En el ámbito de la gestión de proyectos, programas y portfolios (PPM), utilizar las herramientas adecuadas pueden marcar una gran diferencia. Como consultor en gestión de proyectos, he podido comprobar el poder transformador de una solución PPM bien implementada. Pero, ¿por dónde y cómo empezar? ¿Qué hay que tener en cuenta previamente? Este artículo te proporcionará los consejos clave que hemos identificado para asegurar una implementación fluida y exitosa. ¡Vamos a ello!

Comienza con el «Por Qué» pero no te olvides del “Para Qué”

¿Por qué necesitas una herramienta de gestión de proyectos? Articula la razón y el propósito detrás de su implementación. Si no puedes explicar claramente el por qué, quizás no sea necesario, ¡y si no es necesario, entonces mejor no hacerlo!

Pero no solo el por qué es importante, debes reflexionar además para qué la necesitas. Esto te ayudará a identificar los potenciales beneficios de la implantación, que servirán para justificar y validar el caso de negocio en tu organización, y sienta las bases sobre las que revisar el posterior avance en la consecución de estos objetivos.

Define el Éxito desde el Inicio

Enlazando con el punto anterior, definir el éxito desde el comienzo es crucial por varias razones:

  • Asegura que los resultados del cambio que esperamos conseguir tras la implantación de la solución estén alineados con las necesidades del negocio.
  • Nos aseguramos que el cambio se entiende a nivel estratégico.
  • Saber lo que se considerará un éxito te ayudará a planificar cómo se implementará el cambio y plantear riesgos que pueden llevar al fracaso de la iniciativa.
  • Sin una definición de éxito, no puedes medir el progreso ni afirmar objetivamente que el cambio ha sido exitoso.

Para plantear los objetivos y criterios de éxito de tu proyecto puedes apoyarte en la metodología OKR, si quiere más información puedes consultar este articulo sobre cómo escribir OKR efectivos

Identifica tu Punto de Partida y Áreas de Mejora

Para poder medir progreso es esencial saber dónde te encuentras y adónde quieres llegar. Establece dónde comienza tu viaje y las áreas que necesitas mejorar. Para ello evaluar la madurez actual en los procesos de gestión de proyectos con lo que PPM te ayudará a identificar tus desafíos y a establecer una línea base para medir el progreso y la mejora futura.

Identifica y Compromete a los Actores Clave

El primer paso es identificar y comprometer a los actores clave. que son las personas que se verán afectadas por la herramienta de gestión de proyectos y cuyo apoyo es fundamental para el éxito de la implementación de la solución PPM. Es muy importante identificar a tus campeones (Champions) y primeros usuarios (Early adopters) que facilitarán la adopción completa. Pero además de los usuarios, debes considerar al Propietario de la solución (Owner) y al Patrocinador (Sponsor). Sin el patrocinio adecuado, la iniciativa carecerá de dirección y del apoyo visible del liderazgo sénior, y lo más probable es que no tenga éxito. Una matriz RACI te ayudará a identificar, categorizar y clarificar los roles y responsabilidades de los participantes.

Mantén al Patrocinador/Propietario durante las fases de definición y despliegue

Cambiar al Propietario o Patrocinador del proyecto durante las fases iniciales y de despliegue de una herramienta PPM podría impactar negativamente el proyecto. Podría llevar a la repetición de pasos o a la necesidad de revisar decisiones que ya se han tomado. Es importante mantener a los actores clave como el Patrocinador/Propietario para no perder el contexto histórico y la dirección del proyecto. Identifica si necesitan ayuda para entender su rol de Patrocinador o Propietario de proyecto y qué acciones pueden llevar a cabo para ejercer su rol correctamente.

Asegura la dedicación de los Actores Clave

Asegúrate de que haya tiempo asignado en la agenda para que los actores clave contribuyan al proceso de implementación. Su participación es esencial para que la herramienta de gestión de proyectos se adapte al entorno de trabajo real. No solo en las etapas iniciales de diseño o prueba, sino también en las posteriores de formación y adopción.

Prioriza tus Necesidades

Una vez que tengas una lista de requisitos y mejoras, organízalos por prioridades. Para ello vuelve y revisa los beneficios que definiste. Esto te ayudará a enfocarte primero en los aspectos más críticos y asegurarte de que la herramienta de gestión de proyectos aborde las necesidades más urgentes e importantes. Es tentador dedicarse a otros temas una vez que se ha comenzado, pero este enfoque puede desviarte de lograr los puntos que más importan.

Para priorizar requisitos, podrías usar la técnica MOSCOW. Esta técnica ayuda a categorizar los elementos en cuatro grupos:

  • Must have (Debe tener)
  • Should have (Debería tener)
  • Could have (Podría tener)
  • Won’t have (No tendrá).

Usando esta técnica, puedes asegurarte de que se aborden primero los aspectos más críticos, mientras mantienes en mente los elementos que podrían abordarse más tarde o no son realmente necesarios.

Reúne la Información Previamente

Recoger por adelantado la mayor cantidad de información posible sobre las formas de trabajo en la organización, como plantillas de procesos e informes, ayudará a entender el contexto y ahorrará tiempo y recursos durante el proyecto de implementación.

Mantenlo Simple

Desarrollar algo sofisticado a menudo conduce a la complejidad y esto resulta en falta de aceptación de los usuarios y pone en riesgo los beneficios reales de contar con una solución de gestión de proyectos. Nuestro enfoque recomendado es mantenerlo simple, pero efectivo. Esto proporciona una base sólida para el crecimiento y desarrollo futuro.

Puedes considerar comenzar con un concepto piloto, por ejemplo. Implementar la herramienta de gestión de proyectos por fases, permitirá abordar primero los puntos más importantes, mantener el enfoque y facilitar la adopción por parte del usuario. Además, el tiempo de desarrollo es más corto, lo que permite lograr victorias rápidas. Finalmente, los aprendizajes obtenidos pueden utilizarse para refinar y mejorar la herramienta progresivamente.

Entiende que se trata realmente de un Cambio en el negocio

Los proyectos que incluyen el despliegue de soluciones de software de gestión de proyectos tienden a enfocarse en el software y la funcionalidad. Pero los beneficios verdaderos para el negocio provienen de facilitar la toma de decisiones informada basadas en datos de calidad, y esto es posible solo a través de una experiencia de usuario positiva. El riesgo es que no se preste la atención necesaria a la educación, formación, importación de datos y soporte al usuario durante este cambio.

Conclusión

Recuerda: Implementar una herramienta de gestión de proyectos no es simplemente implementar un nuevo software. Se trata de un cambio en las formas actuales de trabajo de la organización, es un viaje que requiere de una planificación y una ejecución cuidadosas. Seguir estos consejos clave puede ayudarte a que tu organización obtenga todos los beneficios de la implantación de una solución de gestión de proyectos que permita mejorar la eficiencia y el éxito en tus proyectos.

¡Mucha suerte y adelante con el proyecto! Y, si necesitas más información sobre cuál es la mejro solución de gestión de proyectos para ti, ponte en contacto con nosotros y reserva 30 minutos con uno de nuestros consultores.

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By: Francisco Torrejón

Francisco Torrejón

Publicado: 23 mayo 2024

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