Cómo redactar un plan estratégico de aprendizaje

Es esa época del año en la que la mayoría de nosotros tenemos que hacer planes para el año que viene, incluidos los planes de aprendizaje y desarrollo. La formación y el desarrollo son una parte esencial de cualquier organización, para garantizar un buen rendimiento y empleados felices y motivados. En este artículo te explicaré cómo crear una estrategia de aprendizaje para tu equipo o para ti mismo.

Una estrategia es la forma en que alcanzaremos nuestros objetivos y nos convertiremos en la persona, el equipo o la organización que queremos ser. Por lo tanto, una parte esencial de cualquier estrategia es una definición clara de la meta u objetivo que queremos alcanzar. (Una estrategia sin un objetivo es esencialmente un plan a ninguna parte).

Cuando hablamos de estrategias de aprendizaje, suele haber tres categorías de objetivos:

1. Resolver un problema o prepararse para el futuro mejorando el rendimiento o el comportamiento.
2. Cumplir los requisitos de conformidad
3. Mejorar la retención de los empleados manteniéndolos contentos y motivados.

Al igual que ocurre con la fijación de objetivos, cuanto más concreto sea el objetivo, mejor será. Un objetivo claramente definido es más fácil de alcanzar que uno fácil.

Te aconsejo encarecidamente que en este paso intentes no pensar en la intervención de aprendizaje/formación en sí. Céntrate sólo en el objetivo. Empieza pensando en el fin. Una plantilla o mapa como el que encontrarás a continuación puede ayudarte a estructurar sus pensamientos.

A menudo se confunden los objetivos de aprendizaje con los medios de aprendizaje. Por ejemplo, a menudo veo equipos de formación y desarrollo que han definido su objetivo como «Impartir un número X de sesiones de formación sobre un tema Y antes de final de año». Es medible, lo reconozco, pero ¿es un objetivo? No. Una sesión de formación (u otra intervención de aprendizaje, sea cual sea la forma que adopte) no es un objetivo en sí mismo. Los profesionales de proyectos estarán familiarizados con este razonamiento: el objetivo no es el proyecto en sí, el objetivo son los resultados y beneficios que obtenemos del proyecto y cómo ayudan a impulsar los objetivos estratégicos.

Mapa de estrategias de aprendizaje

Ya tienes tu objetivo. Es fácil pasar directamente a «cómo conseguirlo, vamos a contratar un curso de formación», pero esto puede dar lugar a decisiones precipitadas e inversiones deficientes.

Antes de hacerlo, dediquemos un momento a centrarnos en los resultados cuantificables que tenemos que lograr y también en cómo se realizará su seguimiento y medición.

Es importante definir de antemano los resultados medibles por varias razones:

1. Te ayudará a centrarte en las acciones adecuadas.
2. Te permitirá demostrar que estás haciendo lo correcto.
3. Te ayudará a planificar una estrategia de evaluación que refleje los resultados reales, y no una versión adaptada de la realidad.

La pregunta que debemos hacernos es: ¿qué resultados debemos obtener para alcanzar nuestro objetivo estratégico? Una vez más, te animo a que no te centres en el número de sesiones de formación, cursos, certificados o «asientos ocupados», ya que esos son los medios por los que alcanzamos nuestros resultados.

Si tu objetivo estratégico tiene que ver con la mejora del rendimiento, los resultados deben contar la historia de cómo se ha mejorado el rendimiento. Por ejemplo: «La tasa de error se reduce en un X%», «Las ventas de un determinado producto o en un mercado concreto aumentan en un X%», «El número de proyectos entregados a tiempo aumenta en un X%» o similares.

Si tu objetivo está relacionado con el cumplimiento, el resultado debe estar vinculado a la ley o normativa específica.

Si tu objetivo está relacionado con la retención o la motivación de los empleados, esto es lo que tienes que medir. Por ejemplo: «Reducción en un X% del número de nuevos empleados que abandonan la empresa en el primer año» o «La encuesta anual de empleados indica que el X% de los empleados están contentos/satisfechos».

