Gestión del Conocimiento: Proceso y Cultura

La Gestión del Conocimiento es el proceso mediante el cual ocurre ese aprendizaje y se comparte con otros. Es un héroe anónimo de la madurez de la gestión de proyectos, un factor que a menudo se pasa por alto o que pensamos que «siempre que tengamos una plantilla de registro de lecciones aprendidas para adjuntar a nuestra revisión posterior al proyecto, será suficiente». En este artículo, discutiremos qué es una buena gestión del conocimiento y cómo, además de un formulario y un proceso de plantilla, también debe estar respaldado por una cultura de gestión del conocimiento. Finalmente, veremos cómo puedes implementar y mejorar la gestión del conocimiento en tu equipo de proyecto y en la organización.

Un proyecto, por definición, es algo nuevo y diferente a lo que estamos acostumbrados. No es tan familiar o predecible como nuestro business as usual o nuestras operaciones; por lo que no hay forma de que podamos estimar o predecir lo que sucederá con una precisión del 100%. Algunas cosas irán peor de lo que planeamos y otras irán mejor. Podemos hablar de éxitos o fracasos. Sin embargo, lo que determina si algo es un verdadero éxito o un verdadero fracaso lo determina nuestra capacidad para aprovechar esos eventos y aprender de ellos, para que estemos equipados y listos para reconocer y aprovechar las oportunidades y evitar amenazas y contratiempos en el futuro.

¿Qué es la gestión del conocimiento?

La disciplina holística y multifuncional y el conjunto de prácticas relacionadas con la forma en que las organizaciones crean y usan el conocimiento para mejorar los resultados.

                                                                        Association for Project Management

Quizás más interesante sea la pregunta «¿qué es el conocimiento»? Esta es una pregunta que rara vez se hace, pero como señaló APM; el Organismo Colegiado para Profesionales de Proyectos, tiene importancia para la forma en que se debe realizar la gestión del conocimiento en la práctica dentro de una organización. Es importante que las prácticas de gestión del conocimiento se alineen con la forma en que entendemos y pensamos el conocimiento. (APM ‘What is knowledge management?).

Muchas organizaciones tratan la gestión del conocimiento como si fuera lo mismo que la gestión de la información, lo que significa que su gestión del conocimiento es inadecuada. La información es diferente que el conocimiento. La información es algo tangible que se puede capturar en un documento o base de datos. El conocimiento es menos tangible, está ciertamente relacionado con la información, pero es más parecido a lo que el individuo es capaz de hacer (sentir, decidir, actuar) basándose en la información disponible.

Tener una buena práctica de gestión de la información está, por tanto, vinculado a una buena Gestión del Conocimiento; porque necesitamos la información para alimentar nuestro conocimiento y darnos un contexto para utilizar nuestro conocimiento, pero no son lo mismo. Para aclarar la relación:

Gestión de la información

Este es el proceso y la práctica de cómo recopilamos, almacenamos, compartimos y archivamos / destruimos información y datos. Se ocupa de documentos y bases de datos, cosas tangibles que se pueden guardar, editar y destruir.

Gestión del Conocimiento

Se refiere a todo lo que hacemos para asegurarnos de que nuestra gente pueda hacer algo con esa información para mejorar los resultados para ellos mismos, su proyecto o la organización en su conjunto. Dicho de la forma más simple posible, la gestión del conocimiento es cómo conectamos a las personas con la información o cómo conectamos a las personas con otras personas.

No existe una solución única para todos, ni un proceso o plantilla para saber exactamente cómo hacer esto pero, en última instancia, se reducirá a crear y fomentar un entorno en el que las personas quieran compartir lo que saben con los demás.

¿Por qué es importante la Gestión del Conocimiento?

¿Alguna vez te has preguntado por qué las personas de tu proyecto u organización (o amigos y familiares o incluso tú mismo) siguen cometiendo los mismos errores? ¿O por qué, cuando el «Proyecto A» fracasó y tuviste que cerrar antes de tiempo porque no gestionásteis un riesgo en particular, el «Proyecto B» también gestiona mal ese mismo riesgo y se dirige hacia el mismo destino? La respuesta es que probablemente no tengas un proceso de gestión del conocimiento lo suficientemente bueno. La información está ahí, pero las personas no se involucran con ella y, por lo tanto, no hacen nada con ella.

La gestión del conocimiento nos permite aprender de nuestras propias experiencias o de las de otros. Puede convertir un gran error en una inversión en nuestra experiencia y conocimientos sobre cómo hacer el trabajo futuro. Si no tenemos ninguna gestión del conocimiento, estamos condenados a repetir los mismos errores una y otra vez.

¿Cómo implemento o mejoro la gestión del conocimiento en mi organización?

