No nos engañemos: cualquier auditoría de proyecto puede resultar intimidante, especialmente si es la primera vez que te sometes a una. Solo la palabra «auditoría»: suena como un asunto serio, ¿verdad?

Las auditorías de proyectos son una investigación detallada y formal de la gestión de un proyecto, sus procesos, gastos, progreso, riesgos, etc. y para muchos son, incorrectamente debemos decir, vistas como el último recurso en la garantía de calidad del proyecto. Esto tiene que ver con cómo y cuándo se realizan las auditorías, principalmente cuando existen preocupaciones con respecto a la gobernanza del proyecto, sus finanzas y / o para determinar su viabilidad. El proyecto se entiende como un proyecto «problemático». Además, las auditorías de proyectos no siempre son recibidas con los brazos abiertos porque a menudo son realizadas por una parte externa al proyecto y a veces externa también a la organización (por ejemplo, la oficina del proyecto o un auditor independiente). Sin embargo, ¡las auditorías de proyectos no tienen por qué asustarte! De hecho, deberían recibirse como otro tipo de revisión de aseguramiento, destinado a fortalecer el modelo de tres líneas de defensa, planificado como parte del plan integrado de aseguramiento y aprobaciones del proyecto, e integrado en los procesos habituales de aseguramiento, con independencia de la metodología utilizada, ya sea Agile o Waterfall (Cascada).

Si aún no estás convencido, o si es la primera vez que un proyecto en el que participas es auditado (ya sea como equipo de gestión del proyecto o en la función PMO / Aseguramiento coordinando el aseguramiento) sigue leyendo. ¡Analicemos algunos pasos que puedes seguir para que este sea un proceso más llevadero y libre de estrés!

Antes de la auditoría:

  • Utiliza checklist de verificación de la auditoría: Simples pero efectivas, las listas de verificación te permitirán enumerar y contrastar rápidamente lo que se necesita frente a lo que está listo para la auditoría;
  • Acordar quién/qué/cuándo: los términos del trabajo deben definirse claramente antes de que se inicie la auditoría; esto incluye una identificación clara de quien se debe involucrar / consultar, qué está dentro del alcance de la auditoría y su cronograma.
  • Desarrolla un cronograma de la auditoría y asigna responsabilidades: Cuando se trata de aseguramiento ‘sin sorpresas’ es una siempre una estrategia ganadora. Por lo tanto, tener visibilidad de cuándo se recopilarán las evidencias o cuándo puede el equipo esperar los resultados es primordial para el éxito; Esto también incluye una comprensión clara de las responsabilidades durante y después de la auditoría.
  • Familiarízate con el auditor: no se trata de comprometer la independencia que debe existir como principio en la auditoría (debemos dar a los auditores el espacio que necesitan para hacer su trabajo). Sin embargo, tener una reunión previa a la auditoría no hará ningún daño y te ayudará a establecer una buena relación (y a estar más relajado para cuando se lleve a cabo la auditoría real).
  • Haz preguntas: las auditorías siguen líneas estructuradas de investigación para evitar ‘áreas grises’ abiertas a la interpretación. Sin embargo, puede ser útil conocer el modus operandi del auditor o simplemente confirmar cómo se quiere acceder a los datos del proyecto a consultar.
  • Prepara el papeleo: las auditorías pueden ser burocráticas, con varios documentos a preparar, revisar y compartir por último como resultado. No descuides la importancia de tener registros los registros actualizados, aclarando qué versión de un documento es la más reciente y/o dónde se puede encontrar. Haz que sea fácil para el auditor encontrar lo que está buscando.
  • Prepara al equipo: establecer el contexto de por qué se necesita la auditoría, cuáles van a ser los próximos pasos, o simplemente aclarar algunos conceptos erróneos sobre lo que implica una auditoría ayuda a generar una actitud y mentalidad correctas en el equipo del proyecto, y a incorporar la auditoría en las actividades diarias del proyecto sin muchas interrupciones.

Durante la auditoría de proyecto:

  • Se colaborativo: ten en cuenta el propósito final de la auditoría: no es señalar tus debilidades (ya sea como gerente, proyecto u organización), sino ayudar a que el proyecto tenga éxito proponiendo acciones preventivas y correctivas. Por esa razón es fundamental ser cooperativo cuando se pide proporcionar u aclarar algún aspecto del proyecto.
  • Se proactivo: no te limites a aplicar una actitud de laissez-faire. Debes estar disponible y ser proactivo durante la auditoría ofreciéndote a ayudar cuando sea apropiado y proporciona cualquier información que creas que pueda ser útil para el auditor.
  • Relájate: la auditoría está en marcha y el auditor sabe lo que está haciendo, tú has hecho los preparativos. Ahora respira, pronto tendrás los resultados.

Después de la auditoría:

  • Implementar las acciones: El aseguramiento del proyecto no termina cuando se publican los resultados de la auditoría, sino que debe estar orientado a la acción. Se debe implementar un plan de acción sobre la base de los términos de referencia comprometidos, identificando claramente los propietarios, plazos y prioridades para cada acción.
  • Aprender del pasado: las auditorías de proyectos deben ser un manifiesto del aseguramiento consecuente y conducir a la creación y transferencia de conocimientos. Podrían ser útiles no solo para las etapas restantes del proyecto, sino también para proyectos futuros en la organización. No te equivoques: ¡El aseguramiento solo es valioso si conduce a una mejor toma de decisiones! Si no, ¿cuál sería el sentido de realizar auditorías de proyectos?

¿Y ahora qué? ¿Estás más preparado para tu próxima auditoría de proyecto? Esperamos que sí, pero, si deseas continuar la conversación y descubrir otros tipos de revisiones en el fascinante mundo del aseguramiento de proyectos, programas y portfolios, ¡simplemente ponte en contacto o echa un vistazo a nuestro curso Assurance Practitioner, acreditado por la APM!

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By: Marisa Silva (The Lucky PM)

Marisa Silva (The Lucky PM)
PPM specialist with extensive experience in industry with a focus on collaboration, PMO conception & strategy, method and capability development. Marisa also retains depth expertise in Microsoft PPM having led a large number of client deployments.

Published: 8 noviembre 2022

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