A menudo ocurre que, junto con la experiencia de la gestión del proyecto, programa o cambio, recae la responsabilidad de implantar una PMO. «Es un proyecto más», ¿verdad?
Me temo que No. Complementar la práctica actual de Gestión de Proyectos en una organización no es una hazaña pequeña y debe considerarse y pensarse antes de embarcarse en la entrega de una nueva función.
Las PMO son fundamentales para la entrega exitosa de proyectos y cambios
La afirmación anterior es cierta. Sin embargo, hay una razón perfectamente legítima por la que una organización puede optar por no tener una PMO en su lugar. Tal vez la organización es muy pequeña y no puede justificar el gasto para establecer un nuevo departamento. Tal vez se percibe como difícil apoyar una función que no entrega (necesariamente) directamente proyectos o valor a la línea crítica de negocio. Cualquiera que sea la razón, y aunque las PMO son de hecho críticas para una entrega exitosa, como líder empresarial que establece la PMO, debemos dedicar tiempo para comprender la razón, el por qué; o el por qué no.
Cosas que un líder empresarial puede hacer para ayudar a implantar con éxito una PMO.
1) Conócete a ti mismo
El primer paso es mirar hacia adentro y comprender dónde se encuentran tus fortalezas en términos de establecer una PMO. Con la experiencia en gestión de proyectos, programas o cambios, es fácil asumir que el trabajo es básicamente el mismo. ¡Pero no te dejes cegar por tu propio ego!
Con la identificación de tus fortalezas, también encontrarás debilidades, áreas de PMO que no comprendes al completo o en las que ni siquiera crees.
Top Tip: Aprender es hacer
Infórmate sobre los aspectos clave de la creación de una PMO utilizando contenido probado, testado y revisado de forma independiente, como los cursos de Wellingtone PMO Practitioner o Change Management Practitioner y el resto de cursos de nuestra PMO Academy.
2) Conoce la organización
Tómate tu tiempo (si aún no lo haces) para comprender la cultura organizacional. Recuerda que la cultura es algo complicado, impulsará cómo se hacen las cosas, qué es importante, cómo habla la gente, así como los comportamientos vistos en la organización.
No asumas que el modelo de PMO que tenías en una empresa anterior (o que leíste en un libro), aplicado a ciegas, funcionará automáticamente. Con la cultura, viene el ADN de la gestión de proyectos. Y cada organización es diferente.
Top Tip: Llama a 3 personas
Llama a 3 personas que han estado involucradas en la entrega para comprender qué funciona y qué no. Si una PMO ha existido antes, llama a esas personas e intenta entender por qué se disolvió. Recuerda preguntar qué funciona bien (las buenas historias te ayudarán a lograr una visión equilibrada de la realidad).
3) Conoce a tus clientes
Teniendo en cuenta la PMO como un proveedor de servicios, debemos entender las necesidades de nuestros clientes. Los clientes de PMO a menudo se definen como personas y equipos internos que están involucrados o afectados por, o interesados en la práctica de gestión de proyectos en la organización (Wellingtone).
Identifica quiénes son tus clientes clave y trabaja con ellos para identificar la solución de mejores prácticas para las necesidades de tu PMO.
Cómo implantar una PMO cuando te enfrentas a la resistencia
Ahora, los tecnicismos
Implantar una PMO puede traer consigo resistencia, por lo que a continuación se presentan algunos de nuestros temas clave que ayudarán a reducir la resistencia y proporcionarán una base estable para que tu PMO se establezca y crezca.
1) Gestionar y organizar la configuración como un programa
Para que una PMO se defina, diseñe y entregue con éxito es necesario que varias líneas de trabajo se apliquen. Teniendo en cuenta la experiencia de gestión de proyectos (que es posible que ya tengas) reconoce que la recopilación de requisitos y la entrega de cada flujo necesita un grupo diferente de skillsets.
Esto significa dos cosas:
- ¡No deberías estar haciéndolo todo tú mismo!
- Necesitas diferentes equipos para ofrecer diferentes aspectos
Sabiendo esto, lógicamente deberías organizarte como un Programa de Trabajo. Recuerda la definición de la APM:
Un esfuerzo estratégico único y transitorio emprendido para lograr un cambio beneficioso e incorporar un grupo de proyectos relacionados y actividades de negocios como de costumbre (estado estacionario).
APM Body of Knowledge – 7th Edition, APM
Top Tip: Como programa de trabajo, es imperativo que tengas un especialista en gestión del cambio que trabaje contigo para cumplir con las responsabilidades requeridas para una gestión del cambio exitosa y la incorporación del cambio transformacional.