Hay tres componentes básicos para una buena gestión del conocimiento:

1) Buena gestión de la información

«Buena» en este sentido significa lo que sea adecuado para tu organización, tu gente y el tipo de información con la que trabajas.

Debes proporcionar herramientas, orientación y procesos sobre cómo:

• Recopilar información
• Guardar y almacenar información
• Editar y actualizar información
• Compartir información
• Archivar o destruir información

Si tienes una PMO, estás en una excelente posición para crear el proceso y la guía para la gestión de la información del proyecto, dentro de las limitaciones de las herramientas organizativas, las políticas y las normativas como el RGPD.

2) Una cultura y un entorno donde las personas se sientan capaces y dispuestas a compartir sus conocimientos y los de los demás.

Esto es algo más complicado de establecer porque la cultura no es algo que podamos diseñar y activar haciendo clic en un botón. La cultura necesita tiempo para crecer y debe reforzarse para mantenerse.

Una cultura que fomenta la gestión del conocimiento no tiene como objetivo culpar y castigar a una persona que ha cometido un error. En cambio, busca aprender lecciones constructivas sobre cómo evitar el error en el futuro, mientras reconoce y elogia la honestidad por reconocer y asumir los errores. También es uno en el que los éxitos y las oportunidades bien administradas se reconocen y atribuyen a la persona adecuada (si es posible con las recompensas adecuadas), y nuevamente se reconoce y elogia la honestidad.

3) Procesos y prácticas que facilitan la forma en que las personas se relacionan con la información y con otras personas.

No existe una talla única para todos los procesos o prácticas, pero algunos ejemplos incluyen;

• Un formulario, un proceso y una base de datos de lecciones aprendidas apropiados y fáciles de usar que estén abiertos a todos
• Un proceso sobre cómo las acciones o recomendaciones urgentes de las lecciones aprendidas deben escalarse e implementarse
• Un proceso sobre cómo las lecciones aprendidas relevantes se pueden señalar a los equipos del proyecto en puntos relevantes del ciclo de vida del proyecto.
• Comunidades de práctica que permiten la «polinización cruzada» de equipos, ideas, información y conocimiento
• Redes de apoyo entre colegas donde los gerentes de proyecto o los miembros del equipo pueden buscar ayuda de compañeros de profesión.

¿Cómo implemento o mejoro la Gestión del Conocimiento en mi proyecto?

A pocas personas les gusta admitir que cometen errores por una variedad de razones, generalmente relacionadas con el miedo a recibir la culpa o el miedo a perder la reputación. Como gerente de proyecto, no puedes establecer el tono o la cultura para toda la organización, pero puedes definirel tono de tu proyecto para asegurarte de que los miembros del equipo se sientan capaces de identificar, reconocer y admitir errores.

Consejos para mejorar la gestión del conocimiento en tu proyecto

• Reconoce proactivamente tus propios errores y admite cuando estés equivocado
• Cuando un miembro del equipo ha cometido un error, asegúrate de tratarlo con respeto, apóyalo para encontrar una solución y agradécele el hacértelo saber.
• A veces es absolutamente necesario darle a los miembros del equipo una «reprimenda» o una «conversación correctiva», pero esto debe ser constructivo, debe hacerse en privado y, asumiendo que el miembro del equipo encabeza la reprimenda, nunca debe mencionarse cuando está en el compañía de otros.
• Avergonzar a un miembro del equipo frente a otros dañará la cultura de tu equipo, dañará la gestión del conocimiento y, en última instancia, dañará el proyecto.
• Haz que sea una práctica que cuando algo salga mal, o particularmente bien, como equipo, parad y lo revisad para ver qué podéis aprender de esa ocasión que os ayudará a seguir adelante y luego aseguraos de que se implemente (y compartir esto con el resto de la organización)
• Revisa la dinámica del equipo para comprender qué tan bien establecido está tu equipo. La capacidad de discutir los errores de uno y estar abierto a ayudar, es una señal de un equipo bien establecido o de «desempeño» (según el «modelo de Tuckman» que describe las etapas del desarrollo del equipo como formación, asalto, normativo, desempeño). Se necesita tiempo para llegar a ese punto. Como gerente de proyecto, puedes ayudar a tu equipo a desarrollarse para llegar a la etapa de desempeño proporcionando estructura y claridad en los roles, reconociendo y ayudando a resolver conflictos y asegurándose de tratar a todos los miembros del equipo por igual.
• Asegúrate de organizar una reunión de revisión posterior al proyecto y de que todos los miembros del equipo asistan y contribuyan a ella

Esperamos que este artículo te haya ayudado a aclarar qué es la gestión del conocimiento (¡esa cosa!) Y por qué es importante para el éxito de tu proyecto.