tu PMO, nos encantaría ayudarte a descubrir tus oportunidades, así como también cómo Wellingtone puede ayudarte a ti y a tu PMO a hacer un cambio radical en la madurez de tu PPM. Puedes pasar 30 minutos con uno de nuestros Especialistas (completamente gratis y sin ventas) a través de nuestra Clínica DrPMO. ¡Ponte en contacto ahora, nos encantaría saber de ti!

«Hay que considerar que no hay nada más difícil de realizar ni más dudoso de éxito ni más peligroso de manejar que iniciar un nuevo orden de cosas» – Maquiavelo, 1446-1507

Lecturas recomendadas

Algunos artículos y libros útiles que sugiero como punto de partida incluyen;

En Wellingtone podemos ayudarte a implementar una PMO que se adapte al ADN de tu organización. Ponte en contacto con nosotros y nos pondremos manos a la obra.

En este artículo

Regístrate en la Newsletter

By: Amy Lewis

Amy Lewis
Senior PPM Consultant, Wellingtone PRINCE2, APMP, BA(HONS), PMO-Practitioner Cert, PMO-Leader Cert

Publicado: 30 septiembre 2021

Regístrate en Nuestros Eventos