¿Te resulta difícil elaborar los planes iniciales de tu proyecto? ¿U obtener una visión general del proyecto?
¿Necesitas una herramienta sencilla para ayudar a tu equipo a identificar riesgos, problemas, partes interesadas y requisitos del proyecto?
¿Quieres que tu equipo participe en la identificación de las tareas críticas y las dependencias del proyecto?
¿Te cuesta seguir el progreso de cada tarea?

Pues tengo buenas noticias para ti. Existe una herramienta barata y sencilla que no requiere ningún tipo de formación y que probablemente ya tengas en el cajón de tu escritorio.

Obviamente, estoy hablando de la humilde Nota Adhesiva (a menudo llamada «Post it». Inventada accidentalmente en 1968 por 3M en Estados Unidos, es un complemento inestimable para tu kit de herramientas:

  • Cuando se utiliza en talleres, fomenta la participación y el compromiso.
  • No requiere formación, la gente sabe utilizarlo enseguida.
  • No requiere preparación ni instalación
  • Es muy portátil
  • Se puede cambiar, trasladar o, si se estropea por completo, tirar y sustituir sin grandes esfuerzos ni gastos.

¿Cómo puedes utilizar los post it para mejorar tu proyecto?

Crear un plan de alto nivel u hoja de ruta

No debe contener tareas individuales, sino los principales resultados o «temas» de trabajo, y su propósito es ofrecer una visión general inicial del proyecto en su conjunto y de cómo se articulan las principales piezas de trabajo.

Házlo:

  • Reúne a tu equipo
  • Identifica los entregables principales o el trabajo de alto nivel y escribe cada uno de ellos en un post it.
  • Coloca laos post it en una pizarra.
  • Ordénalas cronológicamente.
  • Dibuja flechas para mostrar las relaciones y dependencias.
  • Averigua si puedes identificar los acontecimientos e hitos clave (tal vez puedas utilizar un post it de otro color para resaltarlos).

Ahora dispones de una hoja de ruta muy visual y de alto nivel de tu proyecto.

Se convertirá en una valiosa herramienta de comunicación y aportación a otros procesos de planificación, como los riesgos, las finanzas y la participación de las partes interesadas.

Una vez desglosado en más detalles, te proporcionará la información necesaria para crear el calendario del proyecto. Dependiendo del tamaño del proyecto, puede ser conveniente utilizar una herramienta digital como Project Professional o Project Planner para garantizar el control y la gestión adecuados del calendario.

Construir una Estructura de Desglose del Producto (EDP) o una Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)

¿Alguna vez te has preguntado cómo pasar de un plan de alto nivel, o de una idea de una solución deseada, a tener una declaración detallada del alcance? La clave está en construir una buena Estructura de Desglose del Trabajo (EDT).

Una EDT es un desglose jerárquico de todas las tareas del proyecto. Los post it son ideales para crear una EDT con el equipo.

Haz esto:

  1. Reúne a tu equipo
  2. Asegúrate de que todos comparten la misma visión de la solución.
  3. Escribe la solución en un post it y colóquelo en una pizarra o un tablero.
  4. Acuerda los principales entregables de la solución. Escríbelos en una nota adhesiva y colócalos debajo de la solución.
  5. Para cada entregable, pregúntate «¿qué hay que hacer para crear este entregable?
  6. Escribe cada tarea en un post it y colócalo debajo del entregable correspondiente.
  7. ¿Has identificado tareas lo suficientemente pequeñas como para asignarlas a una sola persona y calcularlas con seguridad? Si no es así, tal vez te interese dividir las tareas en subtareas.
  8. Escribe cada subtarea en una nota adhesiva y colócala en la pizarra.
  9. Repasa cada entregable y comprueba que se ha identificado todo el trabajo.
  10. Escribe las nuevas tareas en notas adhesivas y colócalas en la pizarra.

El resultado será un desglose jerárquico de todo el trabajo necesario para realizar el proyecto, es decir, todo el alcance del trabajo. Si una tarea no figura en la EDT, no debe formar parte del alcance.

La EDT tendrá este aspecto:

How you can use sticky notes to improve your project?

La EDT identifica las tareas que forman tu calendario. Estas pueden introducirse en una herramienta como Project Professional o Project Planner para facilitar el control y la gestión del calendario.

Identificar y evaluar los riesgos

Want to ensure you identify as many risks as possible, and also improve team buy in and involvement in the risk management process? Host a risk identification workshop and invite the team members, your Sponsor and any key experts.