Mapa de estrategias de aprendizaje

Una vez más, es muy fácil pasar directamente de la identificación de resultados a la adopción de medidas y, de nuevo, te animo a que dediques un momento a considerar algunos otros factores para asegurarte de que, una vez que empieces a planificar las intervenciones de aprendizaje, tengas la seguridad de que haces lo correcto.

Una vez establecidos los resultados, hay que hacer un pequeño análisis de las diferencias, es decir, comparar el estado actual con el estado futuro. ¿Qué es el estado futuro? Pues el futuro en el que se han conseguido resultados mensurables.

Situación actual

Permitimos que se inicien demasiados proyectos, lo que significa que nos estiramos demasiado y no podemos gestionar o entregar todos los proyectos con el control o el éxito adecuados.

Estado futuro

Sólo iniciamos proyectos que puedan demostrar su valor y una probabilidad razonable de éxito.

Ahora tómate un momento para considerar qué debe ser diferente para ayudarte a pasar del estado actual al estado futuro. Esto es especialmente útil con las estrategias de aprendizaje, porque es muy fácil tener visión de túnel y asumir que la solución a todos los problemas es la formación. Pero no siempre es así.

Si tu objetivo está relacionado con el rendimiento, por ejemplo, entonces es posible que haya que mejorar las habilidades y los conocimientos, pero ¿has considerado también otros factores que pueden afectar al rendimiento? Por ejemplo… ¿estás diseñando una intervención de aprendizaje sobre la importancia de reducir el uso de papel en la empresa, pero todas las comunicaciones internas (gastos, solicitudes de vacaciones y demás) tienen que presentarse en papel? Pues tu intervención de aprendizaje no va a cambiar mucho las cosas…

Así pues, una vez que conozcas tu objetivo y tus resultados, deberás adoptar un enfoque abierto para comprender qué es lo que hay que cambiar para alcanzarlo.

Es posible que identifiques cambios necesarios que no tienes autoridad para aplicar. En ese caso, debes remitirte a los responsables de la toma de decisiones. Si no se abordan esos cambios, es muy probable que tus esfuerzos en el ámbito del aprendizaje sean baldíos.

Mapa de estrategias de aprendizaje

Ahora nos acercamos a la intervención de aprendizaje. Te lo ruego una vez más: ¡no vayas todavía a Google a buscar cursos de formación! Queda una pregunta vital: ¿Qué es lo que la gente necesita poder HACER que no puede hacer ahora?

Sabemos lo que hay que cambiar para conseguir los resultados que nos llevarán a nuestro objetivo. Ahora la pregunta es: ¿qué capacidad (habilidades, conocimientos) deben tener las personas para que se produzca ese cambio?

Este paso consta de tres partes:

1. Determinar quién debe ser capaz de hacer algo para lograr el cambio.
2. Determinar qué necesitan hacer.
3. Entender cuáles son las lagunas (es decir, cuál es la capacidad actual en comparación con lo que tú necesitas que sea).

Nota: si al trazar el mapa se descubre que la capacidad ya existe, es decir, que las personas son capaces de hacer las cosas que se han identificado, hay que volver al paso anterior. Revisa los cambios que deben producirse para alcanzar los resultados. Lo más probable es que la respuesta no esté en el aprendizaje, sino en el cambio de herramientas o procesos.

Me gusta mucho centrarme en lo que la gente tiene que HACER en lugar de en lo que tiene que SABER en este paso. Lo que me importa es la acción. De poco sirve tener a gente con el cerebro repleto de conocimientos teóricos si no HACEN nada con ellos. Céntrate en lo que la gente debería ser capaz de hacer; más adelante analizaremos lo que necesitan saber/entender para poder hacer lo correcto.

Mapa de estrategias de aprendizaje

Ahora llega el paso que probablemente has estado esperando. Ha llegado el momento de analizar las intervenciones de aprendizaje. Es posible que en los pasos anteriores te hayas dado cuenta de que tienes que realizar varias intervenciones de aprendizaje diferentes.

