Cuando una vez les pedí a los finalistas del Premio de Gerente de Proyecto del Año de APM que proporcionaran una perla de sabiduría, un consejo para sus compañeros, todos se centraron en el mismo componente crítico: las personas.

Los proyectos son entregados por personas en equipos. El trabajo en equipo efectivo es el oxígeno para cualquier proyecto, de cualquier tamaño.

Los proyectos exitosos son entregados por equipos efectivos, entonces, ¿cómo creamos una cultura de equipos efectivos? Si estás ejecutando un proyecto ahora, ¿qué acción práctica puedes tomar para transformar tu equipo en un equipo efectivo?

En primer lugar, ¿qué es un equipo efectivo? Seamos claros, el trabajo en equipo es un grupo de personas que trabajan en colaboración o en cooperación hacia un objetivo común (APM Body of Knowledge, 6ª edición).

Algunas teorías de gestión clásica sugieren que los equipos pasan por una serie de etapas de desarrollo: Formando, asaltando, normalizando y realizando (Dr. Bruce Tuckmann). Esto sugiere que todos los equipos alcanzan una etapa de «desempeño», pero en realidad muchos proyectos son entregados por un grupo de personas que se mantienen a flote en las etapas de «tormenta» o «normalización». Nunca se convierten en un equipo efectivo.

Entonces hazte esta pregunta: ¿Es su equipo de proyecto un equipo efectivo? ¿Todavía estáis discutiendo quién debe hacer qué? ¿Algunos miembros del equipo están semi-presentes? ¿Las personas se están señalando con el dedo? ¿Los miembros del equipo ocultan problemas o tardan en aumentar los riesgos? ¿Cuál de estos diagramas refleja mejor el trabajo que realiza su equipo en comparación con el alcance del proyecto definido?

Project Scope for Inefficient and Performing Team | Wellingtone

Aceptacion

Las personas necesitan ver por qué están trabajando en algo. Considerar; “¿Por qué estoy en este proyecto? Tengo un millón de otras cosas que hacer, esto no es prioridad para mí «.

Asegúrate de que todos los miembros del equipo tengan una imagen más amplia, por qué el proyecto es importante y los beneficios que traerá a la organización (¡y a ellos!).

A menudo, un proyecto no tiene mayores beneficios en comparación con otras iniciativas, por lo que trabajar para crear camaradería entre los miembros del equipo puede marcar la diferencia. ¿Cómo se compara la dinámica de tu equipo de proyecto con los demás?

Diferencia tu proyecto y haz que se sienta especial, incluso si los beneficios finales están a la par con otras iniciativas.

Estructura y Procesos

Hagamos las cosas lo más simples posible para el equipo del proyecto. Tengamos claridad sobre el alcance definido. Tengamos claridad sobre los roles y responsabilidades. ¿Qué papel esperas que desempeñe cada miembro del equipo? Esto puede ser sutilmente diferente a su trabajo diario, así que asegúrate de definir el rol de cada miembro del equipo, estableciendo expectativas.

Una vez que todos entiendan el alcance y su función, asegúrate de que haya claridad sobre quién es responsable de realizar cada tarea. Si cuatro personas son responsables de entregar una tarea, entonces nadie lo es.

Determina quién es responsable de cada tarea, resalta quién los apoyará para completar este trabajo, quién podría aprobar cada tarea y, finalmente, con quién necesitan comunicarse. Esto nos da una variante del clásico RACI Matrix, pero con un acrónimo de CARS mucho más práctico.

Enumera las tareas que están planificadas para las próximas 4 a 6 semanas y aplica las definiciones de CARS para que haya una claridad absoluta sobre qué relación tiene cada persona con cada tarea. Acuerda las fechas de inicio y finalización y tu equipo tiene objetivos claros.

Aprovecha esto con procesos claramente definidos para actualizaciones de progreso y escalado de problemas. La reunión diaria / semanal / quincenal del equipo debe llevarse a cabo como un reloj. Misma hora, mismo lugar. Se convierte en el ritmo o el latido del proyecto.

Cada reunión debe estar muy centrada; ¿Qué logramos (¡honestamente!) en el último período, qué estamos planeando hacer en el próximo período y cualquier problema?

Con respecto a los problemas, todos los miembros del equipo deben ser claros en las rutas de escalada. Si algo va mal, ¿qué debemos hacer? ¿A quién llamamos? Aclara esto para que los miembros del equipo sepan exactamente cómo responder cuando surjan problemas.

Confianza

Un equipo efectivo es aquel en el que las personas pueden apoyarse mutuamente y confiar en que los miembros de su equipo completarán el trabajo con el estándar correcto dentro del plazo acordado. El equipo de rendimiento de élite se centra en la fiabilidad.

Esto es cierto dentro del contexto de cualquier equipo de proyecto. Necesitamos saber que los miembros del equipo tomarán posesión y completarán el trabajo.

Ningún miembro debería querer decepcionar al equipo, si es un miembro comprometido con el grupo. Debe haber una cultura de apoyo y aliento para los miembros que puedan tener dificultades. Cuando otros miembros del equipo van más allá, esto crea una dinámica de equipo más fuerte.

Entonces, si estás administrando un equipo de proyecto, pregúntate, ¿tengo un equipo efectivo? Un grupo de personas no se convierte en un equipo efectivo por osmosis, el Gerente de Proyecto tiene que trabajar conscientemente para desarrollar esta cultura.

Piensa en los pasos prácticos que puedes tomar y reconoce que el cambio ocurre con el tiempo; pero los vientos del cambio necesitan soplar en la dirección correcta.

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By: Vince Hines

Vince Hines
Managing Director BSc, MAPM, MACostE, MIoD, MCTS, MCITP, MCT PMO-CP, PRINCE2 & P3O
Categories: Consultoría, PMO

Publicado: 10 marzo 2020