¿Qué es la Gestión de Recursos?
El Body of Knowledge de APM define la gestión de recursos como «la adquisición y el despliegue de los recursos internos y externos necesarios para ejecutar el proyecto, programa o cartera».
Microsoft Project Online proporciona capacidades mejoradas de gestión de proyectos para permitir una mejor planificación, priorización objetiva de la cartera, así como capacidades de informes optimizadas a través de competencias nativas y Power BI. Sin embargo, uno de los mayores activos de Project Online son las capacidades de gestión de recursos empresariales.
Beneficios de las capacidades de Gestión de Recursos empresariales
- Visibilidad de recursos centralizada en todos los proyectos a través del Pool de Recursos Empresariales: un repositorio central que almacena, accede e informa sobre los recursos de la organización.
- Benefíciate de la reserva de recursos compartidos al asignar tareas.
- Identificar conflictos de asignación.
- Evaluar la utilización de recursos: ver dónde se sobreaplican los recursos y si hay capacidad restante para nuevas iniciativas.
Sin embargo, al considerar el uso de Project Online para abordar la gestión de recursos, es importante darse cuenta de que «No todas las organizaciones se crean por igual». La madurez, la cultura y la preparación de la organización, es decir, la capacidad de adoptar el cambio, determinarán el ritmo al que se implementa la gestión de recursos.
Para ayudar a definir una hoja de ruta de gestión de recursos, vamos a analizar cómo se puede implementar la gestión de recursos empresariales a través de varias etapas. En este artículo, nos centraremos en la etapa inicial: Planificación de la Capacidad.
¿Qué es la Planificación de la Capacidad?
Esta es definitivamente la etapa más fácil de implementar para una organización y debe verse como la base para madurar la capacidad de gestión de recursos. La planificación de la capacidad es el proceso de capturar la demanda de la cartera de proyectos y calcular cuántos recursos se requieren para satisfacer esa demanda.
El primer paso es acordar la granularidad de la planificación: ¿Los recursos se asignarán a un nivel alto o al nivel de detalle de la tarea? Si bien la visión purista puede ser que los recursos deben asignarse al nivel de detalle de la tarea, esto puede no siempre ser lo apropiado, no solo para el nivel de madurez sino también para la etapa de planificación del proyecto.
Durante las primeras etapas de planificación, es posible que no se conozca la EDT detallada, junto con el perfil de recursos, los cuales se desarrollarán con el tiempo. Por lo tanto, es recomendable definir un horizonte de planificación que se pueda utilizar para asignar recursos utilizando un enfoque lógico. Hablaremos de esto un poco más tarde.
Por lo general, los recursos genéricos se asignan en la etapa inicial de la planificación para reunir los requisitos de recursos de alto nivel. Los recursos genéricos se utilizan para asignar un rol específico, por ejemplo: Project Manager, Business Analyst, etc. a una tarea de proyecto, en lugar de tener que asignar recursos reales con nombre y apellidos al inicio de la vida del proyecto.
Si bien estos roles genéricos podrían asignarse a tareas detalladas en el cronograma, igualmente, podrían asignarse a tareas de «depósito de recursos» de alto nivel. Teniendo en cuenta cómo se utilizarán los datos en esta etapa, es decir, para mostrar el pronóstico de la demanda del recurso por mes o trimestre, la planificación de la capacidad no se trata de identificar qué hará Paco el próximo martes por la tarde a las 2, sino ¿cuántos Pacos necesitamos para cubrir el próximo trimestre?
Por lo tanto, mientras que en organizaciones, quizás más maduras, los recursos podrían asignarse a un nivel de tarea detallado, para aquellos que recién comienzan a introducir el concepto de gestión de recursos, las organizaciones deberían considerar la asignación de recursos en función de tareas de alto nivel de «depósito de recursos» como estándar mínimo. Con este enfoque, las organizaciones aún pueden aprovechar la capacidad de programación con Project Online, pero reducen la responsabilidad de los gerentes de proyecto para mantener un plan detallado cargado de recursos.
Para obtener más información sobre el enfoque recomendado por Wellingtone para asignar recursos a tareas de «depósito», descargue nuestra Guía práctica.
¿Qué es un Horizonte de Planificación?
