Con el propósito de obtener la máxima eficiencia de sus recursos, una organización debe ser capaz de alinear sus inversiones con los objetivos estratégicos, y por ende priorizar y planificar la demanda y las capacidades.
La PMO cumple un papel SIGNIFICATIVO en el equilibrio entre la Gestión de la Demanda y las Capacidades, de éste, depende uno de los indicadores de éxito del negocio. Las habilidades de la Oficina de Gestión de Proyectos permiten Crear Valor cuando utiliza estrategias para gestionar la demanda y para gestionar la capacidad buscando el punto de equidad entre los servicios y los recursos.
Por eso, se debe apostar al fortalecimiento de las competencias de los recursos y herramientas disponibles, así como, reducir los medios ociosos para destacar el rol de la PMO en una empresa.
Por el contrario, una demanda pobremente gestionada es una fuente de riesgo para el negocio, ya que, una capacidad insuficiente impacta directamente sobre la calidad de los servicios entregados y un exceso de capacidad genera costes sin crear valor. Entonces, es ahí cuando se empieza a descreer de las habilidades de la existencia de la PMO, porque la mala gestión de la demanda y de la capacidad pueden ser las causas del fracaso de muchos proyectos, y tener consecuencias desastrosas para a las organizaciones.
Por lo tanto, es fundamental contar con un adecuado proceso de gestión de la demanda y de las capacidades, ya que, la primera está orientada a capturar, clasificar, evaluar y resolver los diversos orígenes de la demanda en la organización y/o el negocio; y la segunda planifica la ocupación de los procesos, de manera que se alcance un óptimo de respuesta a la demanda, asegurándose que la capacidad cumpla con los requisitos presentes y futuros de la organización con costos asumibles.
«Con el propósito de obtener la máxima eficiencia de sus recursos, una organización debe ser capaz de alinear sus inversiones con los objetivos estratégicos, y por ende priorizar y planificar la demanda y las capacidades … La gestión de la demanda es el proceso responsable de entender, anticipar e influir en la demanda servicios por parte de los clientes. Gestión de demanda trabaja con la gestión de capacidad para asegurar que el proveedor de servicios tenga suficiente capacidad para satisfacer la demanda requerida. A nivel estratégico, puede involucrar y efectuar el análisis de los patrones de actividad del negocio y los perfiles de usuario, mientras que a nivel táctico, puede implicar usar cobros diferenciados para estimular a los clientes a utilizar los servicios de TI en horas con menos actividad o requerir actividades de corto plazo para responder a la demanda inesperada o a la falla de un elemento de configuración…»,
Marco de Referencia Itil.
La PMO debe cumplir un rol CLAVE para asegurar una buena GESTIÓN, por lo tanto, debemos recalcar a parte de los cinco puntos mencionados anteriormente, uno de los principios en que se basa la PMO, el APRENDIZAJE, . Es decir, además de ser un soporte de aprendizaje al negocio, también debe ser un aprendizaje para ella misma, y así poder incrementar su nivel de MADUREZ y enfrentarse a la gestión de CAMBIOS que continuamente afectan a las organizaciones.
Desde Wellingtone queremos agradecer a Magdalena Capobianco por este magnífico artículo y su aportación a la Comunidad PMO
