La APM define la gestión de riesgos como
“Un proceso que permite que los eventos de riesgo individuales y el riesgo general se comprendan y gestionen de forma proactiva, optimizando el éxito, minimizando las amenazas y maximizando las oportunidades”. (Fuente APM BoK 7)
Tras la incertidumbre de 2020, la industria ha visto un aumento en el interés por una gestión de riesgos eficaz en las organizaciones.
Este aumento se refleja en nuestro último Informe The State of Project Management, que muestra un aumento del 4% en el número de organizaciones que se dedican a la gestión de riesgos. Además, el valor de la gestión de riesgos ha experimentado un fuerte aumento, colocándolo solo en segundo lugar detrás de la participación de los Stakeholders (que también ha disparado la tabla de valores que demuestra la necesidad de un mayor compromiso con nuestros proyectos).
Nuevas reglas para la gestión de riesgos
La guía de gestión de riesgos de Axelos proporciona siete principios que sustentan un proceso eficaz, y podemos utilizarlos para adoptar una visión pragmática de nuestra propia gestión de riesgos con miras a modernizar la forma en que identificamos, evaluamos, respondemos y medimos el riesgo.
1 La gestión de riesgos se alinea continuamente con los objetivos de la organización.
Teniendo en cuenta el entorno actual de proyectos y organizaciones, es importante comprender las aspiraciones actuales. ¿Somos menos reacios al riesgo debido al nivel de riesgo con el que nuestras organizaciones se han visto obligadas a lidiar o el año pasado nos abrió las puertas a una actitud de «qué es lo peor que podría pasar»? ¿La organización ha cambiado de manera fundamental su modelo operativo o ha cerrado la puerta hasta que se disipe la incertidumbre? Nuestro enfoque de riesgo debe adaptarse a la realidad actual de la organización, sus objetivos y su visión estratégica del futuro.
Regla 1: Revisa el apetito actual por la gestión de riesgos e identifica las áreas en las que necesitas expandir o contraer puntos de contacto.
2 La gestión de riesgos está diseñada para adaptarse al contexto
La cantidad de nuevos equipos de ejecución de gestión de riesgos que se esperan, puede haber crecido a partir de la incertidumbre o disminuido debido a la falta de coherencia en la disponibilidad de los actores clave en los últimos tiempos. Por lo tanto, este es un momento perfecto para revisar nuestro enfoque de gestión de riesgos y alinearlo mejor con nuestro nivel de madurez, capacidad de riesgo y apetito. Al igual que con la gobernanza, considera si los diferentes tipos de actividades de cambio necesitan un enfoque diferente del riesgo.
Regla 2: Crea un enfoque escalonado que permita que las actividades más complejas se beneficien de una gestión de riesgos mejorada mientras que otras necesitan menos, creando así un proceso dinámico.
3 La gestión de riesgos involucra a los Stakeholders o partes interesadas y se ocupa de las diferentes percepciones del riesgo
Debido a que las partes interesadas desempeñan una amplia gama de roles, puede haber opiniones dispares sobre la necesidad y el enfoque de la gestión de riesgos. La clave aquí es centrarse en el objetivo de lograr consenso durante el proceso de identificación de riesgos. Asegurarse de que sea exhaustivo y de que se comprendan y resuelvan las diferencias, garantiza que no se pierda tiempo y dinero en respuestas innecesarias o sobre-diseñadas a los riesgos.
Regla 3: Desarrollar una comunidad de práctica que eduque y apoye a quienes participan en actividades de riesgo para que tengan herramientas y técnicas a su disposición para lograr consenso y obtener una opinión durante la evaluación.
4 La gestión de riesgos proporciona una orientación clara y coherente a las partes interesadas.
Parte de la creación de un lenguaje coherente en torno a la gestión de riesgos es garantizar que el enfoque de gestión de riesgos sea lógico, coherente y ordenado. Esto requiere que la información y la educación estén disponibles para los miembros del equipo de ejecución (así como para otros) para que haya una comprensión conjunta de qué es el riesgo, cómo se responde y se gestiona en toda la organización.
