¿Qué es la madurez en la gestión de proyectos?

La madurez de la gestión de proyectos se refiere (en este artículo) a la capacidad evolutiva de una organización para ejecutar proyectos, programas y carteras de manera competente mediante el desarrollo de metodologías estructuradas, procesos simplificados, equipos cualificados y una cultura de excelencia.

La madurez de PPM demuestra la capacidad de la organización para alinear las actividades de cambio con los objetivos estratégicos, optimizar la asignación de recursos, mitigar los riesgos y ofrecer resultados exitosos y sostenibles de manera consistente, a través de una visión independiente de mejores prácticas.

Cuanto mayor sea el nivel de madurez, mejor podrá la empresa navegar por las complejidades, aprovechar las oportunidades, adaptarse e impulsar el éxito general a través de la ejecución eficiente y efectiva de proyectos, programas y carteras.

La PMO y la Madurez de Gestión de Proyectos

Las PMO son integradores, unen los silos interdepartamentales y unen las piezas para respaldar la cartera de proyectos, programas y carteras para operar como un solo ecosistema.

Esto se logra equilibrando tres (3) variables esenciales dentro de la gobernanza P3M que funcionan como facilitadores para una entrega exitosa: personas, procesos y herramientas.

La gobernanza P3M es la forma en que la PMO apoya la gobernanza de proyectos, programas y carteras en la organización.

Dentro de él, el triángulo dorado PMO de herramientas de procesos de personas no existe en el vacío, y este equilibrio buscado depende en gran medida de la persona que dirige el proyecto, programa o portafolio (el Patrocinador).

De hecho, el Sponsorship o patrocinio es considerado uno de los facilitadores clave para el éxito de proyectos y programas, Y una de las mayores razones del fracaso. Del mismo modo, el valor de la PMO y la madurez posterior están muy influenciados por el poder detrás del liderazgo.

Generar valor

Para apoyar la búsqueda del equilibrio y la identificación de la madurez de gestión de proyectos para impulsar el enfoque, los evaluadores deben considerar qué tan bien definidas, aceptadas y respaldadas están las metodologías, las rutas de gobernanza y los mecanismos para la aprobación, como las stage gates y la escalada de excepciones.

Para la PMO, esta mecánica de gobierno P3M no es suficiente. Los equipos deben profundizar mucho más para que una comprensión clara de los roles y responsabilidades de los órganos de gobierno y su interacción con la PMO, su mandato y objetivos posteriores, el nivel de disponibilidad y compromiso del patrocinador de la PMO para guiar su dirección y el uso de KPI para medir el rendimiento de la PMO, puedan afectar dónde se encuentra la PMO en su viaje.

Alcanzar la madurez

Facilitadores de la madurez diseñados de diferentes maneras por diferentes tipos de análisis de madurez. Por ejemplo, el análisis de madurez PMO y PPM de Wellingtone evalúa 15 habilitadores de valor, mientras que el modelo Axelos P3M3 se centra en 7 con un enfoque agudo en una variedad de hilos que abarcan cada uno de ellos.

Ambos análisis mapearán la práctica de PMO y PPM en una escala de madurez que va de 0 a 5. Cuanto más alto sea el nivel, más maduro serás.

Aunque las evaluaciones deben ser completadas por una empresa acreditada independiente como Wellingtone (que ofrece los dos modelos antes mencionados), hay algunos pasos que puedes seguir ahora mismo para trabajar hacia el punto de madurez al que aspiras. Algunos pueden parecer simples, pero asegurarse de que algunas de las bases estén en su lugar, preparará a los equipos para comenzar el viaje de la hoja de ruta al siguiente nivel.

1) Metodología adecuada

Muchas organizaciones luchan por utilizar su metodología de proyectos de forma efectiva. A veces, hacemos que estos métodos sean muy complejos e inteligentes, lo que en realidad los hace difíciles de usar. La gente termina encontrando formas de evitarlos en lugar de seguirlos. La forma de abordar esto es desarrollar un enfoque sencillo y adaptable que pueda acomodar varios tamaños de proyectos, niveles de riesgo, impacto y consideraciones de costes, lo que permite una ejecución más fluida y exitosa de proyectos y programas.

