¿Qué es un Business Case o Caso de Negocio?

El Business Case es un documento que ayuda a una organización a decidir si aprobar el inicio de un proyecto o no. Por lo general, decimos que el caso de negocio justifica el proyecto porque debe dejar claro que los beneficios de hacer el proyecto superan el costo y el esfuerzo, es decir, el proyecto es lo correcto. Como tal, es uno de los documentos más importantes en el ciclo de vida del proyecto. Un caso de negocio pobre o ausente podría indicar que el proyecto no está justificado, es decir, no se ha verificado adecuadamente que es lo correcto para la organización.

¿Qué debe incluir un Business Case / caso de negocio?

Imagina que te asignaron la tarea de tomar una decisión sobre una inversión significativa basada en el contenido de un documento. ¿Qué te gustaría que contuviera ese documento? Las secciones típicas que son útiles podrían ser:

  • Antecedentes: una explicación del problema u oportunidad que resolverá el proyecto. ¿Por qué se está considerando este caso de negocio? ¿Qué situación o circunstancias nos han llevado a este punto?
  • Beneficios: ¿cuáles serán los resultados medibles de hacer este proyecto? ¿Cómo / por qué esos beneficios son buenos para la organización? ¿Podemos vincularnos a la estrategia?
  • Presupuesto: lo más probable es que no tengas un presupuesto detallado en este momento, pero deberás incluir una indicación sobre los costes o una estimación de alto nivel.
  • Riesgos: ¿qué tan arriesgado es el proyecto propuesto? ¿Es una «cosa segura» o son mayores las probabilidades de fracaso?
  • Evaluación de inversiones: un análisis de por qué la inversión es una buena idea. Esto puede incluir factores financieros y no financieros, pero debes tratar de explicar en términos tangibles y medibles por qué el proyecto es una buena idea.
  • Análisis de opciones: obviamente, este proyecto que está proponiendo debe ser su forma preferida de resolver el problema u oportunidad u obtener los beneficios. Debes explicar cómo esta opción llegó a ser tu favorita. ¿Qué otras opciones miraste? ¿Por qué es esta la mejor?

¿Quién debe crear el caso de negocio?

En muchos casos, el caso de negocio para el proyecto es escrito por el gerente del proyecto. Esta es una forma algo al revés de hacer las cosas. Piénsalo… El business case está escrito para justificar el proyecto. Sin él no debería haber proyecto. Entonces, ¿cómo puede un gerente de proyecto escribir un caso de negocio para su propio proyecto? El hecho mismo de que haya un gerente de proyecto en su lugar implica que la decisión de hacer el proyecto ya se ha tomado.

Entonces, ¿quién debería escribirlo?

La Asociación para la Gestión de Proyectos (APM) es bastante clara: es el patrocinador. El patrocinador / sponsor es el campeón senior y activo del proyecto que tiene la responsabilidad general (efectivamente, el dinero se detiene con ellos si es el proyecto equivocado o el proyecto se hace mal), por lo que, naturalmente, debería corresponderles a ellos justificar formalmente el proyecto.

Por lo general, no harían la escritura real ellos mismos, sino que le encargarían a alguien que la llevara a cabo. Esa persona puede fácilmente llegar a ser quien que más tarde se convierta en el gerente del proyecto. De cualquier manera, el caso de negocio se beneficia de los aportes de varias personas:

  • El patrocinador
  • Si se ha identificado un gerente de proyecto y / o un equipo de proyecto, tendrán información valiosa.
  • Cliente/usuario final
  • Proveedor
  • Otros expertos (dependiendo del proyecto, podrían ser abogados, recursos humanos, personal técnico, etc.)

Consejos clave:

  • No confundas el caso de negocio con el plan del proyecto. El caso de negocio debe armarse antes de que el proyecto se inicie correctamente y en ese momento no existirán definiciones detalladas del alcance, cronograma y presupuestos. El contenido del caso de negocio es indicativo.
  • Mantenlo vivo. Siguiendo con el punto anterior; cuando empieces sabrás muy poco y los contenidos serán de alto nivel solamente. Pero a medida que avance en el proyecto, aprenderás más y se descubrirán más detalles para que el caso de negocio pueda actualizarse y volver a aprobarse.
  • Mantenlo simple. No exageres con un formato complicado o una formulación sofisticada. Un documento de Word simple y directo con lenguaje sencillo es lo mejor. Este no es el momento de engañar a la audiencia con tu escritura creativa.
  • ¿Te preocupa algún aspecto del proyecto? ¡Ponlo en el caso de negocio! Si retienes información a los tomadores de decisiones, será tu culpa si más tarde las cosas salen mal y resulta que se tomó la decisión incorrecta.

¿Y ahora qué?

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