Cuándo negociar en un proyecto

¿Cuándo podría un gerente de proyecto tener que negociar? ¡Sería más fácil preguntar cuándo NO necesitan negociar! Los gerentes de proyecto se encontrarán negociando para definir el alcance, acordar plazos, obtener recursos, asegurar contratistas y equipos, acordar cambios y resolver varios conflictos a lo largo del proyecto.

Este artículo aclarará cómo negociar con éxito y te dará algunas herramientas prácticas, también cubrirá algunos conceptos clave para aquellos que se preparan para presentarse a un examen de gestión de proyectos como la Calificación de Gestión de Proyectos (PMQ) de APM.

¿Qué significa «ganar una negociación»?

Si eres fanático de las películas de Wall Street de los 90, es posible que tengas una idea de victoria en la negociación en cuanto a cuando aplastas a tu oponente, lo engañas, lo intimidas o lo doblegas a tu voluntad y coges lo que tenga.

Esto NO es como debería tratarse la negociación, así que por favor deja el traje de rayas y la gomina donde estaban.

La APM describe las negociaciones como «una discusión entre dos o más partes, destinada a llegar a un acuerdo» (APM Project Management Qualification Study Guide7th ed, p 139) donde el énfasis está en llegar a un acuerdo. Esto significa que no puedes entrar en una negociación con el objetivo de derrotar a tu oponente, debes entrar en ella con el objetivo de buscar un acuerdo con el que ambas partes estén contentas, una situación en la que todos ganen.

La negociación debe llevarse a cabo de una manera que fomente la colaboración continua y las buenas relaciones entre las partes. ¿Cuál sería el punto de forzar a un proveedor o cliente a un punto en el que ya no quieran trabajar contigo? ¡Mejor buscar acuerdos mutuamente beneficiosos que ayuden a ambas partes!

Cómo prepararse para una negociación

La clave para encontrar y crear soluciones beneficiosas para todos es prepararse.

  1. Identifica tus propios objetivos y cuánto te puedes alejar de ellos (BATNA)
  2. Identifica las posibles concesiones o cosas que puedes ofrecer a la otra parte para crear la situación de win-win
  3. Define los límites sobre hasta donde puede estirar, a qué puede renunciar, etc.

Prepararse para una negociación requiere una buena comprensión de tus propias necesidades y objetivos, pero también debes comprender a la otra parte. Un poco de investigación podría ser necesario. A pesar de que es posible que tengas que hacer preguntas a la otra parte durante la negociación para obtener una comprensión más profunda de lo que quieren y necesitan, cuanto más puedas prepararte con anticipación, mejor lo harás.

Es probable que la otra parte reconozca cualquier esfuerzo que hayas hecho para ver las cosas desde su punto de vista, y esto te ayudará a construir la relación y establecer confianza.

How to Develop a Project Procurement Strategy

Parece estamos en un punto muerto y sería tentador decir que no tiene sentido negociar en absoluto. Pero, si ambas partes se van sin siquiera tratar de negociar, significa que ahorras dinero, pero no tienes tu silla (que necesitas) y el vendedor no gana dinero en absoluto. Esta es una mala solución para ambos.

Así que veamos un poco más a fondo nuestras opciones. Todavía necesitas desesperadamente una silla, por lo que haces una investigación de mercado y descubres que puedes conseguir una silla similar, pero la alternativa más barata es 105€. Éste es tu BATNA, o la mejor alternativa si no negocias con tu proveedor habitual. Esto da un marco para tu negociación: siempre que puedas acordar un precio por debajo de 105€, es mejor negociar, incluso si no consigues el precio inicial de 75€.

Tu proveedor necesita vender la silla con bastante rapidez y tienen otro comprador potencial que ofrece 90€. Este es el BATNA del vendedor: siempre que pueda acordar un precio de más de 90€ contigo la negociación para él será satisfactoria.

Al identificar los dos BATNA, ahora tenemos una superposición en la que, si podemos acordar un precio entre £ 90 y £ 105, ambas partes estarían mejor habiendo negociado que yendo con su BATNA. Esta superposición se denomina ZOPA, o Zona de Posible Acuerdo.

(BATNA no es solo para negociar el coste, ¡también podría ser para aspectos de tiempo o calidad del proyecto!)

¿Qué son BATNA y ZOPA?

Es posible que hayas encontrado los términos BATNA y ZOPA antes, o esta podría ser la primera vez que escuches hablar de ellos. De hecho, suenan muy extraños, pero son bastante sencillos, y son realmente útiles para planificar y abordar una negociación.

BATNA significa «Mejor Alternativa al Acuerdo Negociado» (Best Alternative to Negotiated Agreement). Esto significa que, al prepararte para la negociación, debes identificar hasta dónde puedes estirar / comprometerte antes de llegar a un punto en el que hubiera sido mejor no negociar en absoluto.

Por ejemplo: Digamos que tienes que comprar una nueva silla (no comprarla no es una opción, debes tener una nueva). Tienes una lista de criterios sobre cómo debe se tu silla, su función, etc. y has establecido tu presupuesto en 75€.

Has encontrado a alguien que hace exactamente la silla que quieres. Te piden 125€ por ello.

Mientras nuestro acuerdo caiga en algún lugar de la ZOPA, habremos creado una situación en la que ambas partes están mejor habiendo negociado entre sí.

Habilidades clave en las negociaciones

  • Empatía: para tener éxito hay que intentar entender a la otra parte y su punto de vista.
  • Capacidad de escucha: escuchar para entender lo que te están diciendo, no escuchar para pensar en cosas inteligentes que decir para mostrarles cómo están equivocados.
  • Resiliencia: estamos buscando una situación en la que todos ganen, no una situación de «tú pierdes y ellos ganan». Una vez que entiendas tus límites, ¡debes apoyarlos, no rendirte a la primera señal de resistencia!

Resumen

Las negociaciones consisten en encontrar una situación en la que todos salgan ganando para dos o más partes. Los win-win se pueden lograr cuando ambas partes entienden sus objetivos y límites.

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By: Karin Maule

Karin Maule

Publicado: 15 julio 2022

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