2) Construir un caso de negocio (business case)
Asegúrate de dedicar un tiempo para crear un business case. Esto facilita que ocurran una variedad de cosas:
- Puedes investigar para identificar la necesidad, la mejor respuesta y definir la PMO y sus clientes.
- Puedes emplear tiempo para diseñar el modelo de mejores prácticas adecuado que respalde la cultura organizacional.
- Puedes gestionar las expectativas de tus clientes a través del proceso de aprobación, asegurándote de que no haya sorpresas desagradables después de haber entregado tu solución.
- Permite que se realice un inventario del portfolio de proyectos para que tengas una idea de lo que ya está disponible y cuántos proyectos están en marcha.
Top Tip: Recuerda que es probable que ya haya alguna estructura en forma de plantillas como un registro RAID, procesos que han permitido que se lleve a cabo la contabilidad del proyecto, entre otros. Puede ser que existan en algunas áreas y no estén estandarizadas. Y si este es el caso, entonces considera que tu PMO no está empezando de cero y tienes algo con lo que comenzar a trabajar.
3) La colaboración es la clave
Cuando hablamos de la PMO no se trata de lucirte tu o tus años de experiencia, de hecho, se trata de administrar la PMO PARA los proyectos. Para los clientes de la PMO.
Las relaciones son la clave para el desarrollo exitoso de la PMO. Centrarte en la construcción de una comunidad de práctica que permita compartir ideas y experiencias apoyará tu posición para ganarte a tus clientes con una mayor disciplina y «burocracia» que responderá a la necesidad de la PMO en primer lugar.
Top Tip: Recuerda que la resistencia es inevitable, pero la mayoría de los adultos profesionales razonables no estarán perdidos si trabajamos con ellos y explicamos el objetivo general que tu PMO está tratando de lograr.
4) NECESITAS una hoja de ruta
Muchos creen que pueden desarrollar la PMO orgánicamente. Sin embargo, este enfoque normalmente no consigue ofrecer una verdadera madurez en la práctica de gestión de proyectos a largo plazo. El crecimiento orgánico es excelente una vez que el equipo está integrado y la comunidad es autosuficiente.
Para construir una hoja de ruta efectiva, plantéate mapear la madurez de tu organización con un ejercicio de evaluación comparativa (tal vez incluso contra otras empresas de la misma industria) y averigua qué nivel de madurez quieres obtener. Echa un vistazo al Análisis de madurez de la PMO de Wellingtone para obtener más información sobre cómo funciona.
Mantente realista con tus aspiraciones. Si comienzas desde cero, el nivel 5 sobre 5 podría ser ambicioso en tu primer análisis.
Top Tip: Al desarrollar tu hoja de ruta, no mires más allá de 18 meses – 2 años. El mundo es volátil, incierto, complejo y ambiguo (VUCA), por lo que puedes asumir con seguridad que tu entorno, alcance y objetivos cambiarán con el tiempo.
5) Plan de compromiso
El poder de una buena estrategia de compromiso no debe subestimarse. Si no planificamos la comunicación, el aprendizaje y el intercambio de eventos, inevitablemente se quedarán en el camino cuando todos recuerden que tienen poco tiempo y demasiado que hacer.
El mayor desafío organizativo es intentar hacer demasiadas cosas a la vez.
Planifica con anticipación y encomiéndate a tu plan de compromiso para garantizar que tus clientes se involucren y permanezcan comprometidos tambien, y que las relaciones continúen floreciendo.
Como integradores de personas, procesos, conocimientos y estructuras, es responsabilidad de la PMO garantizar que la comunidad sienta que tiene un espacio seguro en el que desarrollarse, fracasar y tener éxito.
Top Tip: Comparte el plan de participación online a través de la intranet o espacios de SharePoint para asegurarte de que tus clientes tengan una visibilidad constante de las próximas oportunidades para participar, y solo el acto de publicarlo ayudará al equipo de PMO a comprometerse a que estos eventos se lleven a cabo.
Resumen sobre cómo implantar una PMO.
No hay un modelo único que se ajuste a la PMO. ¡Eso hace que el viaje sea más interesante!
Dedicar tiempo a definir, diseñar y entregar la PMO cuidadosamente, con el objetivo final en mente, asegurará que tu enfoque de mejores prácticas respalde el ADN organizacional, la cultura y la cartera actual de cambios.
Recuerda que tus clientes son #HumanFirst y, como PMO, primero debemos interactuar con los humanos, luego con los entregables. Haz esto y tu PMO está destinada a tener éxito.
Echa un vistazo a nuestro artículo que te da más consejos para configurar una PMO y puede ayudarte a complementar la información de este artículo. Nuestro servicio de transformación 3D de PMO también puede darle una ventaja inicial con algunos pasos clave.
