Como solución líder en gestión de proyectos, Microsoft Project Online ofrece a las organizaciones la posibilidad de colaborar y comunicar información de proyectos actualizada, relevante y oportuna a los usuarios de todos los niveles, desde los miembros del equipo hasta los ejecutivos y resto de partes interesadas. Veamos como sacar el máximo partido a la Implementación de Microsoft Project Online en tu organización.
Si bien Project Online ofrece estos beneficios potenciales, cualquier organización que esté contemplando su adopción debe ser consciente de que no es una solución instantánea y que para que la iniciativa se arraigue y entregue los beneficios anticipados, su adopción debe ser tratada como un proyecto en sí mismo.
Las organizaciones que se han lanzado directamente y no han invertido tiempo en prepararse para la adopción de Microsoft Project Online han aprendido algunas lecciones dolorosas y costosas y, en algunos casos, no han podido obtener ningún beneficio de su inversión en la solución.
Para evitar que te enfrentes a los mismos problemas, si estás considerando adoptar la solución PPM, se han identificado los siguientes factores de éxito cruciales para una implementación de Project Online:
- Involucrar activamente a los ejecutivos de la organización
- Desarrollar un business case sólido para la iniciativa PPM
- Asignar suficiente tiempo por adelantado
- Desarrollar objetivos comerciales, requisitos y escenarios de uso claros y completos.
- Involucrar a representantes de todos los grupos de usuarios
- Realizar una implementación en varias etapas
- Proporcionar comunicación continua
- Preparar a los usuarios para la implementación
- Formar a los usuarios en todos los niveles de experiencia
1. Involucrar activamente a los principales stakeholders / ejecutivos
Debes obtener la aceptación en todos los niveles. Pero lo más importante es que los ejecutivos de la organización lideren con el ejemplo, porque si no lo hacen, es probable que tenga un impacto perjudicial en la aceptación general de la (s) solución (es).
2. Desarrolle un Business Case sólido para Microsoft Project Online
Evalúa la situación actual e identifica cómo la solución PPM de Microsoft Project Online puede brindar beneficios reales que representarán un buen retorno de la inversión y aportarán beneficios tangibles a los usuarios en todos los niveles. Afortunadamente, hemos escrito un eBook sobre cómo crear un business case para Microsoft Project Online para ayudarte.
3. Asigna suficiente tiempo por adelantado
Fallar al plan es planificar fallar. Un poco cliché, pero cualquier persona con experiencia en proyectos te dirá que prepararse es el secreto del éxito. Trata de evitar ser llevado a la implementación antes de que se haya hecho el trabajo preliminar.
4. Involucra a representantes de todos los grupos de usuarios
Involucra a los distintos tipos de usuarios desde el principio para promover un sentido de participación y compromiso en la iniciativa. Recoge su opinión y comprende lo que quieren ver desde su perspectiva. No involucrar a quienes se ven afectados por la solución puede resultar en una mala adopción y, en última instancia, en una implementación fallida.
5. Aumenta la madurez de tu PPM con una implementación por fases
No intentes hervir el océano, es mucho más probable que una implementación por fases tenga éxito que un enfoque de «gran explosión». Los requisitos (necesidades comerciales) deben definirse, priorizarse e implementarse a medida que aumenta la madurez de la organización o el departamento.
6. Proporciona comunicación continua
La comunicación y la gestión eficaz del cambio son los ingredientes clave de los proyectos exitosos. La comunicación constante de cómo está progresando la implementación de PPM y los cambios y beneficios entrantes, ayudará a involucrar a la base de usuarios y prepararlos para su adopción.
7. Formación para los usuarios de todos los niveles
Podrías tener la mejor solución del mundo, pero no servirá de nada sin formación. Asegúrate de que los usuarios estén capacitados tanto en la solución configurada desde la perspectiva de su caso de uso como en conocimiento de los procesos de soporte.
Al adoptar los consejos sugeridos, puedes mejorar significativamente las posibilidades de éxito de tu implementación de Microsoft Project Online.
Si deseas analizar los requisitos sobre Microsoft Project Online y descubrir cómo podemos ayudarte, contacta con nosotros.