Mapa de estrategias de aprendizaje

Utilizo el término «intervención de aprendizaje» a propósito. Puede sonar un poco agresivo, lo cual es desafortunado, pero creo que ayuda no usar palabras como «formación» o «evento de aprendizaje» o similares porque eso crea un efecto de visión de túnel en el que todo lo que nos centramos es en la formación y los cursos. El aprendizaje no es sólo formación, puede lograrse con muchos enfoques diferentes. De hecho, muchos estudios demuestran que, para crear un aprendizaje significativo, la formación formal es importante, pero debe complementarse con el aprendizaje informal, como el coaching y la oportunidad de probar nuevas habilidades, fracasar y obtener feedback. Es lo que se conoce como 70/20/10:

70% del aprendizaje

Viene del trabajo, de mi propia experiencia de probar cosas nuevas.

Es esencial poder probar cosas nuevas en un entorno seguro.

20% del aprendizaje

Viene de los demás, observando a mis compañeros y superiores y recibiendo sus comentarios y consejos.

10% del aprendizaje

Procede del aprendizaje formal, como leer un libro o un artículo o asistir a un curso.

Por lo tanto, para que tu estrategia de aprendizaje tenga éxito, debes tener esto en cuenta: cuál es la intervención completa, holística, que crearás para garantizar que tus alumnos alcancen el 100% del aprendizaje (no sólo el 10 o el 30%).

Una estructura sencilla para planificar intervenciones de aprendizaje es Absorber-Hacer-Conectar, de William Horton.

Absorber = cómo obtendrá el alumno los conocimientos

Hacer = cómo aplicará el alumno los conocimientos para convertirlos de teoría en capacidad.

Conectar = cómo conectará el alumno el conocimiento y la capacidad con su realidad (es decir, su trabajo).

Plantilla de diseño del aprendizaje que puedes utilizar para planificar:

Clave:

Objetivo de aprendizaje: es la capacidad que debe alcanzar el alumno. Pista: ya lo sabes porque ha identificado la capacidad en el paso 4.

Objetivo de apoyo: aquí se desglosa el objetivo general de aprendizaje en componentes más pequeños. Para alcanzar el objetivo general de aprendizaje, ¿qué tendrá que saber o hacer el alumno?

Ejemplo: si el objetivo de aprendizaje general es «El alumno es capaz de crear planes de proyecto realistas», los objetivos de apoyo serían que el alumno es capaz de:

• Definir el alcance de un proyecto, incluidas sus tareas
• Estimar el tiempo
• Asignar recursos
• Elaborar un calendario
• Gestionar y optimizar el camino crítico

Evaluación de objetivos: para cada objetivo de apoyo, identifica cómo evaluarás que el alumno puede hacerlo. No te extralimites: esto no significa que necesite una redacción de cinco páginas sobre cada objetivo de apoyo, a veces basta con que los alumnos puedan expresar verbalmente en el aula que suman 2 y 2 .

Actividad de absorción: ¿Qué vas a hacer para que los conocimientos lleguen a los alumnos? ¿Es una conferencia, una demostración, un libro o un e-learning?

Realizar la actividad: ¿qué harán los alumnos para practicar? Por ejemplo, realizarán un ejercicio en clase o les pondrán deberes, etc.

Actividad de conexión: ¿cómo permitirás a los alumnos conectar el aprendizaje con su trabajo real? (si su actividad HACER consiste en practicar directamente en el lugar de trabajo, ¡bien hecho!) ¿Puedes proporcionar ejemplos reales, casos de éxito, demostraciones?

