El control de cambios a veces tiene mala reputación. Es un poco burocrático (sí)… nos impide «seguir adelante con las cosas» (sí)… a veces puede llevarnos un poco de tiempo (sí). Todas estas cosas pueden ser ciertas, pero lo que también es cierto es que el Control de Cambios es completamente necesario.

El objetivo del control de cambios es proteger el proyecto de cambios no deseados en el alcance, el presupuesto y los plazos. Al hacerlo, también protege a la organización de gastos imprevistos, de no obtener valor de los proyectos y de la pérdida de control de los recursos. Y (lo que es muy importante) protege al gestor del proyecto de tener que asumir la responsabilidad de decisiones que están por encima de su nivel salarial.

Es muy importante señalar que el control de cambios no es para cada pequeño cambio en el proyecto. El control de cambios es para las cosas importantes, las que afectan a los criterios críticos para el éxito del proyecto, como el calendario o el plazo, el presupuesto global o el alcance. Los cambios que no afectan a esos grandes límites no necesitan control de cambios, sino que deben dejarse a discreción del director del proyecto.

¿Qué es el control del cambio?

APM nos dice que: 

«El control de cambios es el proceso mediante el cual se captan, evalúan y luego aprueban, rechazan o aplazan todas las solicitudes de cambio de la línea de base aprobada de un proyecto, programa o cartera.»

APMBOK 7th ed,  Association for Project Management 

Se trata, pues, de un proceso. Suele constar de los siguientes pasos:

  1. Se identifica el cambio (por problemas, cambios en el entorno, cambio de opinión del cliente).
  2. El cambio es analizado por el equipo del proyecto para comprender su impacto.
  3. El director del proyecto utiliza las aportaciones del equipo para redactar una solicitud de cambio (a menudo se trata de un formulario estándar que documenta la información sobre el cambio).
  4. El director del proyecto presenta la solicitud de cambio al responsable de la toma de decisiones (normalmente el patrocinador + el Comité del Proyecto o la Junta de Control de Cambios, si existe).
  5. El responsable de la toma de decisiones revisa las solicitudes de cambio y decide aprobarlas o rechazarlas.
  6. El gestor del proyecto toma la decisión

¿Qué necesitamos para aplicar un buen control del cambio?

Hay algunos elementos fundamentales:

Buena planificación del proyecto

Una buena planificación implica identificar todas las tareas, estimar costes y duraciones y trazar las interdependencias para crear calendarios y presupuestos fiables.

Si hay un fallo en cualquiera de esos pasos, el plan resultante no será fiable y tendrá que cambiar con frecuencia.

Aprobación formal de los planes

Una vez terminado el plan, debe ser examinado por las personas adecuadas (normalmente el patrocinador y el Comité del Proyecto) para garantizar que es adecuado y que el proyecto se desarrollará dentro de los límites aceptables de tiempo, alcance y presupuesto.

A continuación, el plan debe aprobarse formalmente. Esto suele denominarse «baselining» del plan.

Si el plan no se aprueba formalmente, existe el riesgo de que distintas personas tengan ideas diferentes de lo que implica el plan, lo que podría aumentar la probabilidad de que se introduzcan cambios «a hurtadillas» sin el debido control, y también dificultará la comprensión plena del impacto de un cambio.

Un proceso de revisión y decisión sobre los cambios

Si se estandariza la forma de documentar y escalar los cambios, es más probable que las decisiones las tomen las personas adecuadas en el momento oportuno.

El proceso no tiene por qué ser engorroso, hay que simplificarlo y apoyarlo con un documento sencillo de solicitud de cambio.

Funciones y responsabilidades claras para que todo encaje

El núcleo del control de cambios es una buena toma de decisiones, y sólo las personas pueden tomar decisiones.

Identifica: ¿quién es la persona adecuada para tomar decisiones sobre el alcance del proyecto? ¿El calendario, el presupuesto? ¿Cómo conseguir que esas personas puedan tomar buenas decisiones sobre el proyecto? Una idea puede ser incluirlas en el Comité del Proyecto para que estén implicadas e informadas en todo momento.

Asegúrate de comunicar las distintas responsabilidades a todas las partes implicadas, incluidos el equipo del proyecto y los clientes!

En Resumen

El proceso de control de cambios puede aportar confianza tanto al gestor del proyecto como al comité del proyecto, ya que cualquier cambio que realmente afecte a lo que el equipo está tratando de lograr se gestiona de forma transparente y se refleja con precisión en las estructuras de información periódicas.
A menudo, la PMO ayuda a los directores de proyecto a gestionar los cambios y a comprobar el sentido de algunas de las solicitudes, así como a comprobar la cordura para no decir simplemente que sí a todo.

Para obtener más información sobre el control de cambios y la ejecución de proyectos reseva 30 min de consultoría gratuíta con uno de nuestros especialistas relleando el formulario de contacto.

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By: Elena Lara

Elena Lara
Marketing Manager @ Wellingtone | B2B Marketing | Content Marketing | Marketing Project Management | APM and IPMA Accredited, PMO Practitioner | APM Accredited, Change Management Practitioner

Published: 16 marzo 2023

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