Te han dado un proyecto para gestionar, ¡felicidades! Entre las muchas actividades que se deben completar, una fundamental que no debe olvidarse es la de comunicar el Estado del Proyecto. Esto implica algo más que una rápida puesta al día con el patrocinador del proyecto. De hecho, si tu proyecto es una prioridad en la organización, ¡todos y hasta el apuntador querrán saber cómo va! Por lo tanto, asegurémonos de que tengas un informe de estado del proyecto completo. ¿Cómo? Vamos a averiguarlo.

¿Por qué son importantes los Informes de Estado del Proyecto?

Algunas razones por las que querrás producir un Informe de Estado del Proyecto son:

• Gestionar las expectativas de las partes interesadas: a la gente no le gusta quedarse en la oscuridad; querrán saber qué se ha completado, qué es lo que está pendiente y qué es lo siguiente. Todas las partes interesadas en el proyecto tendrán sus necesidades de comunicación: al permitir la transparencia, la entrega de un informe de estado recurrente ayudará a abordar estas necesidades.

• Buscar apoyo y decisiones: puede ser que el proyecto requiera un recurso especializado difícil de asegurar en la organización o que se deba tomar una decisión: el informe de estado es el sitio ideal para explicitar y formalizar estas solicitudes.

• Promover la rendición de cuentas: las acciones y responsabilidades deben acordarse y asignarse antes de que se emita un informe de situación, sin embargo, al indicarlas en el informe de situación del proyecto, la rendición de cuentas se está aclarando y reforzando entre un público más amplio.

¿Quién prepara el Informe de Estado y a quién va dirigido?

El informe de estado debe ser preparado por el director del proyecto, aunque cuando existen oficinas de apoyo a proyectos dedicadas, esta actividad suele ajustarse también a sus responsabilidades. Está destinado principalmente a la junta del proyecto, sin embargo, también podría ser útil para otras estructuras de gestión en la organización, como las juntas de autoridad, la garantía de calidad del proyecto o la PMO.

¿Qué debe contener un Informe de Estado de Proyecto?

El informe de estado debe servir para lo que su propio nombre indica: proporcionar visibilidad sobre el estado del proyecto, es decir, una visión general de cómo avanza el proyecto, el estado de los riesgos abiertos, los problemas y las acciones, así como algunos indicadores clave de rendimiento (KPI), a menudo conocidos como indicadores RAG (rojo-ámbar-verde). Si bien hay muchas variaciones de lo que podría incluir una plantilla de informe de estado del proyecto, las partes interesadas y los gerentes superiores a menudo requieren un informe de estado escrito que contenga lo siguiente:

• Período de presentación de informes: idealmente, el informe de estado del proyecto debe tener una frecuencia recurrente y acordada, como semanal, quincenal o mensual.
• Aspectos destacados/logros en el período: identificación de las actividades que se han completado; productos entregados o beneficios realizados.
• Previsto para el próximo periodo: identificación de los próximos pasos en el proyecto.
• Apoyo / Decisiones requeridas: una oportunidad para expresar cualquier apoyo / decisión requerida de la junta del proyecto u otras estructuras de gobierno en la organización.
• Actualización de RAID: una visión general de cómo progresan y se administran los riesgos, acciones, problemas y dependencias.
• KPI: vista codificada por colores del proyecto con respecto al estado general y el logro de los objetivos de alcance, tiempo, presupuesto y beneficios.

Otro formato popular y simple de un informe de estado de proyecto se llama informe ABCD, donde:

• A es para Achievements – ‘Logros’
• B es para Benefits – ‘Beneficios’
• C es para Concerns – ‘Preocupaciones’
• D es para Do Next – ‘Lo próximo en hacer’.

¡Fácil de recordar y directo a lo que importa!

Sugerencias y Consejos para crear un Informe de Estado

El informe de estado del proyecto es la labor primordial de un gerente de proyecto, por lo tanto, es importante que lo haga bien. Aquí hay algunos consejos y sugerencias que pueden ayudarte:

• Que quede claro: estoy segura de que hay mucho que contar sobre el proyecto, sin embargo, el informe de estado no debe leerse como ‘Guerra y Paz’. Escríbelo de una manera clara y estructurada, que vaya directo al grano. ¿La información proporcionada representa la realidad del proyecto y es suficiente para impulsar las decisiones? – esto es lo que deberías preguntarte.

• Hazlo visual: construye tu informe de estado de una manera que sea convincente y atractiva para los ojos. Esto ayuda a la audiencia a centrarse en las áreas que se destacan y a querer recibir tu informe de estado. Deberías capturar la emoción de trabajar en este proyecto.

• Házlo realista: los «informes sandía», cuando los proyectos se informan como verdes mientras que en realidad son de color rojo brillante en el interior, desafortunadamente es común. No sientas que un proyecto con calificación roja refleja tu desempeño como gerente de proyecto; a veces solo necesitamos ayuda de otros, por lo tanto, si tu proyecto está realmente en el lado rojo, sé valiente para informarlo como tal.

• Házlo natural: si la primera vez que el patrocinador / junta directiva de tu proyecto escucha sobre los problemas que experimenta el proyecto es cuando recibe el informe de estado, hay algo que está mal en la comunicación entre vosotros. La comunicación continua y la visibilidad sobre el proyecto son primordiales, no confíes solo en tus informes de estado.

• Hazlo en tiempo real: la mayoría de los informes de estado del proyecto están desactualizados en el momento en que se emiten; ya sea porque el informe de estado tarda más en prepararse, o en llegar a su audiencia, o simplemente porque tienes un proyecto muy dinámico (¿me atrevo a decir ‘ágil’?). Si es posible, aprovecha los informes de self-service para obtener acceso en tiempo real a los datos, como con los informes proporcionados por Power BI o Present It. No más perseguir o enviar múltiples versiones de esa plataforma de diapositivas. ¡Está ahí, a un clic de un botón!

¿Quieres alguna ayuda adicional con los informes de estado de tu proyecto? ¡Ponte en contacto con nosotros!