¿Alguna vez te has encontrado en una situación en la que te gustaría poner en práctica estos increíbles aprendizajes que obtuviste de ese curso de formación en administración de proyectos al que asististe el mes pasado pero nadie más parece seguirlo? ¿Te molesta perderte la belleza de la gestión de proyectos? Si eres el único que se da cuenta del valor de la gestión de proyectos organizacionales, pero no obtienes el apoyo de tu gerente o compañeros, la vida puede volverse frustrante. Sin embargo, todavía hay esperanza. Este artículo busca explorar la importancia de una cultura sólida de gestión de proyectos dentro de su organización, así como algunas recomendaciones para implementarla. Tu puedes ser el caballo de Troya de la PMO.

No, por supuesto, ¡no lo digo como un virus de Internet! Me refiero al enfoque inteligente que utilizaron los griegos para entrar en la ciudad de Troya y ganar la guerra con su enorme caballo de madera. Conquistaron la ciudad sigilosamente, por lo que tú también puedes conquistar el entorno caótico de la organización que limita tus proyectos implementando la gestión de proyectos (o una PMO) de forma sigilosa.

De hecho, tan importante como gestionar bien los proyectos es crear un entorno organizativo en el que los proyectos puedan prosperar. Necesitamos más que gestionar proyectos; ¡también tenemos que gestionar para los proyectos!

Desafortunadamente, no es infrecuente en las organizaciones de baja madurez encontrar resistencia a la introducción de la gestión de proyectos como un enfoque sistemático y estandarizado y un conjunto de prácticas y comportamientos para gestionar proyectos. Esto puede deberse a un malentendido de las metodologías de gestión de proyectos, percibido como un mal innecesario, a alguien que quedó traumatizado por una mala experiencia en la gestión de proyectos en el pasado, o simplemente porque las personas tienen naturalmente miedo al cambio.

En este escenario, llevar la gestión de proyectos por la puerta trasera, de una manera sutil pero enfocada, podría ser la opción de último recurso. Arriesgado y no para los débiles de corazón, eso es seguro, pero sigue siendo una opción. De hecho, la gestión de proyectos sigilosa significa hacer lo suficiente la gestión de proyectos necesaria para hacer las cosas y hacerlo tan imperceptible como sea posible, sin llamar la atención sobre ello. Piensa en ello como un superhéroe invisible volando por debajo del radar.

Construir una cultura de gestión de proyectos (o una PMO) de forma sigilosa implica un enfoque de abajo hacia arriba, donde los resultados de un esfuerzo tan atrevido deben ser lo suficientemente sólidos para que la gestión de proyectos, al menos, comience a ser «tolerada» en la organización. En pocas palabras, puede que seas invisible, pero los resultados de tus acciones no deben hacerlo. En extremo, este enfoque desafía el mito común de que las PMO fallan debido a la falta de patrocinio; lo que argumentamos es que si la alta dirección percibe el valor que la PMO está aportando a la organización, entonces, muy probablemente respaldará tu actividad y te convertirás en un firme defensor de tu trabajo.

Seamos honestos aquí: es raro que alguien tenga la oportunidad, o un cheque en blanco, de cambiar el mundo al revés en una organización, particularmente si eso implica cambiar su forma de trabajar, la cultura organizacional. Sin embargo, todos aceptamos que un largo viaje comienza con un pequeño paso. Entonces… ¡da ese paso! Eventualmente, con el tiempo, otras personas a tu alrededor comenzarán a apreciar lo que has construido, y la organización pasará de una etapa de resistencia a la gestión de proyectos a un escenario en el que se aboga por la gestión de proyectos:

Si bien es probable que este enfoque no tenga éxito en todos los casos, también puede ser su única opción. Si ese es el caso, aquí hay algunos consejos y sugerencias para construir una cultura de gestión de proyectos dentro de su organización.

  1. Pide perdón, no permiso: sé firme en tu decisión. Después de todo, tu sabes qué beneficios puede traer la gestión de proyectos, estás bien informado sobre lo que estás implementando y simplemente estás tratando de hacer lo correcto para la organización.
  2. Encuentra tu MVB: no intentes hervir el océano. En cambio, concéntrate en asegurarte de que los conceptos básicos estén cubiertos y bien cubiertos. Demasiada gestión de proyectos disparará la alarma en las personas. Descubre cuál es tu burocracia mínima viable (MVB) que te permitiría no caer en el caos pero aún tener suficiente gobernanza del proyecto.
  3. Empieza con el final en mente: céntrate en mostrar ganancias rápidas, prácticas sobre procesos y resultados sobre tareas. ¿Qué es lo que llamaría la atención de la gente porque les facilita la vida y / o porque les permite tomar mejores decisiones? Trabaja para lograrlo.
  4. Evita el lenguaje de la gestión de proyectos: introduce elementos de la gestión de proyectos, sin nombre o utilizando un lenguaje sencillo. Si la mera mención de la palabra «proyecto» le da escalofríos a la gente, no la fuerces, en cambio, llámalo de otra manera. Como escribió Shakespeare, «una rosa con cualquier otro nombre olería igual de dulce».
  5. La madurez es un viaje: no seas demasiado ambicioso en tus objetivos. Después de todo, la madurez de la gestión de proyectos organizacionales lleva tiempo. Concéntrate en mejoras graduales, pequeños pasos, en lugar de un enfoque de big bang. El progreso lento pero constante es clave para que tu caballo de Troya se adentre en nuevos campos emocionantes.

Implementar la gestión de proyectos de forma sigilosa puede ser un trabajo solitario y requiere a alguien con una gran inteligencia emocional, coraje e incluso un poco de optimismo. Tendrás altibajos en tu viaje y ciertamente también momentos de incredulidad y eso es totalmente normal. Sin embargo, tienes una misión que cumplir, brillante-invisible-superhéroe. Sé valiente.

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By: Marisa Silva (The Lucky PM)

Marisa Silva (The Lucky PM)
PPM specialist with extensive experience in industry with a focus on collaboration, PMO conception & strategy, method and capability development. Marisa also retains depth expertise in Microsoft PPM having led a large number of client deployments.

Publicado: 1 octubre 2020