Generalmente organizamos todas las reuniones del mimos modo, sin tener en cuenta las particularidades de cada una. Hoy vamos a ver cómo llevar a cabo una reunión del Kick-off del Proyecto, paso a paso.
¿Qué es?
Mantenga la reunión fluida y evite perder el tiempo.
Sé agradable y diviértete; todos disfrutarán más participando si adoptas este enfoque.
Ponte en marcha
Toma el cargo inmediato de la reunión. Dé la bienvenida a todos los participantes y no olvides presentarte.
Explica brevemente que guiarás a todos a través de la agenda y el material de la reunión inicial del proyecto y que habrá tiempo para preguntas al final de la introducción.
Define:
- El proyecto
- Su propósito
- Metas esperadas
- Entregables
Presenta a los miembros del equipo del proyecto y discuta brevemente el papel de cada uno. Debes hablar mucho en esta primera reunión.
El objetivo de la reunión del kick-off es poner a todos al día, no discutir cada tema en detalle. Cada participante necesita verte a cargo de la agenda de la reunión.
Presentar el Proyecto
Ahora que has establecido el tono, discute los supuestos del proyecto que prepararon el escenario para la forma en que desarrollaste el plan.
Consulta el documento del plan del proyecto que enviaste a todos y repásalo tarea por tarea.
Explica y recuerda a todos que este es un «primer corte» y que lo importante es verificar que las tareas sean integrales, se deleguen adecuadamente y tengan plazos razonables.
El tiempo para modificar el plan es antes de la próxima reunión. Explica que el plan del proyecto se convierte en la base de las reuniones de estado y se utiliza como el principal vehículo de comunicación para administrar el proyecto.
A medida que avanzas en cada tarea, señala las dependencias o factores clave que anotaste al prepararte para la reunión que afectan la finalización de la tarea.
Al guiar al equipo a través del plan, podrás señalar tareas que son posibles cuellos de botella para completar el proyecto. Mantén su discusión al punto.
No te enredes, aprovecha la oportunidad para ayudar a los miembros del personal a anticipar problemas. Reforzar los factores clave de éxito y explicar por qué son importantes.
Establecer una línea de tiempo y las expectativas de los miembros del equipo
Determina una hora y un día de la semana apropiados para realizar reuniones semanales del estado del proyecto. Reforzar la necesidad de que todos asistan y completen las tareas de la semana.
Crear un equipo efectivo es esencial, tómate tu tiempo para recordarle al grupo que el trabajo en equipo es esencial. Reforzar la necesidad de que los participantes se cuiden unos a otros.
El objetivo es completar el proyecto con éxito, y depende de todos hacer su parte y ayudarse mutuamente.
Empoderar a los miembros del equipo para asumir sus responsabilidades y pedir ayuda.
Repite que espera que todos asistan a las reuniones de estado del proyecto preparadas y con todas las tareas completadas, a menos que sepa con anticipación que existen obstáculos.
Parte de tu trabajo de gestión de proyectos es ayudar al equipo a identificar cuellos de botella y eliminar obstáculos.
Explicar el Plan de Comunicaciones
Discute tu plan para compartir información y actualizaciones con el grupo y las partes interesadas, incluyendo lo siguiente:
- Reuniones semanales de estado del proyecto.
- Actualizaciones de estado del plan del proyecto
- Actualizaciones de la alta gerencia
- Uso de la intranet de la empresa u otros vehículos de comunicación.
Haz hincapié en la necesidad de comunicar cualquier cosa que los miembros del equipo vean que pueda afectar el proyecto.
Abre el tiempo de comentarios y luego cierre
Inicia el tiempo para preguntas y respuestas. Asegúrate de haber bloqueado el tiempo suficiente. Si se agota el tiempo, solicita a todos que te envíen preguntas o que te llamen.
Más tarde, puedes enviar un FAQ o incluso publicarlo en el espacio de colaboración (SharePoint u otro) para las personas interesadas en mantenerse al tanto del proyecto.
Resume la reunión con un llamado a la acción y enumera los elementos pendientes que requieren un seguimiento inmediato. Proporciona orientación sobre cualquier comunicación de seguimiento necesaria y lo que esperas de todos en la primera reunión de estado del proyecto.
Consideraciones finales
Hay cuatro acciones que aumentarán tu éxito al liderar un proyecto:
- Establecer una presencia organizada. Demuestra a tu equipo que estás al tanto de todo
- Empoderar a los miembros del equipo. Asigna responsabilidades a cada miembro del equipo y espera que cumplan con las tareas asignadas
- Crear trabajo en equipo. Anima a todos a ayudarse unos a otros y a rendir cuentas al proyecto. Todos los que se unen por una causa común pueden tener resultados sorprendentes
- Demostrar liderazgo. Organi<a, capacita y desarrolla el equipo, y todos verán tu liderazgo y te seguirán
Podemos ayudarte
Nuestro servicio project-kick off puede ayudarte a configurar tu equipo de la manera correcta. Nuestro compromiso enfocado a corto plazo se centrará en talleres claramente definidos.
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