La RAE define progresar como avanzar, mejorar, hacer adelantos en determinada materia.

A menudo, cuando las PMO hablan con Wellingtone sobre el desarrollo de la madurez, el equipo crea una hoja de ruta inicial que es lineal; en el sentido de que comienza a partir de ahora y avanza constantemente hacia el nivel deseado de madurez.

Sin embargo, la imagen  de https://mounika.studio/ ampliamente compartida a través de las redes profesionales representa una variedad de viajes que permiten el progreso, algunos lineales, otros no.

La imagen refleja esa definición de la RAE en el sentido de que muestra el progreso durante un período de tiempo. La forma en que aumenta ese progreso puede variar a lo largo de la línea de tiempo, siempre y cuando se logre el resultado clave y aún se considere un estado más avanzado.

La cantidad de progreso logrado también es objeto de debate, donde algunos logran más que otros. Sin embargo, para esa realidad, esto también se considera un progreso.

Durante el  curso APM Accredited PMO Leader, uno de los  cursos principales de nuestra Wellingtone PMO Academy, se pide a los asistentes que diseñen y desarrollen un proyecto con una mejora tangible para su práctica de PMO o PPM. En dos meses, deben demostrar progresos.

Al principio, es inevitable que los individuos y sus proyectos se vean afectados por  el sesgo de optimismo (donde creemos que podemos lograr más de lo que podemos en el tiempo que tenemos). Y se crean grandes planes para los dos meses siguientes al curso.

También es inevitable la incertidumbre y la naturaleza caótica de la industria de PPM. Poco después de regresar al trabajo, descubren que el tiempo que reservan se ve rápidamente erosionado por el Business as Usual y el trabajo ad-hoc que aparece de la nada. Y luego, alguna que otra reestructuración o cambio de dirección organizativa podría ser un obstáculo.

El Progreso de la PMO

Para los equipos de PMO, esta información es importante porque en la naturaleza de la mayoría de las PMO está el impulsar un flujo de cambio y mejora y, por lo tanto, debemos moderar eso con la realidad de cada situación.

Para ello, los equipos deben tener en cuenta:

  • El contexto de la PMO
  • La cultura de la organización
  • El nivel de madurez en todas las competencias de la PMO
  • Las necesidades y deseos de los clientes de PMO
  • La comunidad
  • Los objetivos de la organización

Sin esta información crucial, será difícil para los equipos de PMO entregar un plan que demuestre un verdadero progreso, sin importar cuán ad-hoc o lento pueda parecer.

Consejos prácticos

  • Escuchar y aprender de la organización y de los clientes de la PMO para que se entiendan los puntos débiles y las áreas que funcionan bien antes de desarrollar cualquier plan.
  • Identificar a los representantes (Campeones) de los Grupos de Partes Interesadas o stakeholders para que puedan contribuir al plan y, en última instancia, sentir que también es suyo.
  • Identificar dónde te encuentras ahora llevando a cabo un análisis de madurez para establecer una línea de base del rendimiento actual de las prácticas de PMO y PPM, construyendo de manera efectiva un caso de cambio basado en las mejores prácticas.
  • Definir los objetivos correctos a la hora de definir el nivel de madurez aspiracional, teniendo en cuenta el estado actual del desempeño. Cuando los equipos apuntan demasiado alto, puede desmotivar al equipo desde el principio.
  • Informa el plan con las consideraciones detalladas anteriormente para asegurarte de que sea lo más realista posible. Si el equipo es bombardeado constantemente con trabajo ad-hoc, inclúyelo en un plan de proyecto.
  • Educar a los miembros del equipo de PMO al nivel adecuado para permitirles desarrollar los nuevos servicios y entregar el plan de manera efectiva y para el bien de la práctica de PPM.
  • Construir una comunidad de práctica para garantizar que haya suficiente compromiso para:
    • Proporcionar información de los clientes a lo largo de todo el recorrido
    • Permitir una caja de resonancia cuando las cosas tienen que cambiar
    • Permitir una conversación y una cultura abiertas y colaborativas
    • Asegurar que el equipo comprenda el recorrido del cliente y dónde mejorar.
  • Mide la efectividad de tu plan, no solo en términos de finalización, sino también en el valor que estás agregando a la práctica de PPM.

En conclusión

Cuando se trata de progresar, el equipo de PMO es responsable de algo más que la forma en que opera el equipo. También son responsables de la práctica de PPM y de los procesos, sistemas y herramientas de apoyo que permiten que surjan las buenas prácticas.

Para lograr un progreso real, los equipos de PMO deben dar un paso atrás y crear un plan que sea apropiado para el nivel de madurez actual y la aspiración para el futuro.

Para llegar allí, los miembros del equipo (y cualquier función habilitante) deben sentirse capacitadas para desarrollar y brindar servicios que aporten a los clientes de la PMO lo que necesitan.

La Academia de PMO de Wellingtone proporciona un espacio seguro para los asistentes, apoyado con tutoría, una comunidad y eventos de networking gratuitos para continuar el viaje (el suyo, el de la PMO y el de la organización).

Ahora es el momento, toma una decisión para garantizar el progreso, de la manera correcta.

Contacta con Wellingtone para llevar tu PMO al siguiente nivel de madurez.

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By: Emma Arnaz-Pemberton

Emma Arnaz-Pemberton
Consulting Director FAPM, MCMI, MPMI, MIoD PMO-CC, MoR, MSP, PRINCE2

Publicado: 10 enero 2024

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