2) Recursos accesibles

Muchas PMO centran su esfuerzo en crear las plantillas de documentos de gestión de proyectos más completas. Debido a que no se completa un análisis de esfuerzo versus recompensa para comprender el nivel de madurez de estos recursos, a menudo se vuelven abrumadoramente intrincados, disuadiendo el uso generalizado lo que es contraproducente. Reelaborar estos documentos estructurándolos en torno a una serie de preguntas concisas, racionalizar el contenido, priorizar la simplicidad y la facilidad de uso mejorará su accesibilidad.

3) Formación básica

Una formación básica en gestión de proyectos proporciona un valor significativo a la organización y no debe subestimarse. Equipa a los equipos con las habilidades y estrategias esenciales para navegar por las complejidades de los proyectos de manera efectiva mediante el fomento de una cultura de planificación estructurada, asignación eficiente de recursos y comunicación fluida y cursos especializados de gestión de proyectos. La formación en gestión de proyectos mejora la colaboración y mitiga los riesgos. Ayuda a los equipos a manejar los desafíos, entregar los resultados a tiempo y tener éxito. Fundamentalmente, apoyar a tu equipo con un curso de gestión de proyectos crea equipos formados que son capaces de adaptarse, lo que a su vez ayuda a la organización a crecer y a lograr más éxitos.

4) Plantillas de horarios o planes

Las plantillas de planificación de proyectos son herramientas valiosas que ofrecen un marco estructurado y estandarizado para planificar y gestionar proyectos de manera efectiva. Estos documentos abarcan una gama de componentes esenciales del proyecto, como cronogramas, presupuestos, listas de tareas, planes de comunicación y evaluaciones de riesgos. Al utilizar estas plantillas, los equipos pueden optimizar sus procesos, asegurando una ejecución de proyectos consistente y eficiente. Estas plantillas sirven como guías, promoviendo las mejores prácticas y ayudando a los equipos a evitar reinventar la rueda para cada nuevo proyecto.

5) La PMO importa

Las PMO surgen de diversos impulsores, con valor en Estrategia, Centro de Excelencia, Entrega y Aseguramiento de calidad. Debido a que la efectividad de una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) está entrelazada con la madurez organizacional, es importante que trascienda el nivel aspiracional de madurez para proporcionar un valor real como facilitador. Sin embargo, equilibrar el soporte y el cambio es complicado porque el viaje único de la PMO ya importa. Los modelos estándar pueden no encajar, por lo que es importante considerar cuidadosamente su propósito, valor actual y visión futura.

Compromiso con la madurez

El análisis y la planificación de la madurez de PPM no es un evento único, sino un proceso iterativo. Proporciona información valiosa sobre las capacidades y los déficits que existen en una organización y crea un camino guía hacia una mejor ejecución y, en última instancia, el éxito empresarial.

Una organización tiene que estar lista para una evaluación. Abierta tanto a la crítica como al cambio.

Para prepararse, comunicar los beneficios de completar un análisis y comprometerse con el viaje puede ayudar a impulsar un caso para el cambio:

  • Mayor retorno de la inversión a partir de iniciativas de cambio
  • Ahorro de costes y eficiencia de la entrega, tales como:
    • Coste de ejecución y calidad de los productos y resultados del programa
    • Mejora de la estimación del cronograma y del presupuesto
    • Requisitos más saludables
    • Mejor toma de decisiones organizacionales y mayor productividad
    • Prácticas eficaces de gestión del conocimiento
    • Procesos end-to-end más integrados
  • Una cultura integrada de mejora continua que defiende PPM como disciplina
  • Aumento de la satisfacción del cliente al percibir la inversión estratégica en PPM
  • Mejora de la moral del equipo y reducción de las curvas de aprendizaje gracias a los procesos de apoyo

Habla con Wellingtone para obtener más información sobre cómo puedes lograr algunos de estos beneficios y dar el siguiente paso hacia la madurez.

En este artículo

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By: Emma Arnaz-Pemberton

Emma Arnaz-Pemberton
Consulting Director FAPM, MCMI, MPMI, MIoD PMO-CC, MoR, MSP, PRINCE2

Publicado: 31 agosto 2023

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