Ahora, puede que pienses… ¿Cómo demonios voy a saber qué objetivos de apoyo, etc., necesita un alumno? La respuesta es: no creo que necesariamente tengas que saberlo tu mismo, pero debes tomar medidas para averiguarlo. Pregunta a un experto interno o consulta a un proveedor de formación externo. Cualquier proveedor de formación reputado podrá trabajar contigo en un plan a medida para alcanzar tus objetivos específicos. Dependiendo del nivel de apoyo que necesites, podrán intervenir y ayudarte en cualquiera de los pasos que hemos cubierto, pero, por lo general, cuanto más avanzado esté en los pasos, más fácil le resultará a un proveedor de formación o consultor externo ayudarte.

Todo buen plan debe tener en cuenta los riesgos que pueden afectar a los objetivos. Cuando hablamos de aprendizaje, los riesgos más comunes son no comprender las necesidades de los alumnos.

Siempre hay que intentar crear soluciones de aprendizaje integradoras que sean accesibles a todos los alumnos y tener en cuenta las condiciones visibles e invisibles que pueden afectar al acceso del alumno al aprendizaje. Existen normas y directrices sobre lo que debes hacer como mínimo.

Ten en cuenta factores como:

• Proporcionar el material en diferentes formatos: escrito, verbal y con imágenes didácticas adecuadas.
• Utilizar colores y tipos de letra accesibles para todos los textos.
• Siempre que sea posible, proporciona versiones impresas y en papel del material de formación para que los alumnos puedan acceder a la información de la forma que prefieran y utilizar herramientas como lupas o software para leer el texto en voz alta.
• La ubicación física y la distribución de las salas de formación
• El horario y la duración de las sesiones de aprendizaje/talleres/clases.
• Si realizas exámenes o certificaciones, asegúrate de que puedes ayudar a tus alumnos a proporcionar cualquier prueba que puedan necesitar para obtener ajustes razonables en los exámenes estándar.

La mayor parte del trabajo ya está hecho, pero no te relajes todavía… queda una cosa por hacer antes de poner en marcha tus planes. Tienes que decidir qué y cómo vas a evaluar.

La evaluación es muy importante, tanto para demostrar el valor de tu trabajo como para poder aprender y mejorar a medida que avanzas.

Existe el riesgo inherente de que, si la evaluación no se planifica (y programa) de antemano, acabemos con una solución rápida, a menudo improvisada, que no aporte información valiosa. La evaluación del aprendizaje debe tener en cuenta varios factores:

• La eficacia de cada intervención
• La eficacia global de la estrategia.

La buena noticia es que ya sabes qué evaluar, porque lo identificaste en la Etapa 2 (Resultados) y en la Etapa 5: Intervención de aprendizaje.

Para evaluar cada intervención individual de aprendizaje haz lo siguiente:

1. Durante la intervención realiza continuamente la Evaluación Objetiva que ya has identificado.
2. Inmediatamente después de la intervención, pide a los alumnos que completen una evaluación. Esta evaluación debe reflejar aspectos como
   1. Qué pensó/sintió el alumno sobre la intervención de aprendizaje. ¿Fue divertida, aburrida, difícil o fácil? ¿Les ha parecido útil? ¿Creen que han aprendido algo? ¿Creen que podrán aplicarlo?
3. Un tiempo después de la intervención de aprendizaje, vuelve a hablar con el alumno y pregúntale qué ha aplicado realmente y qué impacto ha tenido.

Para evaluar la eficacia de tu estrategia global, debes volver al paso 2. Resultados. Esto es lo que hay que medir para saber si se ha tenido éxito. Antes de poner en marcha cualquier plan, hay que determinar:

1. ¿Cómo medirás esos resultados?
2. ¿Qué va a medir exactamente?
3. ¿Cuándo los medirás?
4. ¿Cómo y a quién informarás?

El objetivo de este artículo es ofrecerte un enfoque práctico para crear una estrategia de aprendizaje.

Si deseas apoyo o asesoramiento sobre cómo crear una estrategia para tí mismo, para tu equipo de proyecto/programa o cartera o para toda tu organización de proyecto/programa/cartera, pónte en contacto con el equipo de Formación y Consultoría de Wellingtone.