No nos engañemos: cualquier auditoría de proyecto puede resultar intimidante, especialmente si es la primera vez que te sometes a una. Solo la palabra «auditoría»: suena como un asunto serio, ¿verdad?
Las auditorías de proyectos son una investigación detallada y formal de la gestión de un proyecto, sus procesos, gastos, progreso, riesgos, etc. y para muchos son, incorrectamente debemos decir, vistas como el último recurso en la garantía de calidad del proyecto. Esto tiene que ver con cómo y cuándo se realizan las auditorías, principalmente cuando existen preocupaciones con respecto a la gobernanza del proyecto, sus finanzas y / o para determinar su viabilidad. El proyecto se entiende como un proyecto «problemático». Además, las auditorías de proyectos no siempre son recibidas con los brazos abiertos porque a menudo son realizadas por una parte externa al proyecto y a veces externa también a la organización (por ejemplo, la oficina del proyecto o un auditor independiente). Sin embargo, ¡las auditorías de proyectos no tienen por qué asustarte! De hecho, deberían recibirse como otro tipo de revisión de aseguramiento, destinado a fortalecer el modelo de tres líneas de defensa, planificado como parte del plan integrado de aseguramiento y aprobaciones del proyecto, e integrado en los procesos habituales de aseguramiento, con independencia de la metodología utilizada, ya sea Agile o Waterfall (Cascada).
Si aún no estás convencido, o si es la primera vez que un proyecto en el que participas es auditado (ya sea como equipo de gestión del proyecto o en la función PMO / Aseguramiento coordinando el aseguramiento) sigue leyendo. ¡Analicemos algunos pasos que puedes seguir para que este sea un proceso más llevadero y libre de estrés!
Antes de la auditoría:
- Utiliza checklist de verificación de la auditoría: Simples pero efectivas, las listas de verificación te permitirán enumerar y contrastar rápidamente lo que se necesita frente a lo que está listo para la auditoría;
- Acordar quién/qué/cuándo: los términos del trabajo deben definirse claramente antes de que se inicie la auditoría; esto incluye una identificación clara de quien se debe involucrar / consultar, qué está dentro del alcance de la auditoría y su cronograma.
- Desarrolla un cronograma de la auditoría y asigna responsabilidades: Cuando se trata de aseguramiento ‘sin sorpresas’ es una siempre una estrategia ganadora. Por lo tanto, tener visibilidad de cuándo se recopilarán las evidencias o cuándo puede el equipo esperar los resultados es primordial para el éxito; Esto también incluye una comprensión clara de las responsabilidades durante y después de la auditoría.
- Familiarízate con el auditor: no se trata de comprometer la independencia que debe existir como principio en la auditoría (debemos dar a los auditores el espacio que necesitan para hacer su trabajo). Sin embargo, tener una reunión previa a la auditoría no hará ningún daño y te ayudará a establecer una buena relación (y a estar más relajado para cuando se lleve a cabo la auditoría real).
- Haz preguntas: las auditorías siguen líneas estructuradas de investigación para evitar ‘áreas grises’ abiertas a la interpretación. Sin embargo, puede ser útil conocer el modus operandi del auditor o simplemente confirmar cómo se quiere acceder a los datos del proyecto a consultar.
- Prepara el papeleo: las auditorías pueden ser burocráticas, con varios documentos a preparar, revisar y compartir por último como resultado. No descuides la importancia de tener registros los registros actualizados, aclarando qué versión de un documento es la más reciente y/o dónde se puede encontrar. Haz que sea fácil para el auditor encontrar lo que está buscando.
- Prepara al equipo: establecer el contexto de por qué se necesita la auditoría, cuáles van a ser los próximos pasos, o simplemente aclarar algunos conceptos erróneos sobre lo que implica una auditoría ayuda a generar una actitud y mentalidad correctas en el equipo del proyecto, y a incorporar la auditoría en las actividades diarias del proyecto sin muchas interrupciones.
Durante la auditoría de proyecto:
- Se colaborativo: ten en cuenta el propósito final de la auditoría: no es señalar tus debilidades (ya sea como gerente, proyecto u organización), sino ayudar a que el proyecto tenga éxito proponiendo acciones preventivas y correctivas. Por esa razón es fundamental ser cooperativo cuando se pide proporcionar u aclarar algún aspecto del proyecto.
- Se proactivo: no te limites a aplicar una actitud de laissez-faire. Debes estar disponible y ser proactivo durante la auditoría ofreciéndote a ayudar cuando sea apropiado y proporciona cualquier información que creas que pueda ser útil para el auditor.
- Relájate: la auditoría está en marcha y el auditor sabe lo que está haciendo, tú has hecho los preparativos. Ahora respira, pronto tendrás los resultados.
Después de la auditoría:
- Implementar las acciones: El aseguramiento del proyecto no termina cuando se publican los resultados de la auditoría, sino que debe estar orientado a la acción. Se debe implementar un plan de acción sobre la base de los términos de referencia comprometidos, identificando claramente los propietarios, plazos y prioridades para cada acción.
- Aprender del pasado: las auditorías de proyectos deben ser un manifiesto del aseguramiento consecuente y conducir a la creación y transferencia de conocimientos. Podrían ser útiles no solo para las etapas restantes del proyecto, sino también para proyectos futuros en la organización. No te equivoques: ¡El aseguramiento solo es valioso si conduce a una mejor toma de decisiones! Si no, ¿cuál sería el sentido de realizar auditorías de proyectos?
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