Dependiendo de la duración del proyecto (y el ritmo del cambio), no se identificarán todos los recursos a largo plazo. Por lo tanto, es una buena práctica definir un horizonte de planificación que se pueda utilizar para asignar personas utilizando un enfoque lógico:
Para utilizar este enfoque combinado, primero debemos comprender la relación entre recursos genéricos y con nombre. Como mencioné anteriormente, los recursos genéricos sólo son roles, no son personas reales. Se utilizan para capturar la demanda durante las primeras etapas de la planificación y más tarde en el ciclo de vida del proyecto, se reemplazan por recursos con nombre.
Esta función se habilita mediante la definición del campo de recurso Rol, que se utiliza para hacer coincidir recursos genéricos con nombrados.
Es importante darse cuenta de que, cuando se combinan recursos genéricos y con nombre, los recursos genéricos no representan la capacidad, solo las personas reales pueden satisfacer la demanda.
Siempre sugerimos establecer las «Unidades máximas» del recurso genérico en 0%, lo que evita una tergiversación de la capacidad que se encuentra. Cuando las «Unidades máximas» para los recursos genéricos se dejan en el 100% predeterminado, los informes pueden exagerar significativamente la capacidad, ya que el cálculo incluirá tanto personas reales como recursos genéricos. Por ejemplo, usando la ilustración de arriba, si dejamos las Unidades Máximas para el Gerente de Proyecto al 100% y combinamos esto con el 300% de nuestros 3 gerentes de proyecto nombrados (Bob, Tim y Sue), esto mostrará la capacidad total para la Gestión de Proyectos al 400% / 4 FTE. La capacidad ahora está sobrevalorada en 1 FTE.
Si bien recomendamos establecer las «Unidades máximas» para un recurso genérico en 0%, ten en cuenta que esto dará como resultado que aparezcan indicadores «ROG» (el icono rojo sobreasignado) en el programa.
Esto no es algo malo durante las primeras etapas de la elaboración de un cronograma, sin embargo, debe abordarse si / cuando se asignan personas reales al trabajo.
Como se mencionó anteriormente, el campo de recurso Rol se usa para hacer coincidir recursos genéricos con nombrados. Uno de los beneficios de esta función es la capacidad de hacer coincidir y reemplazar asignaciones de recursos genéricos con recursos con nombre dentro de la programación.
El uso de la función Match en la ventana Build the Team from Enterprise filtrará el grupo de recursos de la izquierda y mostrará solo aquellos recursos con un conjunto de habilidades coincidente.
Esto permite a los gerentes / planificadores de proyectos seleccionar el recurso deseado y seleccionar Replace para intercambiar el recurso genérico con la persona nombrada.
Además de combinar recursos genéricos y con nombre para capturar la demanda, como se ilustra en nuestro ejemplo anterior, existen formas alternativas de hacerlo.
Métodos alternativos para capturar la demanda en Project Online
1) Utilizar solo recursos genéricos
Si tu organización solo está interesada en la asignación de roles o funciones, puede ser aconsejable completar el Fondo de Recursos Empresariales con recursos genéricos. Nota: Si trabajas ÚNICAMENTE con recursos genéricos, asegúrate de que las Unidades máximas representen la cantidad de recursos disponibles para los proyectos. Por ejemplo, si hay 3 gerentes de proyecto a tiempo completo disponibles para el trabajo del proyecto, asegúrate de que las unidades máximas estén establecidas en 300% para reflejar la capacidad real.
2) Usar solo recursos reales
Si bien este enfoque no será factible en todas las organizaciones, la ventaja de utilizar recursos reales es que se obtiene una mejor comprensión de la sobreutilización o subutilización de personas específicas. Por ejemplo, «Juan» puede ser el Business Analyst favorito, pero si las herramientas no mostraran a Juan como un recurso real en los calendarios, no verías que está sobreasignado. Nota: Si trabajas ÚNICAMENTE con recursos reales , será difícil capturar la demanda y la capacidad a largo plazo; es posible que no sepas quién estará disponible en el futuro.
Ahora que hemos discutido la planificación de la capacidad y cómo usar los calendarios en Project Online para capturar la demanda, podemos explorar la siguiente etapa de Implementación de la Gestión de recursos: Asignación de recursos en la próxima entrega.
Si quieres implantar Project en tu organización, ponte en contacto con nosotros y empieza a tomar el control en la gestión del portfolio de tu empresa.
