La gestión del tiempo es una habilidad muy poderosa si se hace de manera correcta. Es probable que puedas pensar en más tareas para hacer hoy de las que realmente tienes tiempo para completar. Mucha gente va tan lejos como para escribir una lista de «tareas pendientes», que a menudo llena una página y es imposible de completar. No importa cuán duro trabajes, cuán tarde te quedes o lo corta que sea tu hora de almuerzo; la lista nunca está completa.

La primera regla de la gestión del tiempo es, por lo tanto, reconocer que no importa cuánto trabajes y cuántas horas dediques, tu lista de «tareas pendientes» nunca estará completa, así que no veas eso como el objetivo, ya que lo único que conseguirás es acabar decepcionado.

Si no tienes una lista de «tareas pendientes», entonces ese es tu primer trabajo. De hecho, al final de cada día, debes escribir la lista de “tareas pendientes” para el día siguiente y preparar tu ambiente de trabajo para que puedas comenzar de inmediato por la mañana. Hay muchas formas de administrar una lista de «tareas pendientes».

Establece tus prioridades en orden

No te equivoques: el día tiene las mismas 24 horas para todos, así que no creas que estás más ocupado que los demás y deja de quejarte de que nunca tienes suficiente tiempo. Al final del día, no se trata de la falta de tiempo, se trata de la falta de prioridades establecidas.

Las prioridades deben marcar la pauta: dependiendo de la prioridad de tu solicitud o proyecto, puedo o no estar ocupado.

La primera prioridad siempre deben ser tus clientes. Son tus clientes quienes pagan tu nómina, por lo que lo mínimo que puedes hacer por ellos es brindarles todo el amor y la atención que se merecen. Después del cliente, la siguiente prioridad debería ser tu jefe. Solo, después de que se satisfagan las necesidades de tus clientes y gerente, debe responder a los correos electrónicos de tus compañeros.

No hay nada en contra de ayudar a tus compañeros (¡siempre estoy a favor de la colaboración!). Pero siempre y cuando eso no signifique dejar que tus clientes y tu jefe hagan cola.

Work Smarter, not Harder (Trabaja de manera más inteligente, no más duro)

Seamos honestos: a algunas personas les gusta fingir que están ocupadas solo para impresionar a los demás y mostrar lo indispensables que son para el negocio. Siempre corren de una sala de reuniones a otra, les gusta anunciar constantemente lo ocupados que están, e invariablemente son los últimos en salir de la oficina, incluso si en realidad no lo necesitan. ¿Te suena familiar?

O tal vez solo sean adictos al trabajo. En algún momento, comenzamos a igualar a los adictos al trabajo con los que trabajan duro, casi olvidando que ser un adicto al trabajo también es una especie de adicción y que las adicciones son, bueno, malo hábitos. Como adicto al trabajo en recuperación, hazme caso: un equilibrio adecuado entre el trabajo y la vida personal es esencial y se transforma en personas felices con las que a otros les gusta trabajar.

El truco está en trabajar de manera más inteligente, no más duro: organiza tu día en el momento en que te sientas en tu escritorio, define cuáles son las cosas en las que realmente necesitas concentrarse ese día y haz un uso inteligente y productivo del tiempo dedicado a las reuniones. Empiece por las cosas sencillas.

Una técnica de gestión del tiempo favorita

Voy a destacar las técnicas discutidas en Eat That Frog by Brian Tracy. Este libro se basa en una metáfora y sugiere que si tuvieras que comer una rana viva todos los días, deberías quitártelo del medio a primera hora de la mañana, para que el resto del día solo pueda ir a mejor.

Tracy sugiere que priorices tu lista de tareas pendientes para las tareas del día de la siguiente manera:

A = Impacto significativo si no es completo

B = Algún impacto si no está completa

C = Sin impacto / me gusta hacer

D = Delegar

E = Eliminar

Si tiene varias tareas identificadas como «A», priorízalas; «A1, A2, A3 …» y así sucesivamente. La clave del éxito es la disciplina. Debes seguir con la tarea A1 y no parar hasta que esa tarea esté completa, es decir, come primero la rana más grande e importante. No pases a ninguna tarea «B» hasta que todas las tareas «A» estén completas y así sucesivamente. Esto asegura que hagas un uso más efectivo de tu tiempo. Es útil comprobar que todas las impresoras están completamente equipadas con papel, pero terminar el informe de fin de mes es mucho más útil; así que, sigamos con el informe.

A menudo, la gente piensa que esto es demasiado simplista y que tienen que responder a correos electrónicos, llamadas telefónicas e incluso mensajes instantáneos. Todas estas interrupciones son una distracción. Se necesitan varios minutos para leer un correo electrónico, decidir si es importante, posiblemente responder y luego recordar dónde estabas con tu tarea A1 y volver a ella. Siempre que sea posible, cierra los correos electrónicos para tener tiempo para concentrarte en tu tarea más importante.

Supongamos que le vas a dar a la tarea A1 40 minutos y verás cuánto puedes lograr con solo concentrarte en ese período de tiempo. Tómate un tiempo a media mañana para revisar los correos electrónicos y responder rápidamente o agregarlos a su lista de prioridades, pero no permitas que to distraigan continuamente del trabajo que es realmente importante. Si lo haces, en 30 minutos te verás atrapado en una tarea C, revisando libros recomendados en Amazon o viendo un video de YouTube de un gato patinando, ¿qué estás haciendo?

Recuerda, prepara una lista de tareas pendientes, priorízala y luego cíñete a la priorización. A medida que completes las tareas más importantes, te sentirás realizado y aumentará tu motivación durante el resto del día.

«Me he comido la rana más grande… uf, me alegro de haberme quitado esto del medio».

Aborda tu lista de tareas pendientes con Eisenhower Box

Hay una herramienta fantástica para la gestión del tiempo. La matriz importante versus la urgente, también conocida como la caja de Eisenhower, se acuñó en honor al presidente de EE. UU.

Con esta sencilla herramienta, que separa las tareas en cuatro cuadrantes, puede comenzar a identificar qué se debes hacer ahora, qué se puede posponer, qué se puede delegar y qué se puede borrar de tu diario.

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Todos dirán que sus tareas son las más importantes y las más urgentes, así es como funcionan las cosas. No obstante, si quieres organizarte, consulta tu agenda del día y vuelve a comprobar: ¿son realmente urgentes o pueden esperar hasta mañana? ¿Son realmente importantes?

Como dijo una vez el presidente Eisenhower, «lo que es importante rara vez es urgente y lo que es urgente rara vez es importante».

Esperamos que estas técnicas de gestión del tiempo puedan ayudarte a ser más productivo en tu trabajo.

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By: Vince Hines

Vince Hines
Managing Director BSc, MAPM, MACostE, MIoD, MCTS, MCITP, MCT PMO-CP, PRINCE2 & P3O

Publicado: 27 mayo 2021

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