Si has trabajado en proyectos, en una PMO o te estás preparando para un examen de gestión de proyectos como PMQ (Project Management Qualification) de APM , probablemente te hayas encontrado con los términos Control de cambios y Gestión de cambios. Suenan similares pero son muy diferentes. Lo que tienen en común es que ambos son cruciales para el éxito del proyecto. Aquí aclararemos cuáles son las diferencias, cómo se ve bien tanto para el control del cambio como para la gestión del cambio y por qué son clave para el éxito del proyecto.

Control de cambios vs Gestión del cambio: ¿cuál es la diferencia?

De hecho, son cosas completamente diferentes.

El control de cambios se realiza para garantizar que cualquier cambio en las tolerancias de un proyecto se realice de manera controlada. Es decir, si hay posibles cambios en el alcance, el cronograma o el presupuesto de un proyecto, no son realizados al azar por nadie, sino que son revisados por las personas adecuadas, a través del proceso correcto y la decisión la toman las personas adecuadas. En resumen: el control de cambios consiste en evitar que el proyecto cambie de forma descontrolada.

La gestión del cambio, por otro lado, es el esfuerzo general para hacer que un cambio suceda en los negocios como de costumbre. En el contexto de un proyecto, generalmente es el trabajo realizado para preparar los negocios como de costumbre para adoptar y usar el resultado del proyecto.

En pocas palabras, podríamos decir que el control de cambios es algo que se hace a un proyecto, mientras que la gestión del cambio se hace a los negocios como de costumbre.

El control de cambios generalmente se realiza durante la etapa de entrega / implementación del proyecto. La gestión del cambio debe ir junto con las actividades del proyecto y, por lo general, continúa algún tiempo después de que el proyecto haya terminado.

¿Cómo es un buen Control de Cambios?

Un buen control de cambios, como cualquier otro mecanismo de control, debe alinearse con los requisitos de gobernanza de la organización y ser proporcional al proyecto.

Para que el control de cambios funcione y tenga algún significado, necesita algunas cosas en su lugar:

1) Definición y acuerdo sobre las tolerancias del proyecto antes de que comience la implementación de un proyecto.

¿Qué son las tolerancias del proyecto?

control de cambios

Puedes pensar en las tolerancias del proyecto como los límites de tiempo, alcance, calidad y presupuesto a los que un proyecto debe atenerse para tener éxito. Es decir, el alcance del proyecto debe entregarse a tiempo y dentro del presupuesto.

Las tolerancias del proyecto definen lo que es el éxito del proyecto y también ayudan a empoderar al gerente del proyecto al aclarar su responsabilidad y poder. Dentro de las tolerancias, el gerente de proyecto es responsable de tomar decisiones y puede tomar decisiones sobre cualquier cambio. Es decir, se pueden mover recursos, ajustar el horario, etc., siempre y cuando no se salgan de las tolerancias acordadas.

Si hay un cambio potencial que afectaría las tolerancias, necesitamos más tiempo, más presupuesto o cambiar el alcance o la calidad, entonces el gerente del proyecto ya no es responsable y tenemos que aplicar el control de cambios.

control de cambios

2) Roles y responsabilidades definidos

Es necesario que haya claridad sobre quién puede tomar qué decisiones sobre el proyecto. Esto generalmente se describe en los acuerdos de gobernanza del proyecto. Un arreglo típico consiste en verse así:

definición de roles control de cambios

3) Proceso y documentación apropiados

Un buen control de cambios tiene un proceso y documentación que permite que las buenas decisiones sean tomadas por las personas adecuadas. Por lo general , se ve algo como esto:

gestion del cambio

El proceso debe ser adecuado, es decir,  no puede ser tan complicado o lento que dificulte el proyecto. Pero debe ser lo suficientemente robusto como para que la organización y sus partes interesadas tengan confianza en que el proyecto se gestiona y controla bien y que el proyecto se entregará de acuerdo con las expectativas acordadas.

¿Cómo es una buena gestión del cambio?

Una buena gestión del cambio es un proceso coordinado y estructurado que lleva los negocios como de costumbre desde el estado actual hasta el estado futuro deseado. La clave para que el cambio sea exitoso es colaborar con las partes interesadas y llevarlas a lo largo del viaje del cambio.

Un gran desafío para cualquiera que intente implementar un cambio, es que las personas a menudo se resisten a las cosas que son nuevas y diferentes. Por lo tanto, una buena gestión del cambio debe:

  • Identificar a las personas que se ven afectadas por el cambio y que deben participar en él
  • Comprender exactamente cómo se ven afectados por el cambio
  • Tomar medidas para preparar a las personas para el cambio (esto incluirá comunicarse con ellos y potencialmente hacer la formación)
  • Refuerza el cambio hasta que se adopte.

¿Por qué es importante el control de cambios para el éxito del proyecto?

A través del control de cambios, nos aseguramos de que el proyecto que se entrega se alinee con las expectativas en términos de lo que se entregará, cuándo y a qué coste. Sin control de cambios, el proyecto podría cambiar de cualquier manera y el resultado final podría ser algo que no coincida en absoluto con las expectativas de alcance, tiempo de calidad o presupuesto. En resumen, podríamos terminar con una producción completamente diferente a un coste más alto y más allá de nuestros plazos, es decir, un proyecto fallido.

¿Por qué es importante la gestión del cambio para el éxito del proyecto?

Pensemos por qué una organización haría un proyecto. Podrías decir «para crear un output»…  Ok, pero ¿por qué una organización quiere un output? No es solo tener algo nuevo y reluciente, es poder hacer algo que no pudieron hacer antes de tener ese output.

Podría ser… un nuevo producto os permite vender a un nuevo mercado. O un nuevo proceso os permite resolver problemas más rápido, más barato o mejor. Mirando más allá del output, la organización quiere lograr un resultado (generalmente llamamos a estos beneficios en la gestión de proyectos).

Entonces, ¿cómo obtiene la organización un resultado de tener un output? La clave es que las personas en los BAU (business as usual) tienen que adoptar y utilizar el output para el propósito previsto.

A veces esto es realmente sencillo,  es decir,  los BAU adoptan el nuevo output con facilidad y sin la necesidad de mucho soporte. Pero la mayoría de las veces, el hecho de que estemos trayendo algo nuevo (nuevo producto, nuevo proceso, nueva política, nueva cosa) significa que los BAU tienen que  cambiar algún aspecto de cómo se hacen las cosas para poder usar el nuevo output. ¡Aquí es donde entra en juego la gestión del cambio!

Por lo tanto, la gestión del cambio es un puente entre el proyecto y el business as usual. O bien, es el pegamento que mantiene el proyecto, la producción y el BAU juntos y se asegura de que la organización obtenga los resultados esperados (beneficios) de haber hecho el proyecto.