El 98% del uso de software de planificación de escritorio en todo el mundo es Microsoft Project. Es la herramienta de programación de proyectos estándar de facto, pero muchas personas reciben formación limitada o nula en Microsoft Project. Es por eso que vamos a compartir algunos consejos de Microsoft Project para ayudarte a planificar y construir proyectos.

Tiene una apariencia similar a Microsoft Office, aunque formalmente no forma parte de Office suite. La mayoría de los usuarios hacen incursiones limitadas en la verdadera funcionalidad de Microsoft Project y recomiendo encarecidamente a cualquiera, que asista a un curso formal para comprender realmente lo poderosa que puede ser esta herramienta.

En mi experiencia, la mayor debilidad de tantos profesionales de proyectos es la capacidad de crear y utilizar un cronograma de proyectos útil y práctico. La mayoría de la gente usa Microsoft Project para crear un cronograma de tareas, algunos intentan asignar recursos y un número muy limitado de usuarios da el paso final para realizar un seguimiento de los costos.

No puedo resumir un curso de formación completo de Microsoft Project en esta breve guía, pero aquí están mis consejos prácticos de Microsoft Project.

Estructura del Plan

• Crea un plan de alto nivel utilizando post-its con los miembros del equipo, luego traduce esto en Microsoft Project.
• Utiliza una estructura jerárquica con fases y etapas divididas en tareas.
• Agrega hitos para el inicio y el final de cada fase o etapa. ¡Mantenlo simple!

Detalle del Plan

• ¿Necesitas hacer un seguimiento de lo que hará «Juan» el próximo martes por la tarde a las 3 pm?
• Si tu proyecto es un cierre de una semana, probablemente sí, de lo contrario no. No intentes reflejar todas las tareas que realizarán los miembros del equipo.
• Por ejemplo; un proyecto de seis meses debe estar compuesto por tareas que duren de 1 a 10 días hábiles, no unas pocas horas o algunas semanas.

Tiempo transcurrido

• Acuerda cuánto tardará una tarea en tiempo transcurrido (duración). Las horas trabajadas en esa tarea son algo diferente a considerar. Acuerda los plazos con los miembros del equipo.
• Por ejemplo, «Terminaremos esta tarea antes del 10 de junio y la completaremos en un período de 2 semanas».
• El tiempo transcurrido de la tarea debe reflejar esto. La cantidad de horas que se dedican a esta tarea es otra cosa.
• Podría ser «Juan» haciendo una media de 1 hora al día o un equipo de 8 trabajando a tiempo completo.
• La cuestión es que el director del proyecto y el propietario de la tarea han acordado el período de tiempo transcurrido durante el cual se llevará a cabo la tarea y, por lo tanto, pueden trabajar juntos para lograr la fecha de finalización.

Programación automática

• La mayoría de los usuarios deberían seguir con la programación automática.
• La programación manual es más útil si las tareas aún no están finalizadas, acordadas o aún en el ámbito y deseas tener algún tipo de marcador de posición.
• Para un proyecto real con alcance aprobado, quédate con la programación automática.

Vincular tareas e hitos

• Siempre que sea posible, no uses restricciones.
• Vincula tareas e hitos y evita vincular elementos que se encuentren en diferentes niveles de jerarquía, por ejemplo, no vincules una tarea de resumen a una tarea detallada.
• Los enlaces deben ocurrir en el nivel más bajo de su jerarquía de tareas (o WBS).

Opción de Fecha Límite (deadline)

• Esta es una pequeña característica agradable. Haz doble clic en el nombre de una tarea para abrir la ventana ‘Información de la tarea’. Haz clic en la pestaña ‘Avanzado’.
• Aquí existe la opción de ingresar una ‘Fecha límite’.
• Esta fecha luego aparece como una pequeña flecha verde en el diagrama de Gantt (no hay nada significativo en que sea de color verde) con suerte en una fecha posterior a la fecha programada para completar la tarea.
• Si las tareas se retrasan más allá del plazo acordado, aparece una advertencia roja en la primera columna de «Indicadores» para resaltar este problema.
• Esto te ayuda a realizar un seguimiento de las fechas con las que te hayas comprometido, así como las fechas reales para las que estás trabajando.

Asignar Recursos

Uno de los consejos más importantes de Microsoft Project.

Los recursos (personas) se pueden asignar mediante tres métodos.

Duración fija, obra fija o unidades fijas.

Luego está la opción para la casilla de verificación impulsada por el esfuerzo, por lo que en total hay cinco formas diferentes de configurar cómo Microsoft Project maneja sus asignaciones de recursos.

¿Por qué importa esto? Como algunos de vosotros habréis experimentado, si editas la duración afecta las horas de trabajo, si agregas más personas puedes acortar la duración y luego nos confundimos y terminan con tareas que tienen una duración de 3.18 días y no puedes entender porqué.

OK, mi sugerencia. Una vez que hayas asignado personas y editado sus horas de trabajo, a menudo encontrarás que el tiempo transcurrido de una tarea puede variar, pero el total de horas de trabajo no.

Por ejemplo, Susana necesita 10 horas para completar una tarea, pero podría terminarla tarde o temprano.

Esta fecha de finalización es la más importante: las personas trabajan para cumplir los plazos. Tal vez necesites actualizar el plan con esta fecha revisada, pero no quiere que esto afecte automáticamente a las horas de trabajo totales que realiza Susana.

Si esto suena sensato para ti, en la pestaña ‘Avanzado’ de la ventana ‘Información de la tarea’, selecciona ‘Trabajo fijo’.

El enfoque que debes tomar depende de tu proyecto, pero en muchos casos, yo sugeriría que las personas quieren editar el tiempo transcurrido (duración) sin editar el total de horas de trabajo para esa tarea una vez que se hayan configurado.

Es la misma cantidad de trabajo, pero estamos tardando más en hacerlo. Si esto se parece a tu situación, elige TRABAJO FIJO.

A continuación, puedes editar la duración de la tarea sin afectar a las horas.

Sin embargo, ten en cuenta que si cambias el total de horas o el número de personas, la duración de la tarea cambiará.

Línea Base

Al final de la fase de planificación, tendrás un plan.

Este plan no será perfecto, pero es un punto de referencia para comparar el progreso real. Debes guardar este punto de referencia: esta es la función de línea  base. Guarda la línea de base.

Progresar el plan

Introduce el progreso de la tarea en la programación.

Puedes hacer esto simplemente como un 25%, 50%, 75% y 100% completo, pero esto debería ser parte de una revisión del progreso semanal o tal vez quincenal.

El cronograma debe impulsar la agenda para el próximo ciclo de progreso, no ser una ocurrencia tardía para que el PM actualice de vez en cuando para tratar de mantenerse al día con el proyecto.

El cronograma debe impulsar las discusiones de la reunión de progreso.

Esperamos que estos consejos de Microsoft Project te ayuden; sin embargo, si deseas informate sobre la formación interna de Microsoft Project para su equipo de proyecto, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.