Consejos para una exitosa Transición y Traspaso del Proyecto

La transición del proyecto son las actividades realizadas hacia el final del proyecto para entregar el resultado del mismo (un nuevo producto, proceso, política, etc.) al usuario final para que pueda comenzar a usarlo. Es solo cuando el usuario final utiliza la salida, que podemos lograr los resultados esperados y los beneficios de haber realizado el proyecto.

El desafío que enfrentan muchos proyectos es que a menudo no es suficiente simplemente entregar la salida al usuario y esperar que comiencen a usarla correctamente de inmediato. A menudo, se necesitan actividades adicionales como formación, seguimiento y refuerzo y una gestión del cambio potencialmente extensa. Esas actividades de transición son clave para garantizar que el negocio obtenga valor de haber realizado el proyecto y, por lo general, son responsabilidad del gerente del proyecto (a menos que se indique específicamente lo contrario, por ejemplo, si el proyecto es parte de un programa).

Entonces, ¿cómo podemos asegurarnos de que la transición del proyecto sea un éxito? Aquí hay algunos consejos:

1) Lo primero es lo primero… Asegúrate de que hay un caso de negocio válido para el proyecto

El caso de negocio es la primera línea de defensa de la organización para garantizar que las inversiones sean sólidas y que solo se inicien proyectos que aporten valor y que valga la pena intentar.

El caso de negocio debe dejar en claro lo que el negocio obtendrá de hacer el proyecto, y aclarar por qué eso es de valor. Si el caso de negocio es débil o el proceso para aprobarlo es defectuoso, puede significar que se entreguen proyectos que no aportan valor real al negocio. Y aquí está la cuestión: si el output para el que estás tratando de hacer la transición no es correcto, o de valor para el negocio, puedes hacer todas las actividades de transición del proyecto en el mundo y aún no verás una transacción exitosa. ¡Así que hazte un favor y revisa ese caso de negocio antes de hacer cualquier otra cosa!

2) Plan de transición del proyecto

No caigas en la trampa de planificar tu proyecto de manera experta, entregar el proyecto exactamente para el plan y luego llegar a la etapa de transición del proyecto y pensar «¿qué hago ahora?». Si casi has completado el proyecto y has agotado la bonificación acordada, generalmente no quedan tiempo, ni recursos para realizar las actividades de transición del proyecto necesarias y, por lo tanto, se ven comprometidas y no entregan los resultados requeridos. Al dejar para el último minuto el planificar la transición, también corres el riesgo de que las actividades que realizas no sean óptimas.

Por lo tanto, las actividades de transición del proyecto deben tenerse en cuenta en tu plan general de gestión de proyectos, y cualquier actividad debe reflejarse en tu cronograma y los recursos deben reflejarse en el presupuesto.

Los detalles exactos de cómo hacer la transición del proyecto (es decir, exactamente qué formación, etc.) podrían tener que resolverse más adelante en el proyecto cuando tengas una idea más clara de cuál es el resultado, pero al menos debes tener un esquema de un plan de entrega y transición como parte de tu plan de gestión del proyecto.

3) Dar al usuario final las habilidades necesarias para utilizar el output

Considera lo que tu usuario final necesita saber y ser capaz de hacer para utilizar el output. ¿Qué acciones debe tomar para asegurarse de que obtengan ese conocimiento y capacidad?

Las acciones pueden incluir:

• Sesiones informativas, webinars, correos electrónicos y anuncios para crear conciencia y aumentar el conocimiento
• Formación, demostraciones y talleres para crear la capacidad

Además, considera cómo se puede apoyar y reforzar el conocimiento y la capacidad o cómo el usuario final puede encontrar información por sí mismo. Por ejemplo, ¿puedes crear manuales, videos o e-learning que puedan ver una y otra vez?

4) Asegúrate de que alguien en BAU sea responsable del refuerzo

Cada vez que tenemos que hacer algo nuevo o diferente (usar una nueva herramienta, proceso o política) implica cambiar un comportamiento. A los humanos no les gusta cambiar de comportamiento, es incómodo, puede sentirse como un trabajo duro y puede ser un poco aterrador. Por lo tanto, incluso si no somos conscientes de que lo estamos haciendo, tendemos a volver a caer en nuestros propios hábitos si se nos da la oportunidad.  Esto puede ser perjudicial para el éxito del proyecto y significa que la organización no obtiene ningún valor (beneficios) de haber realizado el proyecto.

Por lo tanto, podría ser una buena idea planificar algunas actividades de refuerzo. Cosas que se pueden hacer para garantizar que las personas recuerden el nuevo producto / proceso / política y que estén motivadas para seguir usándolo.

Considera cosas como:

• Carteles, boletines o emails con mensajes simples e indicaciones en lugares donde las personas interactúan con el producto/proceso o política
• Reconocimiento y celebración de casos de éxito y cumplimiento

5) Asegúrate de que alguien en BAU sea responsable de la realización de los beneficios (¡es decir, designa a un propietario de beneficios!)

La realización de beneficios, es decir, lograr el impacto deseado y los resultados de tener el resultado, es el objetivo final de todo el trabajo que hacemos en el proyecto, incluida la transición del proyecto. Un desafío para muchas empresas es que la realización de beneficios no puede ocurrir hasta que la producción se haya transferido del proyecto a BAU, lo que generalmente significa que el proyecto se cerrará. Eso quiere decir que el gerente del proyecto y el equipo del proyecto no pueden ser responsables de las actividades de realización de beneficios, simplemente porque para cuando se pueden obtener los beneficios, ya no hay más gerente de proyecto o equipo de proyecto.

Por lo tanto, es vital que una persona adecuada en BAU asuma la responsabilidad de garantizar que se realicen los beneficios.

Asegúrate de entregar la responsabilidad de poseer, medir y hacer un seguimiento de esos resultados a alguien en BAU que esté equipado para realizar todas las tareas necesarias, y si se dan cuenta de que no se están logrando resultados, tenga la autoridad para tomar medidas adicionales o alternativas.

6) Eliminar la antigua alternativa

Una vez que tu output se haya transferido a BAU y veas señales de que está funcionando (es decir, se han corregido errores, se han transferido datos, las personas necesarias saben cómo usar el proceso, etc.), asegúrate de eliminar cualquier alternativa antigua.

Si no hay un proceso antiguo para usar, las personas no tienen más opción que usar el que has creado.

(Nota: es muy probable que no sea posible eliminar la alternativa anterior durante algún tiempo después de la transición y el final del proyecto, por lo que puede ocurrir que debas asignar la propiedad de la eliminación de la alternativa anterior a alguien en BAU).

7) Haz un gran negocio con la transición del proyecto

No hay nada como un poco de refuerzo positivo para que la gente haga lo correcto. ¡Convierte tu entrega formal en una fiesta! Haz que el patrocinador pronuncie un discurso en el que dé las gracias al equipo y a las personas de BAU que ahora se harán cargo.

Grita desde la azotea que el éxito está ahora en manos de BAU y nombra a las personas que ahora serán dueñas de la realización de la producción y los beneficios. Esta celebración se convierte tanto en una zanahoria como en un palo en el sentido de que un poco de reconocimiento hace mucho para ayudar a motivar a las personas a esforzarse, pero también garantiza que las personas sepan que dejaron caer la pelota si no se esfuerzan.