Regla 4: Desarrolla sistemas de información PMO o PPM para que contengan una guía clara para todos los usuarios, de fácil acceso y respaldada por eventos de aprendizaje.
5 La gestión de riesgos está vinculada e informa la toma de decisiones en toda la organización.
La gestión de riesgos debe ayudar a los responsables de la toma de decisiones a comprender los méritos, las amenazas y las oportunidades relativas. Esto significa que la información recopilada y cotejada debe ser coherente y respaldar los arreglos de gobernanza de las iniciativas de cambio. El principal mecanismo para lograrlo es comprender los umbrales de tolerancia al riesgo y aplicarlos al proceso de evaluación del riesgo, ya que cuando se superan, se producirá una escalada.
Regla 5: Desarrollar umbrales de tolerancia al riesgo con el equipo senior para que comprendan su papel en la toma de decisiones para eventos de riesgo y establezcan sus expectativas de manera adecuada.
6 La gestión de riesgos utiliza datos históricos y facilita el aprendizaje y la mejora continua.
Los datos reales son clave para la gestión de riesgos no solo porque respaldan el inicio de nuevas iniciativas, sino porque los registros históricos nos permiten analizar y emitir juicios sobre si algo se puede mejorar o no. Si se puede mejorar, se pueden aprender lecciones, se puede mejorar la planificación y la estimación (ambos siguen siendo desafíos para las organizaciones), y los equipos de ejecución pueden sentir, ver y comunicar los resultados positivos.
Regla 6: Crear un mecanismo para alimentar la información de riesgo en los circuitos de mejora de la organización del proyecto permitiendo un cambio claro que beneficie la entrega a largo plazo.
7 La gestión de riesgos crea una cultura que reconoce la incertidumbre y respalda la toma de riesgos considerada
Axelos dice que los riesgos cero no son posibles, ni deseables. Las organizaciones necesitan un nivel de riesgo aceptable para comprender sus ganancias y pérdidas, por lo que la creación de una cultura que trascienda el cumplimiento de las casillas de verificación para la gestión de riesgos permite un intercambio abierto, equilibrio y control transparente de los riesgos, asegurando que se pueda alcanzar el máximo valor de la inversión en el proceso.
Regla 7: Haz que la gestión de riesgos sea parte del trabajo diario. Cada reunión del equipo del proyecto brinda la oportunidad de discutir nuevos riesgos a fin de que los miembros del equipo no se sientan cohibidos al plantear situaciones potenciales.
La perspectiva de la PMO
Durante el último año, hemos visto organizaciones que dedican tiempo a comprender qué pueden hacer mejor utilizando como medio los análisis de madurez. Uno de los resultados consistentes de estas revisiones ha sido la necesidad de mejorar la gestión de riesgos.
La PMO tiene un papel fundamental en el diseño y la difusión de la gestión de riesgos en las organizaciones y proporciona no solo el marco, sino que demuestra la actitud ante el riesgo que garantiza que los principales interesados lo tomen en serio. ¿Por qué? Como función que permite el éxito, a menudo se pasa por alto cuando se realizan revisiones de funciones comerciales de valor añadido, lo que significa que muchas PMO viven todos los días con la incertidumbre de que su función no permanecerá en la organización a largo plazo.
Para la PMO, dar vida a estas siete reglas para la gestión de riesgos para el mundo moderno les permitirá ser vistos en este ámbito y proporcionará una forma medible de demostrar que, de hecho, agregan valor y que pueden respaldar el mecanismo para preservar confianza de los accionistas en sus organizaciones.
Desde la identificación de la necesidad de que este proceso clave se establezca mejor, Wellingtone ha desarrollado y puesto a prueba un curso de Introducción a la Gestión de Riesgos que proporciona el punto de partida para que los equipos den vida a los principios de una manera que apoye a sus organizaciones sin importar qué cambio está en el horizonte.