Do this:

  1. Brief everyone about what your project is about (the High Level Plan mentioned above is a brilliant tool for this).
  2. Hand out a pack of sticky notes to each participant
  3. Ask them to think about the project and identify any things that can go wrong (threat) or very well (opportunity) and to write each threat or opportunity on a separate sticky note
  4. Place all sticky notes on a wall. Do some work to reduce duplications and voila – you now have the input to your risk register!
  5. Draw up a risk assessment grid on a whiteboard or flipchart (it consists of two axes: one for Likelihood/ Probability and one for Impact/Effect)
  6. One by one take the sticky notes with the risks written on them and with the team determine if they are High or Low Likelihood/ Probability and High or Low Impact/ Effect
  7. Place each risk sticky note at the right location in the grid

¿Quieres asegurarte de identificar tantos riesgos como sea posible, y también mejorar la implicación del equipo en el proceso de gestión de riesgos? Organiza un taller de identificación de riesgos e invita a los miembros del equipo, a tu patrocinador y a cualquier experto clave.

Haz lo siguiente:

  1. Explica a todos en qué consiste tu proyecto (el Plan de Alto Nivel mencionado anteriormente es una herramienta brillante para ello).
  2. Reparte un paquete de post it a cada participante.
  3. Pídeles que piensen en el proyecto y que identifiquen las cosas que pueden ir mal (amenaza) o muy bien (oportunidad) y que escriban cada amenaza u oportunidad en una nota adhesiva aparte.
  4. Coloca todas las notas adhesivas en una pared. Trabaja un poco para reducir las duplicaciones y voilá: ¡ya tienes la información para tu registro de riesgos!
  5. Elabora una tabla de evaluación de riesgos en una pizarra o rotafolio (consta de dos ejes: uno para la probabilidad y otro para el impacto/efecto).
  6. Coge una a una las notas adhesivas con los riesgos escritos y determina con el equipo si tienen una probabilidad alta o baja y un impacto/efecto alto o bajo.
  7. Coloca cada nota adhesiva de riesgo en el lugar correcto de la cuadrícula
  8. Cuando hayas terminado, dispondrá de un mapa de todos sus riesgos que también indicará qué riesgos deben priorizarse (cualquier riesgo Alto:Alto o «Rojo») y cuáles pueden relegarse a un segundo plano (riesgos Bajo:Bajo o «Verde»).

Los resultados del taller pueden introducirse en una hoja de Excel o en una solución basada en la nube, como Project Online o Project for the Web, para facilitar el almacenamiento, la gestión y la supervisión por parte de todos los miembros del equipo.

Nota: Un enfoque similar funciona también para identificar y evaluar a las partes interesadas. En ese caso, los ejes de la cuadrícula deben ser «Poder/Influencia» e «Interés».

Seguimiento del progreso de las tareas individuales con un tablero Kanban

Los tableros kanban son una herramienta fantástica para mantener una vi

sión general de las tareas y hacer un seguimiento de su progreso. Si dispones de un espacio de trabajo compartido, puedes instalar fácilmente uno en una pared o pizarra.

Haz lo siguiente:

  1. Dibuja el tablero Kanban. Normalmente contiene 4 campos estándar, pero puede personalizarse para adaptarlo a tu equipo.
    • No iniciado
    • En curso
    • Bloqueado
    • Terminado o Hecho
  2. Escribe tus tareas en notas adhesivas individualmente.
  3. Coloca todos post it en el campo «Sin empezar».
  4. Cuando empieces una tarea, mueve el post it al campo «En curso».
  5. Cuando la tarea esté terminada, muévela al campo «Terminada» (¡esto es increíblemente satisfactorio!).
  6. Si una tarea se bloquea, es decir, si no puedes completarla sin ayuda externa o surge algún problema, colócala en el campo «Bloqueada».

Actualizar el tablero Kanban y añadir/mover tareas puede ser una actividad excelente en las reuniones periódicas de equipo, ya que ayuda a todos a obtener una visión general de la carga de trabajo y el progreso.

Mientras que este artículo es una oda a la simplza del post it, vale la pena señalar que dentro de Office365 hay una fantástica aplicación llamada Planner que imita un tablero Kanban con notas adhesivas digitales. Es una gran alternativa al tablero físico.

¿Quieres aprender más formas prácticas de hacer tu vida de gestión de proyectos más fácil con consejos prácticos y herramientas sencillas? Apúntate a uno de nuestros cursos.

En este artículo

Regístrate en la Newsletter

By: Karin Maule

Karin Maule

Publicado: 27 junio 2023

Regístrate en Nuestros Eventos